生产公司印章管理制度

生产公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各生产基地、下属子公司等所有与公司生产经营相关的部门和单位。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、项目章等具有法律效力或代表公司意志的各类印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均由行政部门统一负责办理。2.行政部门根据工作需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，交由指定的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制单位必须具备合法的经营资质，所刻印章必须符合国家相关法律法规和行业标准要求。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关部门对印章的外观、规格、材质等进行检查验收。2.验收合格的印章，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围、保管人等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，正式启用。3.印章启用前，行政部门应在印章使用登记簿上进行登记，并留存印章印模。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人保管。2.部门章由各部门负责人指定专人保管。3.项目章由项目负责人指定专人保管。（三）保管要求1.印章保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮等条件。2.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，如因工作需要临时借用印章，必须经印章保管人所在部门负责人批准，并办理借用手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用原则1.公司印章的使用必须严格按照规定的流程和权限进行审批，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.印章使用人应在印章使用登记簿上详细记录印章使用的日期、事由、批准人、使用人等信息。（二）使用范围1.公司公章适用于以公司名义对外发布的各类文件、通知、报告、函件等；签订的各类合同、协议、承诺书等；办理的各类资质证书、营业执照、税务登记证等相关证件；以及其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章适用于公司签订的各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章适用于公司办理的各类财务收支业务，如开具发票、支票、汇票等；签订的各类财务合同、协议等；以及其他需要加盖财务专用章的事项。4.法定代表人章适用于公司办理的各类需要法定代表人签字的文件、合同、协议等；以及其他需要加盖法定代表人章的事项。5.部门章适用于各部门内部使用的文件、通知、报告、函件等；以及其他需要加盖部门章的事项。6.项目章适用于公司各项目组在项目实施过程中使用的文件、通知、报告、函件等；签订的各类项目合同、协议等；以及其他需要加盖项目章的事项。（三）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并签字确认。2.《印章使用申请表》经用印申请人所在部门负责人审核签字后，报公司法定代表人或授权代表审批。3.审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》交印章保管人，印章保管人按照审批意见进行用印，并在印章使用登记簿上进行登记。4.用印完毕后，印章保管人应将印章归还原位，并将《印章使用申请表》存档保管。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，且无法按照正常流程进行审批时，用印申请人应电话请示公司法定代表人或授权代表同意后，先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、重要合同等事项的用印，必须经公司法定代表人亲自审批。五、印章的更换与废止（一）印章更换1.因印章磨损、损坏、样式变更等原因需要更换印章时，由行政部门填写《印章更换申请表》，详细注明更换原因、新印章名称、规格、材质等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，交由指定的印章刻制单位进行刻制。2.新印章刻制完成后，按照印章启用的相关规定进行启用，并同时废止旧印章。（二）印章废止1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细注明废止原因、印章名称等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，对废止的印章进行封存或销毁。2.印章废止后，行政部门应及时在印章使用登记簿上进行注销登记，并通知相关部门停止使用该印章。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章的保管、使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，存放地点是否符合要求。2.印章使用是否按照规定的流程和权限进行审批，审批手续是否齐全。3.印章使用登记簿记录是否完整、准确，是否与实际用印情况相符。4.印章是否存在转借、冒用等违规使用情况。（三）检查频率行政部门定期对印章的保管、使用情况进行检查，每月至少检查一次，并形成检查记录。（四）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、责令改正等处理；对于情节严重的违规行为，给予警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则