项目部印章管理制度

项目部印章管理制度一、总则1.目的为加强项目部印章的管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各项目部所使用的各类印章，包括但不限于项目公章、合同专用章、财务专用章等。3.印章管理原则印章管理遵循“明确责任、严格审批、规范使用、妥善保管”的原则，确保印章使用安全、准确、合法。二、印章的种类及用途1.项目公章用于项目部对外的正式文件、函件、报告等的签署；与项目相关的合同、协议等的签订；以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章专门用于签订各类项目合同，具有合同签订的法律效力。3.财务专用章用于项目部的财务收支、费用报销、资金结算等财务相关业务的印章。4.其他专用章根据项目实际需要，经公司批准刻制的用于特定业务的专用章，如技术专用章、资料专用章等，其用途由项目部根据实际情况确定，但必须在公司规定的范围内使用。三、印章的刻制与启用1.印章刻制项目部因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经项目经理签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，行政管理部门应及时将印章移交项目部，并办理交接手续。2.印章启用新印章启用前，项目部应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等内容，并附上印章印模。经项目经理签字确认后，报公司行政管理部门备案。行政管理部门备案后，项目部方可正式启用印章。印章启用后，应及时将启用情况通知相关部门和人员。四、印章的保管1.保管人员项目部应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境干燥、通风、防火、防盗。严禁将印章随意放置或交与他人代管，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过项目经理批准，并办理书面委托手续。保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告项目经理，并采取相应的措施。3.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，并由交接双方和监交人签字确认。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并协助新保管人员办理印章使用的相关手续。五、印章的使用1.使用流程用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关负责人签字审批。审批通过后，用印人将《印章使用申请表》连同用印文件一并提交给印章保管人员。印章保管人员对用印文件进行审核，确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印事项、用印人、批准人等信息。2.审批权限项目公章的使用：一般文件、函件等的签署，由项目经理审批。合同、协议等重要文件的签订，需经公司相关部门审核，并报公司分管领导审批。合同专用章的使用：所有合同的签订，必须经公司合同管理部门审核，并报公司分管领导审批。财务专用章的使用：日常财务收支、费用报销等业务，由项目部财务负责人审批。涉及金额较大的资金结算等重要财务事项，需经公司财务部门审核，并报公司分管领导审批。其他专用章的使用：根据专用章的用途和项目实际情况，由项目部相关负责人审批。3.使用限制严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。未经批准，不得擅自将印章带出项目部使用。如因工作需要确需带出项目部，必须经过项目经理批准，并办理书面借用手续，注明借用期限、用途等信息。使用完毕后，应及时归还印章，并在《印章使用登记表》上注明归还情况。印章使用应严格按照规定的用途和范围进行，不得超越权限使用印章。六、印章的停用与销毁1.停用条件因项目结束、机构调整、印章损坏等原因，项目部印章需要停用的，应填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经项目经理签字确认后，报公司行政管理部门备案。2.停用处理印章停用后，保管人员应立即将印章封存，并妥善保管。同时，应通知相关部门和人员停止使用该印章。3.销毁程序对于需要销毁的印章，项目部应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并附上印章印模。经项目经理签字确认后，报公司行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，指定专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。销毁完成后，应将《印章销毁申请表》及销毁记录存档保存。七、监督与检查1.监督部门公司行政管理部门负责对项目部印章管理制度的执行情况进行监督检查。2.检查内容定期检查项目部印章的保管情况，包括存放环境、保管人员职责履行等情况。不定期抽查印章的使用情况，包括用印流程是否规范、审批手续是否齐全、用印文件是否符合规定等情况。检查项目部印章停用与销毁情况，包括停用申请、销毁程序是否合规等情况。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、责令改正、经济处