档案保管安全管理制度

档案保管安全管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的科学管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关档案管理的法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案保管工作中的行为规范。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括但不限于行政管理档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案保管职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案保管安全管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁，温度、湿度符合要求。5.对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作进行监督检查。6.组织开展档案信息化建设，实现档案信息的数字化管理和共享。7.按照规定向有关部门移交档案，并办理相关手续。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.指导和督促本部门员工做好日常文件材料的收集和积累工作，确保档案的齐全完整。3.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作。4.负责本部门档案的查询、借阅等利用工作，并做好登记和归还手续。5.对本部门档案的安全保管负责，发现问题及时向档案管理部门报告。（三）档案形成人员职责1.负责各自工作中形成的文件材料的及时收集、整理，并按照档案管理要求进行移交。2.确保所形成文件材料的真实性、完整性和准确性。3.遵守档案保管安全管理制度，不得擅自销毁或丢失档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、验资报告、股东会决议等。2.公司各项管理制度、规定、通知、通报等文件。3.公司各类会议记录、纪要、决议等材料。4.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、考核评价、工资福利等材料。5.公司财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司业务合同、协议、客户资料、市场调研等业务档案。7.公司工程建设、设备采购、技术研发等项目档案。8.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等荣誉档案。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和员工应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交兼职档案员。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，符合档案整理要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无原件，可收集复印件，但应注明出处，并加盖相关部门印章。（三）整理方法1.分类：根据档案的形成领域、内容性质等，将档案分为行政管理档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别，并在各类别下进一步细分二级类目。2.编号：为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应科学、规范，便于管理和查询。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊后，按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、档号等项目，并按照目录顺序将档案装入档案盒。四、档案保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况进行鉴定。2.从维护公司历史真实面貌和长远利益出发，全面、客观地判定档案的保存价值。3.充分考虑档案的现实利用需求和潜在利用价值。（三）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成。2.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定表。3.档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，集体讨论确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。4.经公司主管领导批准后，按照规定程序进行档案销毁或继续保存。五、档案库房管理（一）库房选址与建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、防火防盗的地点。2.库房建设应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。（二）库房环境要求1.温度：库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.通风：库房应安装通风设备，定期进行通风换气，保持空气清新。3.照明：库房应采用无紫外线的照明设备，避免档案因光照而受损。4.防火：库房内应配备消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。5.防盗：库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。6.防虫、防鼠：库房内应放置防虫、防鼠药品，定期检查档案，防止虫害、鼠害。（三）档案存放1.档案应按照类别、保管期限、年度等顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对珍贵、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。六、档案借阅与利用（一）借阅范围公司内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。涉及公司机密的档案，须经公司主管领导批准后方可借阅。（二）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并填写档案借阅登记册。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.涉及公司机密的档案借阅期限不得超过[X]个工作日，确需继续使用的，须重新办理审批手续。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损、拆卷等。2.借阅人不得擅自将档案转借他人或带出公司。如需带出公司，须经档案管理部门负责人批准，并严格履行登记和归还手续。3.借阅人应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因，办理续借手续。（五）档案利用1.公司员工可根据工作需要，在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅时应遵守档案管理部门的规定，保持安静，不得损坏档案。2.档案管理部门应积极为公司各项工作提供档案利用服务，根据查阅人的需求，及时准确地提供档案信息。3.如需复印、复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和收费。复印、复制的档案应与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。七、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，报送公司主管领导和相关部门，并做好统计资料的归档工作。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）档案移交1.公司因机构调整、重组等原因，需要对档案进行移交时，应按照国家有关规定和公司档案管理要求，办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，详细注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。3.档案移交后，接收单位应按照本制度的要求，对档案进行妥善保管和利用。八、档案安全保密（一）保密措施1.档案管理部门应制定档案保密制度，明确保密责任，加强对档案工作人员的保密教育。2.档案库房应设置专门的保密区域，对涉及公司机密的档案进行单独存放，并采取加密存储、访问控制等技术手段进行保护。3.档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，未经批准不得私自查阅、复制、传播档案信息。4.对档案的查阅、借阅、利用等情况进行详细登记，发现异常情况及时报告并采取措施。（二）保密范围1.公司尚未公开的重大决策、发展战略、经营计划等信息。2.公司的商业秘密，如客户资料、技术秘密、财务数据等。3.公司员工的个人隐私信息，如身份证号码、工资收入等。4.其他涉及公司机密的档案信息。（三）保密责任追究1.对违反档案安全保密制度，泄露档案信息的单位和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处分。2.构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.因泄露档案信息给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有纸质档案、电子档案等进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统开发：根据公司档案管理需求，开发档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅利用、统计分析等功能。3.数据安全保障：采取数据备份、加密存储、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全与完整。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保系统的正常运行和数据的安全。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技