业户档案管理制度

业户档案管理制度一、总则（一）目的为规范业户档案管理工作，确保业户档案的完整性、准确性和安全性，为公司的经营决策、客户服务及其他相关工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有业户档案的管理，包括但不限于个人业户、企业业户等各类客户档案。（三）定义1.业户档案：指公司在与业户建立业务关系过程中，收集、整理、保存的与业户相关的各类信息资料的总和，包括但不限于业户基本信息、业务往来记录、服务反馈、投诉处理等。2.档案管理人员：指负责业户档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作的公司内部人员。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善业户档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划业户档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对业户档案进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。4.负责业户档案的安全保管，采取必要的安全防护措施，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.按照规定为公司内部各部门提供业户档案查阅服务，并做好查阅记录。（二）业务部门职责1.在与业户开展业务活动过程中，负责及时、准确地收集业户相关信息，并移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好业户档案的整理、归档等工作，提供必要的业务支持和指导。3.根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门申请查阅业户档案。（三）档案管理人员职责1.负责业户档案的具体收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案资料的整齐、规范。2.严格遵守档案管理规定，妥善保管业户档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。3.按照规定的查阅流程，为公司内部各部门提供业户档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.定期对业户档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.完成领导交办的其他与业户档案管理相关的工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.业户基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码（企业业户为营业执照号码等）、地址、经营范围等。2.业务往来记录：如合同协议、订单、交易明细、服务记录等。3.业户反馈：包括满意度调查结果、意见建议、投诉及处理情况等。4.资质证明文件：如业户的营业执照副本复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件（如有）等。5.其他相关资料：如业户的荣誉证书、行业资质证书、重要活动照片等。（二）收集渠道1.业务部门在与业户开展业务活动过程中，通过与业户沟通、签订合同、办理业务手续等方式直接收集相关信息。2.客户服务部门在处理业户咨询、投诉、反馈等问题时，收集相关信息并及时移交档案管理部门。3.公司举办的各类活动，如促销活动、客户座谈会等，由活动组织部门负责收集业户参与活动的相关信息并移交档案管理部门。（三）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将收集到的业户相关信息整理齐全，并移交档案管理部门。2.收集的信息应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。对于业户提供的复印件等资料，应要求业户加盖公章或签字确认。3.档案管理部门在接收业务部门移交的业户档案时，应认真核对资料的完整性和准确性，如有缺失或疑问，及时与业务部门沟通补充或核实。四、档案整理（一）分类原则1.按照业户类型进行分类，分为个人业户档案和企业业户档案。2.对于企业业户档案，可进一步按照行业、规模等进行细分。3.在每一类业户档案下，再按照档案内容的性质进行分类，如基本信息类、业务往来类、服务反馈类等。（二）整理步骤1.对收集到的业户档案资料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的资料。2.按照分类原则，对业户档案进行分类编号。编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，个人业户档案编号可采用“GR+年份+流水号”的形式，企业业户档案编号可采用“QY+年份+行业代码+流水号”的形式。3.对每一份档案资料进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。一般按照资料形成的时间顺序进行排列，先原始资料，后复印件；先重要资料，后一般资料。4.为每份档案资料编制目录，目录应清晰反映档案资料的内容和顺序，便于查阅。目录应包括资料名称、编号、日期、页码等信息。5.将整理好的业户档案资料进行装订或装盒，确保档案的整齐、牢固。对于纸张较大或较多的资料，可采用折叠、裁剪等方式进行整理后再装订。五、档案归档（一）归档方式1.按照分类编号后的业户档案，分别建立档案盒或档案柜，将整理好的档案资料放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。2.对于电子档案，应建立电子文件夹，按照与纸质档案相同的分类编号方式进行命名和存储，并确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（二）归档时间档案管理部门应在业户档案整理完成后的[X]个工作日内进行归档，确保档案资料及时、准确地归入相应的档案类别中。（三）归档要求1.归档的业户档案应排列整齐、编号清晰、目录完整，便于查找和利用。2.档案管理人员应在档案归档后，及时更新档案管理系统中的相关信息，确保档案信息的准确性和及时性。3.对于已归档的业户档案，如需补充或更换资料，应按照原归档程序进行操作，并在档案目录和相关记录中注明补充或更换的内容及时间。六、档案保管（一）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。3.对于重要的业户档案，可采用异地存储或数字化存储等方式进行额外保护，确保档案的安全性和完整性。（三）保管期限1.业户档案的保管期限应根据国家法律法规、公司规定及业务实际需要确定。一般情况下，业户基本信息、业务往来记录等档案的保管期限为[X]年，服务反馈、投诉处理等档案的保管期限为[X]年，资质证明文件等档案的保管期限为长期。2.对于超过保管期限的业户档案，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对业户档案进行清查，每年至少进行[X]次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应详细记录清查结果，形成清查报告，上报公司领导。七、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部各部门因工作需要查阅业户档案的，应填写《业户档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门应根据申请表的内容进行审核，对于符合查阅权限和规定的申请，予以批准；对于不符合要求的申请，应及时与申请部门沟通说明原因。3.涉及公司机密或重要业户信息的档案查阅，需经公司分管领导签字批准后方可查阅。（二）查阅流程1.申请部门填写《业户档案查阅申请表》，并提交部门负责人签字批准。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照申请表的要求，为申请部门提供相应的业户档案查阅服务。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人员按照规定查阅档案，不得擅自摘抄、复制、涂改、转借档案资料。4.查阅完毕后，查阅人员应在《业户档案查阅登记表》上签字确认查阅情况，档案管理人员应及时将档案资料归还原位。（三）查阅记录1.档案管理部门应建立《业户档案查阅登记表》，详细记录每次查阅的申请表编号、申请部门、查阅人员、查阅时间、查阅内容、查阅目的、归还时间等信息。2.《业户档案查阅登记表》应妥善保管，保存期限与业户档案的保管期限一致，以备日后查询和审计。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对业户档案信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在档案管理工作中，涉及业户档案信息的计算机、存储设备等应设置必要的安全防护措施，如密码保护、数据加密等，防止信息泄露。3.档案管理场所应限制无关人员进入，如确因工作需要进入，应进行登记并在档案管理人员的陪同下进行操作。（二）保密责任1.公司所有员工均有义务保守业户档案信息的秘密，如因工作失误或故意泄露档案信息，给公司或业户造成损失的，将依法追究相关人员的责任。2.档案管理人员如违反保密规定，将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。九、档案销毁（一）销毁条件1.业户档案保管期限届满，且经鉴定确认无继续保存价值的。2.因公司业务调整、档案管理系统升级等原因，需要销毁重复或无效的业户档案的。3.业户档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无继续保存必要的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出业户档案销毁申请，填写《业户档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、编号、数量、销毁原因等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。3.经公司分管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应至少由两名档案管理人员共同进行，并在《业户档案销毁登记表》上详细记录销毁档案的相关信息，包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等，同时