专利保密管理制度

专利保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司专利管理，保护公司知识产权，维护公司合法权益，确保公司专利信息的安全与保密，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位、关联企业以及其他因工作关系接触到公司专利信息的人员。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家有关知识产权保护的法律法规以及公司的各项规章制度。2.预防为主原则：强化专利保密意识教育，建立健全保密措施，从源头上防止专利信息的泄露。3.全程管理原则：对专利的申请、审批、维护、使用、转让等全过程实施保密管理。4.责任明确原则：明确各部门及人员在专利保密工作中的职责，对违反保密制度的行为追究相应责任。二、专利保密管理职责（一）公司管理层1.审批专利保密管理制度：负责审批本制度，确保制度符合公司整体战略和知识产权保护要求。2.提供资源支持：为专利保密管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。3.监督执行情况：定期检查专利保密制度的执行情况，对重大问题进行决策和协调。（二）知识产权管理部门1.制度制定与修订：负责制定、修订和完善专利保密管理制度，并组织实施。2.专利申请与维护：负责公司专利的申请、审查、授权、维持等工作，确保专利的有效性和稳定性。3.保密培训与教育：组织开展专利保密知识培训和教育活动，提高员工的保密意识和技能。4.保密监督与检查：定期对公司各部门的专利保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。5.侵权处理与应对：负责处理公司专利侵权纠纷，制定应对措施，维护公司合法权益。（三）各部门1.部门负责人为本部门专利保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的专利保密工作。确保本部门员工了解并遵守公司专利保密制度，对违反制度的行为及时进行纠正和处理。配合知识产权管理部门开展专利保密相关工作，提供必要的信息和支持。2.员工严格遵守公司专利保密制度，妥善保管和使用所接触到的专利信息。未经授权，不得擅自披露、使用或允许他人使用公司专利信息。发现专利信息泄露或可能泄露的情况，及时向本部门负责人和知识产权管理部门报告。三、专利信息的范围与分类（一）专利信息的范围1.技术方案：包括发明创造的技术构思、技术特征、技术流程、技术参数等。2.实验数据：与专利技术相关的实验记录、测试报告、分析数据等。3.设计图纸：专利产品的设计图纸、工艺流程图纸等。4.商业秘密：涉及专利技术的市场策略、客户信息、销售渠道等商业秘密。5.其他相关信息：与专利申请、审查、维护等过程相关的文件、资料、会议记录等。（二）专利信息的分类1.按技术领域分类：如电子技术、机械制造、化工、生物医药等。2.按专利类型分类：分为发明专利、实用新型专利和外观设计专利。3.按保密级别分类：绝密级：涉及公司核心技术、商业秘密且一旦泄露将给公司带来重大损失的专利信息。机密级：对公司技术优势、市场竞争力有重要影响的专利信息。秘密级：一般的专利信息，泄露后可能对公司造成一定影响。四、专利申请阶段的保密措施（一）申请前的保密1.在专利技术研发过程中，严格控制参与人员范围，与相关人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.对研发过程中产生的各类技术资料、实验数据等进行分类整理，妥善保管，设置专人负责，限制查阅权限。3.加强对研发场所的管理，采取门禁措施，防止无关人员进入，对涉及专利技术的设备、仪器等进行标识和保护。（二）申请文件的撰写与审核1.专利申请文件由知识产权管理部门或委托专业代理机构撰写，撰写过程中严格遵循保密规定，防止申请内容提前泄露。2.申请文件撰写完成后，组织内部审核，审核人员应对申请文件的内容进行严格保密，审核过程中不得向无关人员透露申请细节。3.涉及公司核心技术的专利申请，必要时可采取加密存储、专人传递等方式确保申请文件的安全。（三）申请过程中的保密1.在向专利局提交申请文件前，对申请文件进行妥善保管，确保其不被泄露。2.与专利代理机构签订保密协议，明确其在代理过程中的保密责任和义务。3.关注专利申请的进度，及时了解申请过程中的相关信息，但不得将未公开的申请信息随意透露给他人。五、专利审批阶段的保密措施（一）审批流程管理1.建立专利审批流程跟踪机制，明确各审批环节的责任人和时间节点，确保审批工作的顺利进行。2.在审批过程中，对涉及专利信息的文件、资料等进行严格登记和管理，防止信息在流转过程中泄露。（二）审批人员保密要求1.参与专利审批的人员应严格遵守保密制度，对审批过程中涉及的专利信息予以保密。2.不得私自复制、传播、使用专利申请文件及相关审批资料，不得向无关人员透露审批进展情况。（三）与专利局及相关机构的沟通保密1.在与专利局及其他相关机构沟通专利审批事宜时，遵循保密原则，不得泄露公司未公开的专利信息。2.对专利局及相关机构反馈的意见和信息进行妥善处理，确保其不被不当使用或泄露。六、专利维护阶段的保密措施（一）年费缴纳管理1.建立专利年费管理台账，准确记录专利年费的缴纳时间、金额等信息。2.按照规定及时缴纳专利年费，确保专利的有效性。在缴纳过程中，注意保护缴费信息的安全，防止泄露。（二）专利监控与评估1.