亳州印章管理制度

亳州印章管理制度总则1.目的为加强亳州公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于亳州公司总部及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制须由行政部门统一办理，其他部门或个人不得擅自刻制公司印章。行政部门应根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，经公司法定代表人或其授权人批准后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成的印章须经验收合格后方可启用，验收内容包括印章的规格、材质、文字、图案等是否与申请要求一致。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经公司法定代表人或其授权人批准后，发布印章启用通知。通知应明确印章名称、启用日期、使用范围、保管部门等信息，并发放至公司各部门及相关人员。印章启用后，原相关印章同时废止。印章的保管1.保管原则实行“专人保管、明确责任、严格审批、规范使用”的原则，确保印章安全。各类印章应指定专人负责保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。2.保管职责公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授权的专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；发票专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。如发现印章遗失或被盗，应立即报告公司领导，并采取相应的挂失、声明作废等措施，以避免造成损失。保管人员不得将印章转借他人使用，如因工作需要临时交接印章，须经印章保管部门负责人批准，并办理交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明交接时间、印章名称、数量等信息。3.保管环境印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有安全防护措施的房间。存放印章的保险柜或保管箱钥匙应由保管人员专人保管，不得随意放置或交予他人代管。印章的使用1.使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等，代表公司行使权利和履行义务。法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务，如签署合同、办理银行结算等。合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等经济业务文件。财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、税务申报等相关财务业务。发票专用章：用于公司开具发票。部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等，不得对外使用。2.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经相关负责人审批。审批：一般性文件用印，由部门负责人审批；重要文件、合同、协议等用印，须经公司分管领导审批；涉及重大事项、金额较大的经济业务用印，须经公司法定代表人审批。用印：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管部门办理用印手续。保管人员应对用印文件进行审核，确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息。盖章要求：印章应端正、清晰地加盖在文件规定的位置，不得模糊、重叠或偏盖。如文件有多页，应加盖骑缝章。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先履行审批手续的，可先电话请示相关领导同意后用印，但事后须及时补办审批手续。对于异地用印的情况，应通过传真、邮件等方式将用印文件及审批手续发送给印章保管部门，经审核无误后，由保管人员在当地加盖印章，并将盖章后的文件及时返回申请部门。印章的废止与销毁1.印章废止因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章的，由行政部门填写《印章废止申请表》，附上废止印章印模，经公司法定代表人或其授权人批准后，发布印章废止通知。通知应明确废止印章名称、废止日期等信息，并发放至公司各部门及相关人员。2.印章销毁废止的印章应由行政部门统一组织销毁，不得私自处理。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、印章名称、数量等信息，并由参与人员签字确认。销毁后的印章应拍照存档，以备查阅。印章管理的监督与检查1.定期检查行政部门应定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。检查频率为每季度一次，并形成检查报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查。抽查发现问题的，应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或问责。3.责任追究对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管印章，给公司造成损失的，将依法追