主管合同管理制度

主管合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：加强合同风险评估与防范，确保公司利益不受损失。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。2.业务部门负责合同的前期调研、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。配合法务部门处理合同纠纷，提供相关业务资料和证据。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同涉及的财务事项符合公司财务制度和相关规定。参与合同的付款审核，监督合同款项的支付情况。协助处理合同纠纷中的财务问题，提供财务数据和分析。（二）合同管理人员职责1.负责合同的日常管理工作，包括合同的登记、归档、保管等。2.协助合同承办部门进行合同的起草、审核、签订等工作。3.跟踪合同履行情况，及时提醒合同承办部门处理合同履行中的问题。4.负责合同统计报表的编制和上报工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务发起：业务部门根据业务需求，发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容。2.部门审核：业务部门负责人对合同签订申请进行审核，重点审核合同内容是否符合业务要求、合同条款是否明确具体、合同风险是否可控等。审核通过后，将申请表提交给法务部门。3.法务审查：法务部门对合同进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定、合同主体是否适格、合同权利义务是否对等、合同违约责任是否明确等。审查通过后，出具《合同审查意见书》。4.财务审核：财务部门对合同的财务条款进行审核，重点审核合同价款、付款方式、结算方式、发票开具等内容是否符合公司财务制度和相关规定。审核通过后，在申请表上签署意见。5.领导审批：根据合同金额大小和重要程度，按照公司授权审批制度，报公司领导审批。领导审批通过后，申请表返回业务部门。6.合同签订：业务部门根据领导审批意见，与对方当事人协商一致后，签订合同。合同签订后，及时将合同副本提交给合同管理部门进行登记、归档。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰、完整。2.合同条款应明确具体，包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。3.合同中涉及的技术条款、质量标准、验收标准等应符合国家相关标准和行业规范。4.合同中应明确约定合同生效条件、变更条件、解除条件等内容。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门专人负责保管。2.合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行，未经授权不得擅自使用。3.合同签订时，合同承办部门应填写《合同用印申请表》，经部门负责人、法务部门、财务部门审核，公司领导审批后，方可使用合同专用章。4.合同专用章使用后，应及时登记用印情况，包括合同名称、合同编号、用印日期、用印份数等内容。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况。2.合同履行跟踪人员应定期与对方当事人沟通，了解合同履行进度，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时向业务部门负责人报告，并采取相应的措施，如要求对方当事人承担违约责任、协商变更合同条款、解除合同等。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订《合同变更协议》。2.合同变更协议的签订流程与合同签订流程相同，应经过业务部门、法务部门、财务部门审核，公司领导审批。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本提交给合同管理部门进行登记、归档，并通知相关部门按照变更后的合同条款履行义务。（三）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订《合同解除协议》。2.合同解除协议的签订流程与合同签订流程相同，应经过业务部门、法务部门、财务部门审核，公司领导审批。3.合同解除协议签订后，合同承办部门应及时将解除协议副本提交给合同管理部门进行登记、归档，并通知相关部门停止履行合同义务。4.合同解除后，双方应按照合同解除协议的约定，办理相关手续，如结算款项、返还财产、清理债权债务等。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的风险评估与防范，对合同对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等进行全面调查。2.严格按照合同签订流程进行操作，确保合同条款明确具体、合法合规，避免因合同条款漏洞或歧义引发纠纷。3.加强合同履行过程中的跟踪管理，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据，包括合同文本、往来函件、履行记录、验收报告等，并进行整理和分析。2.合同承办部门应与对方当事人进行沟通协商，了解对方当事人的意见和要求，寻求解决方案。如协商不成，应及时向法务部门报告。3.法务部门根据合同承办部门提供的证据和情况，进行法律分析和研究，制定纠纷处理方案。4.如纠纷需要通过诉讼、仲裁等法律途径解决，法务部门应代表公司参与诉讼、仲裁活动，负责起草法律文书、收集证据、出庭应诉等工作。5.在纠纷处理过程中，合同承办部门、财务部门等相关部门应积极配合法务部门工作，提供必要的支持和协助。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同正本、副本及相关附件、补充协议等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同履行过程中形成的往来函件、会议纪要、变更协议、解除协议、验收报告、结算凭证等资料，合同承办部门应及时整理归档，并移交合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门收到合同及相关资料后，应按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理。2.对每份合同及相关资料进行编号，建立合同档案目录，便于查找和管理。3.合同档案应包括合同文本、合同审查意见书、合同用印申请表、往来函件、会议纪要、变更协议、解除协议、验收报告、结算凭证等资料。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行检查和清点，防止档案丢失、损坏或泄密。3.合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，期满后如需销毁，应按照档案销毁程序进行处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。3.查阅人员不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需复印或摘录合同档案内容，应经合同管理部门同意。4.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅程序按照公司对外提供资料的相关规定执行。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理工作进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性，合同档案管理情况等。2.监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价制度，对合同管理部门及相关人员的工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的及时