大学继续教育档案管理制度​

大学继续教育档案管理制度​

一、总则1.为加强大学继续教育档案管理，有效地保护和利用档案，提高继续教育管理水平与教学质量，依据国家有关档案管理的法律法规以及学校相关规定，结合大学继续教育实际情况，特制定本制度。2.继续教育档案是大学在开展继续教育活动过程中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是衡量继续教育工作水平的重要标志。3.继续教育档案管理工作遵循集中统一管理、完整准确、便于利用的原则，确保档案资料的真实性、完整性和系统性。二、管理体制与职责1.学校层面-学校设立专门的档案管理机构，对全校继续教育档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理机构配备专业档案管理人员，负责全校继续教育档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。-学校将继续教育档案工作纳入整体发展规划，保障档案工作所需的经费、设备和场地等条件，推动档案管理工作的信息化建设。2.继续教育学院层面-继续教育学院作为大学继续教育工作的具体实施部门，应明确一名领导分管档案工作，并指定专人负责本学院继续教育档案的收集、整理和初步审核工作。-继续教育学院档案管理人员要按照学校档案管理机构的要求，定期将整理好的档案移交至学校档案管理部门，并做好交接记录。-在日常工作中，继续教育学院应积极配合学校档案管理机构开展档案检查、评估等工作，确保档案管理工作的规范有序。3.各教学站点（合作单位）层面-各教学站点（合作单位）应指定专人负责本站点（单位）继续教育档案的收集、整理和保管工作，并接受学校继续教育学院和档案管理机构的业务指导和监督检查。-教学站点（合作单位）要按照学校要求，及时将学生档案材料、教学管理文件等相关资料整理归档，并定期向继续教育学院报送档案管理情况。-对于涉及学生毕业、结业等重要环节，教学站点（合作单位）应确保档案材料的完整性和准确性，配合学校做好档案的审核与转递工作。三、档案收集范围1.综合管理类-国家、地方及学校有关继续教育的政策法规、规章制度、发展规划、年度工作计划与总结等文件材料。-继续教育学院的会议记录、纪要，领导讲话，内部管理文件，各类统计报表等。-继续教育学院与校外单位签订的合作办学协议、合同等文件。2.招生工作类-继续教育招生计划、招生简章、宣传资料等。-考生报名材料，包括报名登记表、身份证复印件、学历证明材料、考试成绩等。-招生录取审批表、录取名单、调档函等相关材料。3.教学管理类-各专业教学计划、教学大纲、课程设置方案等。-教师教学任务书、教案、教学课件、教学质量评估材料等。-学生成绩册、考试试卷、补考重修记录、毕业实习报告、毕业论文（设计）等。-教学改革项目申报书、结题报告、教学成果奖申报材料等。4.学生管理类-学生学籍档案，包括学籍登记表、转学转专业审批表、休学复学退学审批表等。-学生奖惩材料，如奖励证书复印件、违纪处分决定等。-学生党团组织关系材料，入党入团申请书、思想汇报、组织审批材料等。5.师资队伍建设类-继续教育教师基本信息登记表、学历学位证书复印件、职称证书复印件等。-教师培训计划、培训总结、培训证书等相关材料。-教师教学考核评价材料，包括教学质量评价结果、教学优秀奖申报材料等。6.教材管理类-教材选用计划、教材征订与发放记录。-自编教材的编写大纲、编写过程材料、教材样书等。-教材质量评估材料，包括学生对教材的反馈意见、教材使用效果分析等。7.对外交流与社会服务类-继续教育学院开展的国际交流合作项目相关材料，如合作意向书、协议文本、交流活动记录等。-社会培训项目的策划方案、培训合同、培训学员名单及考核成绩等。-学院获得的各类社会荣誉证书、奖牌等相关证明材料。四、档案整理与归档1.整理要求-档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。-按照档案类别进行分类，每一类档案再根据时间顺序、重要程度等进行排列编号。-对每份文件材料进行编目，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、保管期限等项目，确保编目信息准确完整。-对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，以保证档案的可读性和完整性。2.归档时间-综合管理类、师资队伍建设类、教材管理类等档案应在每年年底前完成整理归档，移交学校档案管理部门。-招生工作类档案在招生工作结束后一个月内完成整理归档；教学管理类档案在每学期末教学工作结束后，由任课教师和教学管理人员及时整理，交继续教育学院汇总后，于下学期开学后一个月内归档。-学生管理类档案随学生在校期间的学籍变动、奖惩情况等及时整理归档；学生毕业时，其个人档案应在毕业手续办理完毕后一周内整理完成，并按照规定进行转递或留校保管。-对外交流与社会服务类档案在相关活动结束后一个月内完成整理归档。3.归档手续-档案移交时，移交人应填写档案移交清单，详细列出移交档案的类别、数量、起止时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。-学校档案管理部门对接收的档案进行审核，如发现档案不完整、整理不规范等问题，应及时通知移交部门进行补充或整改。五、档案保管与保护1.保管条件-学校档案管理机构应设置专门的库房用于保管继续教育档案，库房要保持清洁、通风、干燥，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。-配备档案装具，如档案柜、档案架等，对档案进行分类存放，便于查找和管理。-采用信息化手段对档案进行管理，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和检索利用。2.定期检查-档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等情况。-对检查情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、发现的问题及处理措施等，形成检查报告存档。3.档案鉴定与销毁-学校档案管理机构应根据国家有关规定和学校实际情况，定期对继续教育档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对保管期限已满且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。-档案鉴定工作由档案管理机构牵头，会同继续教育学院及相关部门组成鉴定小组，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。-对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经学校主管领导批准后，在指定地点由专人负责监督销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应长期保存，以备查考。六、档案利用与保密1.利用制度-学校师生因教学、科研、管理等工作需要查阅继续教育档案，应填写档案查阅申请表，说明查阅目的、档案类别、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。-校外单位或个人查阅继续教育档案，需持单位介绍信及查阅人有效身份证件，经继续教育学院和学校档案管理机构负责人审批同意后，方可查阅。-档案一般不允许外借，如有特殊情况确需外借，需经学校主管领导批准，并办理借阅登记手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人必须妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。-档案管理人员应按照规定为查阅、借阅人员提供服务，协助查找所需档案，并做好利用记录，包括查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）时间、档案内容等信息。2.保密要求-继续教育档案涉及学校的教学、管理、学生个人隐私等重要信息，档案管理人员和利用人员必须严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，保守档案机密。-档案管理人员不得擅自将档案内容泄露给无关人员，对涉及机密的档案应采取加密存储、限制访问等安全措施。-利用人员在查阅、借阅档案过程中，不得擅自摘