测绘公司档案管理制度

测绘公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强测绘公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于测绘公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容应真实、准确、可靠，如实反映公司各项工作的实际情况。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部1.负责制定、完善和组织实施公司档案管理制度。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.指导、监督各部门档案工作，组织档案业务培训。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和统计等工作。5.做好档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理制度的要求，定期向综合管理部移交本部门档案。3.协助综合管理部做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理流程。2.负责档案的具体整理、保管、利用等工作，确保档案的安全和完整。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括公司红头文件、各类会议文件、工作计划与总结、请示与批复、通知等。2.科技档案：涉及测绘项目的技术设计书、技术总结、测绘成果资料、仪器设备档案等。3.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、培训、奖惩、工资等档案材料。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.业务档案：与客户签订的合同、协议，业务洽谈记录等。6.其他档案：如照片档案、声像档案、实物档案等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度+保管期限+顺序号的方式，如2023年永久001号。2.科技档案编号：按照项目编号+档案分类代码+顺序号编写，如CH001JS01001，其中CH001为项目编号，JS为技术类档案代码，001为顺序号。3.人事档案编号：以员工工号为唯一标识。4.财务档案编号：按照会计年度+档案类别+顺序号编制，如2023NZ01001，NZ为账簿类档案代码。5.业务档案编号：根据业务类型+年份+顺序号确定，如YW0012023001。6.其他档案编号：根据档案性质和特点另行制定编号规则。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全。2.对于重要文件、会议纪要等，应在形成后立即进行收集，并确保原件的完整性。3.涉及多个部门的项目档案，由项目负责人组织相关部门共同收集。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编目，填写文件标题、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除文件材料上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复。4.按照排列顺序，将文件材料装订成册或装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、名称等信息。五、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档。3.人事档案应在员工离职后一个月内整理归档。4.财务档案应按照会计档案管理规定的时间进行归档。5.业务档案应在业务结束后及时归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应将整理好的档案按时移交综合管理部。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.归档的档案应符合整理和编目的要求，确保质量。六、档案的保管（一）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）。2.科技档案中的测绘成果资料等重要档案应永久保存，其他技术档案根据实际情况确定保管期限。3.人事档案、财务档案的保管期限按照国家相关规定执行。（二）保管设施1.综合管理部应设置专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色等有问题的档案应及时进行修复或复制。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处理，提出存毁意见，报公司领导批准后实施。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部查阅。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司领导批准后，由综合管理部指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅内容、目的和期限。2.申请表经审批后，查阅人到综合管理部办理查阅登记手续。3.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在现场进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。5.查阅结束后，查阅人应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司保密制度的规定，不得泄露公司机密。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并加盖档案利用专用章。3.因特殊情况需要将档案带出公司查阅的，须经公司领导批准，并办理相关手续，限期归还。八、档案的统计与鉴定（一）统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映公司档案管理工作的情况。（二）鉴定1.综合管理部应定期组织档案鉴定工作领导小组，对保管期满的档案进行鉴定。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行，提出存毁意见。3.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。九、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，保守档案机密。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、限制查阅权限等措施。3.严禁在非保密场所谈论、传播档案内容。（二）安全1.加强档案库房的安全管理