主席信箱管理制度

主席信箱管理制度一、总则（一）目的为了进一步加强公司内部沟通与交流，畅通员工反馈渠道，及时了解员工的意见、建议和诉求，充分发挥员工的积极性、主动性和创造性，特制定本主席信箱管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.保密性原则：对员工通过主席信箱反映的问题和信息严格保密，保护员工的隐私和权益。2.及时性原则：对员工的来信及时进行处理和回复，确保问题得到及时解决。3.客观性原则：以客观、公正的态度对待员工的来信，依据事实进行调查和处理。二、主席信箱设置（一）信箱设立1.在公司内部设立主席信箱，信箱位置设在公司行政办公区域显眼位置。2.同时开通电子信箱，邮箱地址为[具体邮箱地址]，并在公司内部办公系统中进行公布。（二）信箱管理1.安排专人负责主席信箱的日常管理工作，包括信件的收取、整理、登记等。2.定期开启信箱，收取信件，确保信件能够及时被处理。3.对电子信箱进行定期查看，及时下载邮件。三、信件投递（一）投递方式员工可以通过以下方式投递信件：1.将书面信件投入公司设立的实体主席信箱。2.发送电子邮件至指定的电子信箱。（二）信件内容要求1.信件应主题明确，内容简洁明了，能够清晰表达员工的意见、建议或诉求。2.应提供真实姓名、部门、联系方式等必要信息，以便公司能够及时与员工取得联系。3.不得投递与公司业务无关、恶意攻击、造谣诽谤等内容的信件。四、信件处理流程（一）信件收取与登记1.负责主席信箱管理的人员每天定时收取信件，对收到的信件进行认真登记，记录信件的投递时间、姓名、部门、主题、内容等信息。2.对于电子信件，及时进行下载，并按照上述要求进行登记。（二）信件分类根据信件内容，将信件分为以下几类：1.意见建议类：员工对公司管理、业务发展、工作流程等方面提出的建设性意见和建议。2.问题反馈类：员工反映工作中遇到的问题、困难或对其他部门、人员的投诉等。3.诉求表达类：员工个人的诉求，如薪资待遇、职业发展、工作环境等方面的要求。（三）信件初审1.对登记后的信件进行初审，根据信件分类，将信件转交给相关部门或人员进行处理。2.对于一般性的意见建议类信件，可直接转交给相关部门负责人，由其进行研究和处理。3.对于问题反馈类和诉求表达类信件，需进行进一步的调查核实，确定责任部门和处理方式后再进行转办。（四）调查核实1.对于需要调查核实的信件，由相关部门安排专人进行调查。2.调查人员应通过查阅资料、实地走访、与相关人员沟通等方式，全面了解信件反映的情况，收集相关证据。3.在调查过程中，应保持客观、公正的态度，不得偏袒任何一方。（五）处理意见形成1.相关部门根据调查核实的情况，提出具体的处理意见。2.处理意见应明确、具体，具有可操作性，能够切实解决员工反映的问题。3.对于涉及多个部门的问题，应组织相关部门进行协调沟通，共同研究制定处理方案。（六）审批与回复1.处理意见形成后，需报公司领导审批。2.公司领导根据实际情况进行审批，如同意处理意见，则按照审批意见进行回复；如不同意处理意见，应提出修改意见，由相关部门重新研究处理。3.负责主席信箱管理的人员根据审批后的处理意见，及时向员工进行回复。回复方式可以采用书面回复、电子邮件回复或当面沟通等方式。4.回复内容应包括对员工信件的处理情况、处理结果、后续措施等，确保员工能够清楚了解问题的解决情况。五、跟踪与反馈（一）跟踪落实1.相关部门负责对处理意见的执行情况进行跟踪落实，确保问题得到彻底解决。2.在跟踪落实过程中，如发现问题执行不到位或出现新的情况，应及时向上级领导汇报，并采取相应的措施进行调整。（二）反馈评价1.定期对主席信箱的运行情况进行总结分析，收集员工对信件处理结果的反馈意见。2.通过问卷调查、座谈会等方式，了解员工对主席信箱管理制度的满意度和改进建议。3.根据员工的反馈意见和评价结果，对主席信箱管理制度进行不断完善和优化。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对主席信箱管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对信件处理情况进行抽查，检查信件的收取、登记、分类、处理、回复等环节是否符合规定。3.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门进行整改，并跟踪整改情况。（二）考核办法1.将主席信箱管理制度的执行情况纳入部门和个人的绩效考核体系。2.对于在信件处理工作中表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对于执行不力、导致问题处理不及时或出现严重失误的部门和个人，进行相应的处罚。3.具体考核指标和评分标准如下：信件及时处理率：考核信件是否能够在规定时间内得到处理，计算公式为：信件及时处理率=及时处理的信件数量/收到的信件总数量×100%。处理结果满意度：通过员工对处理结果的反馈评价来考核，计算公式为：处理结果满意度=满意的员工数量/参与评价的员工数量×100%。制度执行规范性：考核信件处理过程是否符合主席信箱管理制度的规定，根据监督检查结果进行评分。七、保密规定（一）保密责任1.公司全体员工应严格遵守保密规定，对通过主席信箱了解到的员工个人信息、意见建议、问题反馈等内容予以保密。2.负责主席信箱管理的人员在信件处理过程中，应妥善保管信件及相关资料，不得泄露信件内容。（二）保密措施1.对涉及员工隐私和敏感信息的信件，应进行单独存放和处理，采取加密、封存等措施确保信息安全。2.在信件处理过程中，如需与相关人员沟通，应提醒其注意保密，不得随意传播信件内容。3.对于不再需要保存的信件及相关资料，应按