义卖财务管理制度

义卖财务管理制度总则目的为规范义卖活动的财务管理，确保义卖资金的安全、合理使用，提高资金使用效益，保障义卖活动的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司组织的各类义卖活动及其相关财务事项。基本原则1.合法性原则：义卖活动及财务管理应严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开透明原则：财务信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会公众监督。3.专款专用原则：义卖资金应专项用于义卖活动相关支出，不得挪作他用。4.勤俭节约原则：在保证义卖活动效果的前提下，合理控制费用支出，节约资源。财务管理职责分工财务部门职责1.负责制定义卖活动财务管理制度和流程，并监督执行。2.负责义卖资金的收取、核算、存储和支出管理。3.定期编制义卖活动财务报表，如实反映财务收支情况。4.配合相关部门对义卖活动进行财务审计和监督检查。义卖活动组织部门职责1.负责义卖活动的策划、组织和实施，制定义卖活动预算草案。2.负责义卖物资的采购、保管和发放，并做好相关记录。3.协助财务部门做好义卖资金的收取工作，确保资金及时、足额入账。4.按照财务制度规定，办理义卖活动相关费用的报销手续。其他部门职责根据义卖活动的需要，配合做好相关工作，如提供物资支持、协助宣传推广等，并对本部门涉及的财务事项负责。义卖资金管理资金来源1.义卖商品销售收入：通过义卖活动销售商品所取得的收入。2.捐赠收入：包括个人、企业或其他组织对义卖活动的捐赠款项。3.其他合法收入：如政府资助、赞助收入等。资金收取1.义卖活动现场应设立专门的收款点，配备专业的收款人员。收款人员应统一着装，佩戴明显标识，严格按照规定的流程收取义卖资金。2.收款人员应使用统一的收款票据，如实填写收款金额、日期、交款人等信息，并加盖收款专用章。收款票据应妥善保管，定期进行核对和核销。3.对于捐赠收入，应开具由财政部门统一监制的捐赠票据，并注明捐赠人姓名、捐赠金额、捐赠用途等信息。捐赠票据应及时送达捐赠人，并做好签收记录。4.义卖资金应及时缴存银行，不得坐支现金。缴存银行时，应填写现金缴款单，注明款项来源、金额等信息。资金存储1.义卖资金应存入公司指定的银行账户，实行专户管理。银行账户应妥善保管，不得出租、出借或转让。2.定期对银行账户进行核对，确保账实相符。如发现异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。资金支出1.义卖资金支出应严格按照预算执行，不得超预算支出。确因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.支出审批流程：由相关部门填写费用报销单，注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。部门负责人对报销事项进行审核，签署意见后报财务部门审核。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门方可办理支付手续。3.义卖资金支出范围包括：义卖物资采购费用：用于购买义卖活动所需的商品、物资等。活动宣传费用：包括广告宣传、海报制作、宣传单页印刷等费用。场地租赁费用：如活动场地的租赁费用。工作人员补贴：如活动现场工作人员的交通补贴、餐饮补贴等。其他与义卖活动相关的合理费用。4.严禁以任何形式挪用、侵占义卖资金，严禁将义卖资金用于与义卖活动无关的支出。物资管理物资采购1.义卖活动组织部门应根据活动策划和预算，制定物资采购计划。物资采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.物资采购应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、比价等方式选择供应商。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。3.采购人员应严格按照采购合同的约定进行物资采购，确保物资的质量和供应及时性。采购过程中应做好相关记录，如采购申请、采购合同、验收报告等。物资保管1.设立专门的物资保管仓库，配备必要的保管设施和设备，确保物资的安全存储。2.物资入库时，应进行严格的验收，核对物资的名称、规格、数量、质量等信息，确保与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写入库单。3.物资应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。定期对物资进行盘点，确保账实相符。如发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。4.物资保管人员应定期对仓库进行清理和整理，保持仓库整洁卫生。物资发放1.根据义卖活动的需要，由相关部门填写物资领用单，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.物资保管人员对物资领用单进行审核，审核无误后发放物资，并在物资领用单上签字确认。3.定期对物资领用情况进行统计和分析，确保物资的合理使用。财务报表与财务分析财务报表1.财务部门应定期编制义卖活动财务报表，包括资产负债表、收支明细表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映义卖活动的财务状况和经营成果。2.财务报表编制完成后，应及时报送公司领导、相关部门及其他需要了解财务信息的人员。财务分析1.定期对义卖活动的财务状况进行分析，为公司决策提供参考依据。财务分析内容包括收入情况分析、支出情况分析、资金使用效益分析、财务指标分析等。2.通过财务分析，总结经验教训，发现存在的问题，提出改进措施和建议，不断提高义卖活动的财务管理水平。财务监督与审计内部监督1.公司内部设立财务监督小组，定期对义卖活动的财务收支情况进行检查和监督。监督小组应由财务部门、审计部门及其他相关部门人员组成。2.财务监督小组应制定监督计划，明确监督内容、监督方式、监督时间等。监督过程中应做好记录，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。外部审计1.定期聘请具有资质的会计师事务所对义卖活动进行审计，确保财务信息的真实性、合法性和完整性。2.配合会计师事务所开展审计工作，提供必要的资料和协助。对于审计提出的问题，应及时进行整改，并将整改情况反馈给会计师事务所。财务档案管理档案范围义卖活动财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、收款票据、采购合同、物资出入库记录、审计报告等与财务相关的资料。档案整理1.财务部门应定期对财务档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.会计凭证应按照编号顺序装订成册，加具封面，注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息。会计账簿应定期打印，整理归档。档案保管1.设立专门的财务档案保管室，配备必要的保管设施和设备，确保财务档案的安全存储。2.财务档案保管期限应按照国家有关规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。档案查阅1.因工作需要查阅财务档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅事由、查阅内容、查阅时间等信息。2.经财务部门负责人批准后，方可查阅财务档案。查阅过程中应严格遵守档案管理制度，