产品订购管理制度

产品订购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司产品订购流程，确保产品订购工作的高效、准确、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及产品订购的所有部门和人员，包括但不限于采购部门、生产部门、销售部门、财务部门等。（三）基本原则1.按需订购原则：产品订购应根据公司实际需求进行，避免盲目采购和库存积压。2.质量优先原则：所订购产品必须符合国家相关标准和公司规定的质量要求。3.成本控制原则：在保证产品质量和满足需求的前提下，努力降低订购成本。4.合规合法原则：产品订购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。二、订购需求的提出（一）生产部门1.根据生产计划和库存情况，定期提出原材料、零部件等产品的订购需求。生产计划如有调整，应及时通知采购部门。2.详细填写产品订购申请单，注明产品名称、规格型号、数量、需求日期等信息，并确保信息准确无误。对于特殊规格或定制的产品，应提供详细的技术要求和图纸。（二）销售部门1.根据市场销售情况和客户订单，及时向采购部门反馈产品的补货需求。2.对于客户定制的产品，销售部门应与客户充分沟通，明确产品规格、数量、交货期等要求，并将相关信息准确传达给采购部门。在订购前，需获得客户的书面确认。（三）其他部门因办公、维修、活动等需要订购产品时，应填写产品订购申请单，经部门负责人审批后提交给采购部门。申请单应注明订购产品的用途、详细规格、数量及预计使用时间等。三、订购申请的审批（一）部门负责人审批各部门提交的产品订购申请单首先由部门负责人进行审批。部门负责人应根据本部门的实际需求、预算情况以及库存状况等因素，对订购申请的必要性和合理性进行审核。如申请内容不符合要求或存在疑问，部门负责人应与申请人员沟通并要求其补充或修改相关信息。（二）财务部门审核1.财务部门收到经过部门负责人审批的订购申请单后，对订购产品的预算情况进行审核。审核内容包括该订购项目是否在部门预算范围内，是否符合公司整体财务规划等。2.对于涉及较大金额的产品订购，财务部门应评估公司资金状况，确保有足够的资金支持此次订购活动。如发现预算超支或资金不足等问题，财务部门应及时与申请部门沟通，提出调整建议。（三）分管领导审批经部门负责人和财务部门审核通过的订购申请单，提交给分管领导进行审批。分管领导应从公司整体运营和战略角度出发，综合考虑订购产品对公司业务的影响、成本效益等因素，做出最终审批决定。对于重大订购项目，分管领导有权组织相关部门进行专题讨论和论证后再行审批。四、订购流程（一）采购部门接到审批通过的订购申请单后，应立即开展采购工作。1.选择供应商采购人员应根据公司产品质量要求、价格水平、交货期、售后服务等因素，从合格供应商名录中选择合适的供应商。如名录中无满足需求的供应商，采购人员应进行市场调研，开发新的供应商，并按照公司供应商评估与选择流程进行评估和审批。对于重要产品或大额订单，采购部门应组织相关部门对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系、管理水平等，确保供应商具备良好的合作条件。2.签订采购合同采购人员与选定的供应商就产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法。采购合同签订前，需提交法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。法务部门应重点审查合同的条款完整性、合法性、违约责任等内容，并提出修改意见。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、生产部门、质量部门等，以便各部门做好相应的准备和跟踪工作。3.订单跟踪与催货采购人员应按照采购合同规定的交货期，定期与供应商沟通订单执行情况，及时掌握产品生产进度、运输安排等信息。如发现供应商可能无法按时交货，采购人员应及时与供应商协商解决办法，并采取相应的催货措施，确保产品按时到货。对于因不可抗力或其他特殊原因导致交货延迟的情况，采购人员应要求供应商提供书面说明，并及时将相关信息反馈给公司内部相关部门，共同协商应对措施，减少对公司生产经营的影响。4.到货验收产品到货前，采购人员应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门应按照公司规定的质量标准和检验流程对到货产品进行检验，确保产品质量符合要求。使用部门负责对产品的数量、规格、型号等进行核对，检查产品是否与采购合同一致。如发现产品存在质量问题或与合同不符的情况，应及时填写验收不合格报告，并通知采购人员与供应商协商解决。验收合格的产品，由验收人员在验收报告上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的产品，采购人员应根据合同约定，及时与供应商协商退换货、补货或索赔等事宜，确保公司利益不受损失。（二）特殊情况处理1.如遇紧急订单需求，采购部门可在获得相关领导口头同意后，先行开展采购工作，但事后需及时补办完整的订购申请和审批手续。2.对于市场价格波动较大的产品，采购部门应密切关注市场动态，及时与供应商协商调整价格或采取套期保值等措施，降低价格风险。在价格调整或采取风险应对措施后，应及时向相关部门通报情况。五、库存管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存产品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。2.在盘点过程中，仓库管理人员应认真核对库存产品的数量、规格、型号等信息，并做好记录。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，填写盘点差异报告，并上报相关部门进行处理。3.财务部门应参与库存盘点工作，对盘点结果进行监督和审核。对于盘点差异较大的情况，财务部门应协助仓库管理部门进行深入调查，分析原因，提出改进措施。（二）库存预警1.仓库管理部门应根据产品的库存周转率、安全库存等因素，设定库存预警指标。当库存数量低于或高于预警值时，系统自动发出预警信息。2.库存预警信息应及时通知采购部门、生产部门等相关人员。采购部门根据预警情况，及时评估是否需要进行产品订购，以确保库存水平保持在合理范围内。（三）库存积压处理1.对于长期积压的库存产品，仓库管理部门应定期进行清理和统计，并将相关信息反馈给采购部门和其他相关部门。2.采购部门应与相关部门共同分析库存积压的原因，如市场需求变化、产品质量问题、订购过量等，并制定相应的处理措施。处理措施可包括降价促销、退货、报废、与其他公司进行产品置换等。3.在处理库存积压产品过程中，应遵循公司相关规定和审批流程，确保处理过程合法合规，避免造成不必要的损失。六、付款管理（一）付款申请1.采购部门应在采购合同约定的付款期限前，根据合同执行情况和验收结果，填写付款申请单。付款申请单应注明采购合同编号、供应商名称、产品名称、规格型号、数量、金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单需附上采购合同副本、验收报告、发票等相关凭证，确保申请付款的依据充分、资料完整。（二）付款审批1.付款申请单首先由采购部门负责人进行审核，确认采购业务的真实性、合同执行情况以及申请付款金额的准确性等。2.财务部门收到付款申请单后，对付款金额、付款方式、发票等进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、有效性，付款金额是否与合同约定一致，付款方式是否符合公司规定等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通并要求其进行更正或补充相关资料。3.经过采购部门负责人和财务部门审核通过的付款申请单，提交给分管领导进行审批。分管领导根据公司资金状况和财务制度，对付款申请做出最终审批决定。对于重大付款项目，需经总经理审批。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请单，按照公司规定的付款方式和时间安排进行付款操作。付款方式可包括支票、电汇、银行承兑汇票等，具体方式应根据与供应商的约定和公司财务政策确定。2.在付款过程中，财务部门应做好付款记录和账务处理工作，确保付款信息准确无误。同时，应及时与供应商沟通付款情况，确认款项是否到账。七、监督与考核（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对产品订购业务进行审计，检查订购流程是否合规、采购合同是否有效执行、付款是否合理等。审计过程中如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）绩效考核1.人力资源部门将产品订购工作纳入相关部门和人员的绩效