雁塔区档案管理制度

雁塔区档案管理制度总则目的为加强雁塔区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。适用范围本制度适用于雁塔区各部门、各单位在工作中形成的各类档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映工作实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作提供便捷服务。档案管理机构及职责档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导。档案管理人员职责1.档案收集：负责接收各部门移交的档案，确保档案齐全完整。2.档案整理：按照档案管理的规范要求，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案保管：妥善保管档案，确保档案的安全，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报相关数据。6.档案利用：负责为各部门和人员提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。7.档案信息化建设：推进档案管理信息化，建立档案信息数据库，提高档案管理效率和服务水平。档案的收集与整理档案收集范围1.文书档案：包括各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.业务档案：如项目档案、合同档案、财务档案、人事档案等。3.科技档案：涉及工程建设、科研项目等方面的档案。4.声像档案：照片、录音、录像等资料。5.电子档案：以电子形式存在的各类文件和资料。档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。3.电子档案应与纸质档案同步收集，确保电子数据的真实性和完整性。档案整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：对档案进行详细的编目，包括档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。档案的保管档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房内要配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对电子档案要进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。档案保密措施1.严格限制档案管理人员以外的人员进入档案库房，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准。2.对涉及机密的档案，要严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施。3.档案管理人员要严格遵守保密纪律，不得泄露档案信息。档案的鉴定与销毁档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期。档案销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括档案的题名、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由档案管理人员和监销人员签字确认。档案的利用利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.优先满足本部门工作需要，同时为其他部门提供必要的服务。利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，查阅者应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应按时归还档案，如有特殊情况需要延期，须办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复制件，但复制件应加盖档案管理部门的印章，注明出处。利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息，以便统计和查询。档案信息化管理信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理的效率和服务水平，为工作提供便捷的信息支持。信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息管理系统的正常运行。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强档案信息安全管理，采取加密、备份等措施，防止档案信息泄露和丢失。档案统计与移交档案统计1.档案管理部门应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠，为档案管理决策提供依据。档案移交1.各部门因机构调整、人员变动等原因，需要移交档案的，应按照档案管理规定，办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字