测绘公司资料管理制度

测绘公司资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料管理，确保公司资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，提高工作效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在资料的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、使用、传递、销毁等过程中的管理活动。（三）职责分工1.综合管理部负责制定、修订和完善公司资料管理制度，并监督执行。负责公司各类资料的集中统一管理，包括档案资料、文件资料、电子资料等。指导、监督各部门的资料管理工作，定期组织资料管理工作的检查和考核。负责公司资料的借阅、查阅、归还等手续的办理，确保资料的安全和规范使用。负责公司资料的销毁审核和监督工作。2.各部门负责本部门资料的收集、整理、归档和保管工作，确保资料的完整性和准确性。按照公司资料管理制度的要求，定期向综合管理部移交应归档的资料。负责本部门资料的查阅、使用登记和保管工作，严格遵守资料保密规定。配合综合管理部做好公司资料管理的其他相关工作。（四）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.人事档案类：包括员工个人档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。3.财务资料类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、预算决算资料等。4.业务资料类：包括测绘项目合同、技术设计书、测绘成果报告、测量数据、图纸、文档等。5.设备资料类：包括设备采购合同、设备清单、设备说明书、设备维护记录、设备维修档案等。6.其他资料类：包括公司荣誉证书、资质证书、会议纪要、活动记录、对外宣传资料等。二、资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.资料收集应遵循真实性、准确性、完整性的原则，不得遗漏重要信息。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时签收、登记，并按照要求进行处理。（二）整理要求1.收集到的资料应按照分类标准进行初步分类，确保资料的条理清晰。2.对资料进行编号、编目，建立资料索引，便于查找和管理。3.资料应保持整洁、完好，对于破损、褪色的资料应及时进行修复或复制。4.电子资料应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，确保电子资料的存储安全和便于检索。三、资料的归档（一）归档范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，均应归档。2.按照国家法律法规和行业标准要求必须归档的资料。（二）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度应归档的资料整理完毕，并移交综合管理部归档。2.对于测绘项目资料，应在项目结束后[X]个工作日内完成归档工作。（三）归档流程1.各部门资料管理人员将整理好的资料编制《资料归档清单》，一式两份，一份随资料移交综合管理部，一份留存本部门备查。2.综合管理部档案管理人员对移交的资料进行核对、清点，确认无误后在《资料归档清单》上签字，并办理交接手续。3.综合管理部档案管理人员按照档案管理的要求对归档资料进行分类、编号、装订、上架等整理工作，建立档案目录和索引。四、资料的保管（一）保管方式1.综合管理部设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保资料的安全保管。2.对于电子资料，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点，同时建立电子资料的存储目录和索引，便于查询和管理。（二）保管期限1.公司资料的保管期限根据国家法律法规、行业标准和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的资料：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、公司营业执照、税务登记证、资质证书等重要文件。长期保管的资料：保管期限为[X]年，包括公司年度工作计划、总结、财务报表、审计报告、测绘项目成果报告等。短期保管的资料：保管期限为[X]年，包括一般性的文件、通知、报告、记录等。2.资料保管期限届满后，由综合管理部提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。（三）保管要求1.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案室，不得查阅、复制、摘抄、传播档案内容。4.对于重要资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保资料的安全保密。五、资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.公司外部人员因工作需要查阅公司资料的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《资料查阅申请表》，经公司领导签字同意后，由综合管理部安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.涉及公司机密资料的查阅，应按照公司保密制度的规定，履行严格的审批手续。（二）查阅流程1.查阅人填写《资料查阅申请表》，提交所在部门负责人审核签字。2.将《资料查阅申请表》提交综合管理部档案管理人员。3.档案管理人员根据查阅权限进行审批，同意查阅的，在《资料查阅申请表》上签字，并安排查阅地点和时间。4.查阅人在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。5.查阅完毕后，查阅人应在《资料查阅登记表》上签字确认，档案管理人员将资料归还至原保管位置。（三）使用要求1.查阅人如需复印、复制资料，应事先征得档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.复印、复制的资料应注明用途，不得用于与工作无关的目的。3.查阅人不得擅自将查阅的资料带出档案室，如有特殊需要，应经综合管理部负责人批准，并办理借阅手续。六、资料的传递与交接（一）传递要求1.公司内部资料传递应采用专人送达、邮寄、电子邮件等方式，确保资料传递的安全、及时、准确。2.传递重要资料时，应采用挂号信、特快专递等方式，并要求收件人签收确认。3.对于电子资料的传递，应采用加密传输的方式，确保资料的保密性。（二）交接手续1.资料传递过程中，交接双方应认真核对资料的名称、数量、内容等，确认无误后办理交接手续。2.交接手续应采用书面形式，填写《资料交接清单》，一式两份，交接双方各执一份，以备查考。3.对于重要资料的交接，应安排专人负责监督，确保交接过程的规范、安全。七、资料的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的资料。2.因工作失误、重复制作等原因形成的多余资料。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等不宜留存的资料。（二）销毁流程1.综合管理部档案管理人员定期对保管期限届满的资料进行清理，提出销毁意见，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《资料销毁申请表》经综合管理部负责人审核签字后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，由综合管理部安排专人负责销毁工作，并填写《资料销毁记录》，注明销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.资料销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保资料无法恢复。5.销毁过程中应安排专人监督，防止资料丢失或泄露。八、资料管理的监督与考核（一）监督检查1.综合管理部定期对各部门的资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅、使用、传递、销毁等环节。2.监督检查可采用现场检查、资料抽查、问卷调查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司将资料管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对资料管理工作成绩突