主材采购管理制度VIP

主材采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司主材采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司项目的顺利实施，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有主材采购活动，包括但不限于建筑材料、装修材料、设备主材等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益原则：在确保质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。3.质量原则：严格把控采购主材的质量，确保符合项目要求和相关标准。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。5.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保公平公正。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目、采购策略、采购预算等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行部门采购部作为公司主材采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案，根据项目需求及时采购所需主材。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，保障项目顺利进行。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购台账，定期进行采购数据分析。（三）相关部门职责1.项目部门：负责提出主材采购需求，提供详细的项目规格、数量、质量要求等信息，配合采购部进行供应商选择和采购合同评审。对采购主材的质量、到货时间等进行跟踪和验收。2.质量部门：参与采购合同评审，对采购主材的质量标准进行审核，负责对到货主材进行质量检验，确保符合项目要求。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同评审，对采购成本进行核算和控制。三、采购流程（一）采购需求提出1.项目部门根据项目进度和实际需求，填写《主材采购申请表》，详细注明主材名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交至采购部。2.采购申请表应经项目部门负责人审核签字，确保需求准确、合理。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请表后，进行汇总和分析。结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购主材的品种、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，对潜在供应商进行初步筛选。2.采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购谈判与合同签订1.采购部与选定的供应商进行采购谈判，就主材的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后，采购部起草采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。3.采购合同经项目部门、质量部门、财务部门等相关部门评审后，报公司领导审批。审批通过后，由采购部与供应商签订正式采购合同。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同要求向供应商下达采购订单，明确采购主材的具体规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单应经采购部负责人审核签字，并加盖公司公章或合同专用章。（六）采购跟踪与催货1.采购部安排专人负责采购订单的跟踪，及时了解供应商的生产进度和发货情况。2.如发现供应商可能无法按时交货，采购部应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应的催货措施，确保主材按时到货。（七）到货验收1.主材到货前，采购部应通知项目部门和质量部门做好验收准备工作。2.到货后，项目部门和质量部门按照采购合同和相关标准对主材进行验收。验收内容包括主材的品种、规格、型号、数量、质量等方面。3.验收合格后，项目部门填写《主材验收单》，经质量部门签字确认后，作为采购付款的依据。如验收不合格，采购部应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或补货，直至验收合格。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同、采购订单、主材验收单等相关凭证，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和项目需求，编制主材采购预算草案。采购预算应包括采购项目、采购数量、采购价格、采购时间等内容。2.采购预算草案经项目部门、财务部门等相关部门审核后，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购决策委员会审批后执行。（三）预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期向采购决策委员会汇报预算执行情况。2.公司将采购预算执行情况纳入对采购部和相关部门的绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门和个人进行奖励，对预算执行不力的部门和个人进行处罚。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部根据公司业务发展和采购需求，有计划地开展供应商开发工作。通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选和评估，选择符合公司要求的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况等方面。3.经考察合格的供应商，采购部与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，建立合作关系。（二）供应商评估与考核1.采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对不合格供应商及时进行淘汰。3.采购部建立供应商考核档案，记录供应商的考核结果，作为供应商选择和合作的重要依据。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、给予价格优惠等。2.同时，公司建立供应商约束机制，对违反合作协议、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、终止合作等。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等方面。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解主材价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的质量体系，增加检验频次和检验项目，确保采购主材的质量符合要求。如发现质量问题，及时与供应商沟通解决，要求供应商承担相应的责任。3.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。加强对供应商的跟踪和管理，及时了解供应商的经营状况和财务状况，防范供应商违约风险。4.合同风险应对：在签订采购合同前，认真审核合同条款，确保合同内容合法、合规、明确、严谨。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同纠纷风险。七、采购文件管理（一）采购文件分类采购文件主要包括采购申请表、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、主材验收单等。（二）文件编制与审核1.采购部负责采购文件的编制工作，确保文件内容准确、完整、清晰。2.采购文件编制完成后，应经相关部门和人员审核，审核通过后加盖部门公章或个人签字确认。（三）文件归档与保管1.采购部应指定专人负责采购文件的归档和保管工作，建立采购文件档案，对采购文件进行分类整理、编号登记。2.采购文件档案应妥善保管，确保文件的安全和完整。保管期限按照公司档案管理制度执行。（四）文件查阅与使用1.因工作需要查阅采购文件的，应填写《采购文