港口公司合同管理制度

港口公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强港口公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于港口公司及其所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于货物装卸合同、仓储合同、运输合同、租赁合同、工程建设合同、劳务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、流程和重大合同文本。研究决定合同管理中的重大事项，协调解决合同管理中的重大问题。监督检查合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设立：公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。2.职责：制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。参与合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。负责合同纠纷的处理和诉讼案件的管理。组织开展合同管理培训和宣传工作，提高员工的合同管理意识和业务水平。（三）合同承办部门1.职责：负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作。向合同管理部门提交合同文本及相关资料，配合合同管理部门进行合同审核。及时向合同管理部门报告合同履行情况，协助合同管理部门处理合同纠纷。（四）合同审批部门1.根据合同的性质和金额，分别由不同的部门进行审批。2.职责：对合同文本及相关资料进行审核，提出审核意见。对合同的合法性、合规性、合理性进行审查，防范合同风险。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，开展合同前期调研和谈判工作，形成合同草案。2.合同承办部门将合同草案提交合同管理部门进行初审，合同管理部门对合同草案的格式、内容等进行审核，提出修改意见。3.合同承办部门根据合同管理部门的修改意见，对合同草案进行修改完善后，提交合同审批部门进行审批。4.合同审批部门按照审批权限对合同进行审批，审批通过后，合同承办部门与对方签订合同。5.合同签订后，合同承办部门将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行编号、归档管理。（二）合同文本要求1.合同文本应使用公司统一制定的标准文本，如无标准文本，应参照相关法律法规和行业惯例起草。2.合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确，不得有歧义或模糊不清的内容。3.合同文本应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等。4.合同文本应约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（三）合同签订权限1.公司总经理负责签订公司重大合同和对外投资合同。2.公司副总经理根据总经理的授权，负责签订一定金额以下的合同。3.各部门负责人根据部门职责和授权，负责签订本部门业务范围内的合同。4.合同签订金额超过一定限额的，应报合同管理委员会审议通过后签订。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和存在的问题。3.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行内容、付款情况、验收情况等。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议提交合同管理部门进行编号、归档管理。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止的，合同承办部门应及时通知对方，并办理相关终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应将合同履行情况进行总结分析，形成书面报告提交合同管理部门。3.合同管理部门应将合同终止情况进行登记，并对合同档案进行整理归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.合同管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。（二）风险应对措施1.对于市场风险，合同承办部门应加强市场调研和分析，及时调整合同价格和履行期限，降低市场波动对合同履行的影响。2.对于信用风险，合同承办部门应在签订合同前对对方的信用状况进行调查和评估，要求对方提供担保或采取其他信用风险防范措施。3.对于法律风险，合同管理部门应加强对法律法规的学习和研究，确保合同文本的合法性和合规性。在合同履行过程中，如发生法律纠纷，应及时咨询法律顾问，采取合法有效的措施维护公司合法权益。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.及时处理原则：合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大。2.依法处理原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规和政策的规定，依法维护公司合法权益。3.协商解决原则：合同纠纷发生后，应首先通过协商解决，尽量达成双方都能接受的解决方案。（二）纠纷处理流程1.合同承办部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。2.合同管理部门接到报告后，应立即组织相关人员进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.合同管理部门根据纠纷处理方案，与对方进行协商解决。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，申请仲裁或提起诉讼。4.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同管理部门，提供必要的协助和支持。5.合同纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，提出改进措施，完善合同管理制度和流程。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行编号、归档管理。2.合同履行过程中产生的变更协议、补充协议、会议纪要、往来函件等资料，合同承办部门应及时收集整理后提交合同管理部门归档。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间、编号等对合同档案进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、变更协议、补充协议、会议纪要、往来函件、验收报告、付款凭证等资料。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的有关规定进行保管，定期进行检查和清理，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换