产品记录管理制度

产品记录管理制度一、总则（一）目的为了规范公司产品记录的管理，确保产品记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，加强对产品质量的控制和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品从原材料采购、生产加工、成品检验到销售交付等全过程的记录管理。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定产品记录管理的相关标准和规范。监督、检查各部门产品记录的执行情况。负责对产品记录进行审核和归档管理。2.各生产部门负责本部门产品生产过程中各类记录的填写、收集、整理和保管。确保产品记录的及时、准确和完整。3.采购部门负责原材料采购过程中相关记录的管理，包括供应商评价记录、采购订单记录、进货检验记录等。4.销售部门负责产品销售过程中相关记录的管理，如销售合同记录、客户信息记录、发货记录等。5.其他部门按照本制度要求，做好与本部门工作相关的产品记录管理工作。二、产品记录的内容与要求（一）原材料采购记录1.供应商选择记录详细记录供应商的名称、地址、联系方式、经营范围等基本信息。对供应商进行评价的过程记录，包括实地考察报告、样品检验报告、供货业绩评估等。2.采购订单记录记录采购订单的编号、日期、采购产品的名称、规格、数量、价格、交货期等信息。采购订单的审批流程记录，包括审批人签字、审批意见等。3.进货检验记录对每批进货原材料进行检验的记录，包括检验日期、检验项目、检验方法、检验结果、检验人员签字等。不合格品处理记录，包括不合格品的标识、隔离、评审、处置方式及结果等。（二）生产过程记录1.生产计划记录记录生产计划的下达日期、产品名称、规格、数量、生产批次、生产车间等信息。生产计划的调整记录，包括调整原因、调整内容及审批情况。2.原材料领用记录详细记录原材料的领用日期、产品名称、规格、数量、领用部门、领用人签字等信息。原材料退库记录，包括退库日期、退库原因、退库数量、退库部门等。3.生产过程操作记录根据不同产品的生产工艺，详细记录各工序的操作时间、操作参数、操作人员签字等信息。设备运行记录，包括设备编号、设备名称、运行时间、运行参数、维护保养记录等。4.质量检验记录首件检验记录，包括首件产品的检验日期、检验项目、检验结果、检验人员签字等。巡检记录，记录巡检时间、巡检人员、巡检发现的问题及处理情况。成品检验记录，对每批成品进行全面检验的记录，包括检验日期、检验项目、检验方法、检验结果、检验人员签字等。不合格品处理记录，同进货检验不合格品处理记录要求。（三）成品入库记录1.成品入库单记录记录成品入库的日期、产品名称、规格、数量、生产批次、入库仓库、入库人员签字等信息。2.成品库存记录定期更新成品库存台账，记录库存产品的名称、规格、数量、入库日期、出库日期、结存数量等信息。（四）产品销售记录1.销售合同记录详细记录销售合同的编号、签订日期、客户名称、产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等信息。销售合同的审批流程记录。2.发货记录记录发货日期、发货产品的名称、规格、数量、生产批次、发货单号、收货客户名称及地址、运输方式等信息。发货单的审批记录。3.售后服务记录客户反馈记录，包括客户反馈的问题、反馈日期、处理部门及处理结果等。产品维修记录，记录维修产品的名称、规格、故障原因、维修时间、维修人员签字等信息。三、产品记录的填写规范（一）基本要求1.产品记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹应清晰、工整、规范，不得随意涂改。2.记录内容应真实、准确、完整，不得弄虚作假。（二）填写内容要求1.各项记录应按照规定的格式和内容进行填写，不得遗漏重要信息。2.日期填写应具体到年、月、日；数量填写应使用阿拉伯数字，并注明单位；金额填写应保留到小数点后两位。3.对于选择项，应在相应的选项上打“√”；对于签字栏，相关人员应签字确认，不得代签。（三）涂改规定1.如记录填写错误，应在错误的内容上划一条横线，在其上方填写正确的内容，并由修改人签字确认。2.严禁刮擦、挖补、涂抹或使用修正液等方式修改记录。四、产品记录的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门的产品记录。2.收集的记录应确保完整无缺页、无损坏。（二）整理要求1.对收集到的产品记录进行分类整理，按照记录的时间顺序或类别进行排序。2.去除无关的附件和空白页，确保记录内容简洁明了。3.对于同一产品或同一批次产品的相关记录，应集中整理在一起，便于查阅和追溯。五、产品记录的保管与存储（一）保管责任各部门负责本部门产品记录的保管工作，明确专人负责记录的存放和管理，确保记录的安全和完整。（二）存储方式1.产品记录应采用纸质或电子介质进行存储。纸质记录应存放在专用的文件柜中，按照类别和时间顺序进行归档；电子记录应进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上。2.存储环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，防止记录损坏或丢失。（三）保管期限1.一般产品记录的保管期限为[X]年，重要产品记录的保管期限为[X]年，具体保管期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。2.保管期限届满后，经质量管理部门审核批准，可按照规定的程序进行销毁。六、产品记录的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅产品记录时，应填写《产品记录查阅申请表》，注明查阅的记录名称、查阅原因、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到质量管理部门查阅。2.质量管理部门应指定专人负责记录的查阅工作，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将记录带出或复印。3.查阅人员应爱护记录，不得在记录上涂改、标记或损坏。（二）借阅规定1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅产品记录时，应填写《产品记录借阅申请表》，注明借阅的记录名称、借阅原因、借阅时间等信息，经公司主管领导审批后，到质量管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的记录，不得转借他人，不得泄露记录内容。借阅期满后，应及时归还记录。七、产品记录的审核与监督（一）审核要求1.质量管理部门应定期对各部门的产品记录进行审核，确保记录的真实性、完整性和准确性。2.审核内容包括记录的填写是否规范、内容是否完整、数据是否准确、签字是否齐全等。3.对于审核中发现的问题，质量管理部门应及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改情况。（二）监督检查1.公司定期对产品记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。2.对违反本制