物业公司帐本管理制度

物业公司帐本管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范物业公司帐本管理，确保财务信息的准确、完整、及时记录，为公司财务管理、决策提供可靠依据，保障公司资产安全，维护公司及相关利益者的合法权益。2.适用范围本制度适用于物业公司总部及下属各项目管理处、分公司等所有涉及财务帐本管理的部门和人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务制度，依法建帐、记帐、核算。准确性原则：财务帐本记录应真实、准确反映公司财务状况和经营成果，数据计算、登记应准确无误。完整性原则：涵盖公司各项经济业务活动，全面记录财务收支、资产负债等情况，不得遗漏重要信息。及时性原则：按照规定的时间和程序及时进行帐本登记、结帐和报表编制，确保财务信息的时效性。保密性原则：财务帐本信息属于公司机密，未经授权不得泄露给无关人员。二、帐本设置1.会计帐本总分类帐：按照会计科目设置，全面、总括地反映公司经济业务的总括情况，对明细分类帐起统驭作用。明细分类帐：根据总分类帐所属二级或明细科目设置，详细记录各类经济业务的具体情况，如应收账款明细帐、应付账款明细帐、固定资产明细帐等。现金日记帐：由出纳人员根据审核无误的现金收、付款凭证，序时逐笔登记，反映公司现金收支情况。银行存款日记帐：由出纳人员根据审核无误的银行存款收、付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记，反映公司银行存款收支及结存情况。2.辅助帐本固定资产备查帐：对公司固定资产进行详细登记，记录固定资产的购置时间、原值、折旧情况、使用部门、存放地点等信息，便于固定资产的管理和清查。低值易耗品备查帐：登记公司低值易耗品的购入、领用、摊销等情况，加强对低值易耗品的管理和核算。合同备查帐：对公司签订的各类合同进行登记，包括合同名称、签订日期、合同金额、履行情况等，便于跟踪合同执行进度，及时发现和解决合同纠纷。三、帐本启用1.帐本启用表填写在启用新帐本时，应在帐本扉页上填写“帐本启用表”，内容包括帐本名称、帐本编号、启用日期、帐本页数、记帐人员和会计机构负责人（会计主管人员）姓名，并加盖名章和单位公章。如记帐人员或会计机构负责人（会计主管人员）工作调动时，应在“帐本启用表”上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。2.帐页编号总分类帐、明细分类帐应按顺序编号，不得跳页、缺号。活页式帐本应按帐户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的帐页顺序编定页码，另加目录，记明每个帐户的名称和页次。四、帐本登记要求1.依据合法帐本登记应以审核无误的会计凭证为依据，按照会计核算的程序和方法进行登记。会计凭证包括原始凭证和记帐凭证，原始凭证应具备真实性、合法性、完整性等要素，记帐凭证应根据原始凭证编制，确保会计分录正确。2.内容完整帐本登记应填写日期、凭证字号、摘要、金额等栏目，做到内容完整、字迹清晰。摘要应简明扼要，能够准确反映经济业务的内容；金额应与会计凭证一致，不得漏记、重记。3.书写规范帐本登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写帐簿除外）或者铅笔书写。红色墨水只能在结帐划线、改错和冲帐时使用。文字和数字应书写端正、清楚，不得潦草，一般应占格距的二分之一，以便在错误时能够进行更正。4.连续登记各种帐本应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记帐人员签名或者盖章。5.日清月结现金日记帐和银行存款日记帐应每日终了结算出余额，并与库存现金实有数和银行对帐单余额核对相符。其他帐本应每月终了进行结帐，结出本月发生额和月末余额，并编制试算平衡表，检查帐簿记录是否正确。五、帐本更正方法1.划线更正法在结帐前发现帐簿记录有文字或数字错误，而记帐凭证没有错误，采用划线更正法。更正时，应在错误的文字或数字上划一条红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或数字，并由记帐人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。2.红字更正法记帐后发现记帐凭证中应借、应贷会计科目有错误，从而引起帐簿记录错误，应采用红字更正法。更正时，先用红字金额填制一张与原错误记帐凭证内容完全相同的记帐凭证，据以用红字登记入帐，冲销原有错误的帐簿记录；然后再用蓝字填制一张正确的记帐凭证，据以用蓝字登记入帐。记帐后发现记帐凭证和帐簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额，也采用红字更正法。更正时，按多记的金额用红字编制一张与原记帐凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以冲销多记的金额，并据以记帐。3.补充登记法记帐后发现记帐凭证和帐簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额，采用补充登记法。更正时，按少记的金额用蓝字编制一张与原记帐凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以补充少记的金额，并据以记帐。六、帐本核对1.帐证核对核对会计帐簿记录与原始凭证、记帐凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记帐方向是否相符。每月至少进行一次帐证核对，确保帐簿记录与会计凭证相符。2.帐帐核对核对不同会计帐簿之间的帐簿记录是否相符，包括总分类帐各帐户的期末余额与其所属明细分类帐各帐户的期末余额之和是否相符、总分类帐与序时帐的记录是否相符、明细分类帐之间的有关帐户余额是否相符等。每月末进行帐帐核对，编制试算平衡表，检查帐簿记录的准确性。3.帐实核对核对会计帐簿记录与财产等实有数额是否相符，包括现金日记帐帐面余额与现金实际库存数相核对、银行存款日记帐帐面余额定期与银行对帐单相核对、各种财产物资明细帐帐面余额与财产物资的实有数额相核对、各种应收、应付款明细帐帐面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。现金应每日进行帐实核对，银行存款应每月至少与银行对帐单核对一次，财产物资应定期进行清查盘点，确保帐实相符。七、帐本保管1.保管期限会计帐本的保管期限应按照国家有关规定执行，一般情况下，总分类帐、明细分类帐、日记帐等主要帐本保管期限为30年，现金和银行存款日记帐保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年，辅助帐本保管期限为15年。月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。2.保管要求帐本应指定专人负责保管，存放地点应安全、干燥、通风，防止帐本受潮、发霉、虫蛀等。帐本应分类存放，按年份、帐本种类顺序排列，便于查找和查阅。当年形成的会计帐本，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后，应当由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。移交档案部门保管的会计帐本，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。3.查阅和借阅本单位人员因工作需要查阅会计帐本时，应经财务负责人同意，并在指定地点查阅，不得将帐本带出财务部门。外单位人员因特殊原因需要查阅本单位会计帐本时，须经本单位负责人批准，方可查阅；查阅时，应有本单位财务人员在场陪同，不得擅自摘抄、复制帐本内容。会计帐本一般不得外借，如有特殊需要，须经本单位负责人批准，并办理登记手续，限期归还。归还时，应认真检查帐本是否完整无损。八、帐本销毁1.销毁条件保管期满的会计帐本，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.销毁程序由本单位档案部门会同财务会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案部门和财务会计部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部