定期对公司专利进行监控，关注专利的法律状态、市场动态等信息，及时发现可能影响专利有效性或价值的问题。2.在进行专利评估时，对评估过程中涉及的专利信息严格保密，评估报告应妥善保管，限制查阅范围。（三）专利变更与放弃管理1.涉及专利变更（如专利权人变更、专利地址变更等）或放弃的情况，严格按照规定的程序进行操作，确保变更或放弃过程中的信息安全。2.对变更或放弃的原因、决策过程等相关信息进行保密，防止泄露给竞争对手或其他无关方。七、专利使用阶段的保密措施（一）内部使用管理1.公司内部各部门在使用专利技术时，应严格按照规定的流程进行申请和审批，确保使用的合法性和安全性。2.对专利技术的使用范围、使用方式等进行明确规定，使用人员不得擅自扩大使用范围或改变使用方式。3.在使用过程中，对涉及专利技术的相关资料、数据等进行保密，防止泄露。（二）对外许可与转让管理1.公司对外进行专利许可或转让时，应签订详细的许可合同或转让协议，明确双方的权利义务和保密责任。2.在许可或转让过程中，对涉及公司专利技术的核心内容、商业秘密等进行严格保密，防止被许可方或受让方不当使用或泄露。3.对许可或转让后的专利使用情况进行跟踪和监督，确保被许可方或受让方遵守保密协议和相关约定。八、保密协议与竞业限制（一）保密协议1.公司与员工、合作单位、关联企业等签订保密协议，明确各方在专利保密方面的权利和义务。2.保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等内容，确保协议具有可操作性和法律效力。3.新员工入职时，应在签订劳动合同的同时签订保密协议；对于接触公司重要专利信息的现有员工，应及时补签保密协议。（二）竞业限制1.根据公司实际情况，对于掌握公司核心专利技术或商业秘密的关键岗位人员，可签订竞业限制协议。2.竞业限制协议应明确竞业限制的范围、期限、补偿标准等内容，确保协议合法有效。3.在竞业限制期限内，公司应按照协议约定向员工支付竞业限制补偿；员工应遵守竞业限制约定，不得在竞业限制期限内到与公司有竞争关系的单位工作或从事与公司有竞争关系的业务。九、保密培训与教育（一）培训计划制定1.知识产权管理部门每年制定专利保密培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间安排等。2.培训计划应根据公司业务发展和员工岗位需求进行调整和完善，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.专利法律法规：讲解国家有关知识产权保护的法律法规，使员工了解专利保密的法律要求。2.公司专利保密制度：详细介绍公司专利保密管理制度的各项规定，确保员工熟悉制度内容。3.保密意识与技能：通过案例分析、模拟演练等方式，提高员工的保密意识和防范技能，使其掌握如何识别和处理专利信息泄露风险。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工或相关岗位人员进行集中培训，邀请专家或内部讲师进行授课。2.在线学习：开发专利保密在线学习课程，供员工自主学习，方便员工随时了解和掌握保密知识。3.专题讲座：针对特定岗位或特定专利项目，举办专题讲座，深入讲解相关保密要求和注意事项。（四）培训效果评估1.每次培训结束后，通过考试、问卷调查、实际操作等方式对培训效果进行评估，了解员工对培训内容的掌握程度和应用能力。2.根据培训效果评估结果，总结经验教训，对培训计划和内容进行调整和改进，不断提高培训质量。十、保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立专利保密监督检查机制，定期对公司各部门的专利保密工作进行检查。2.知识产权管理部门负责组织实施监督检查工作，制定检查计划，明确检查内容、方法和标准。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门是否严格执行公司专利保密制度，有无违反制度的行为。2.保密措施落实情况：查看保密文件的保管、存储设备的安全防护、人员访问权限控制等保密措施是否到位。3.人员保密意识：通过与员工交流、观察工作行为等方式，了解员工的保密意识和对保密制度的熟悉程度。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.各部门应针对问题制定整改措施，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况反馈给知识产权管理部门。3.知识产权管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。十一、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权披露公司专利信息。2.擅自使用公司专利技术用于非公司业务目的。3.违反保密协议或竞业限制约定。4.因疏忽导致公司专利信息泄露。5.其他违反公司专利保密制度的行为。（二）处理措施1.警告：对于初次违反专利保密制度且情节较轻的行为，给予警告处分，并责令其立即改正。2.罚款：根据违规行为的严重程度和造成的损失，处以一定金额的罚款。3.解除劳动合同：对于严重违反专利保密制度，给公司造成重大损失的行为，公司有权解除劳动合同，并依法追究其法律责任。4.法律追究：对于泄露公司专利信息，构成侵权或犯罪的行为，公司将依法追究其法律责任，要求其承担相应的赔偿责任