大学心理健康教育档案管理制度​

大学心理健康教育档案管理制度​

一、总则1.为了加强大学心理健康教育工作的规范化、科学化管理，全面、准确地掌握学生心理健康状况，提高心理健康教育工作的针对性和实效性，特制定本档案管理制度。2.心理健康教育档案是学生心理健康状况的重要记录，是开展心理健康教育和心理咨询工作的重要依据，应妥善管理和有效利用。3.本制度适用于大学内所有涉及心理健康教育档案管理的部门和人员。二、档案管理职责分工1.心理健康教育中心-负责制定和完善心理健康教育档案管理制度，并监督执行。-统筹全校心理健康教育档案的建设、管理和维护工作。-对档案管理人员进行业务培训和指导。-负责组织对学生心理健康测评数据的收集、整理和分析，并将相关结果录入档案。-协调各学院及相关部门，确保档案信息的全面性和准确性。2.学院-安排专人负责本学院学生心理健康教育档案的日常管理工作，配合心理健康教育中心完成档案的各项管理任务。-及时收集、整理和上报本学院学生有关心理健康方面的动态信息，如学生心理危机事件处理情况等，协助完善学生心理健康档案。-依据心理健康教育中心提供的档案信息，有针对性地开展本学院学生心理健康教育工作。3.其他相关部门（如学生工作处、教务处等）-配合心理健康教育中心提供与学生心理健康教育档案相关的必要信息，如学生基本信息、学业成绩、奖惩情况等。-在各自工作范围内，依据档案信息协同做好学生心理健康教育工作。三、档案内容1.学生基本信息-姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。-所在学院、专业、年级、班级。-家庭住址、联系电话、家庭成员信息（包括父母姓名、职业、联系方式等）。2.心理健康测评结果-入学时进行的心理健康普查结果，如症状自评量表（SCL-90）、大学生心理健康普查问卷等测评工具的得分及分析报告。-后续根据需要进行的专项心理健康测评结果，如抑郁自评量表（SDS）、焦虑自评量表（SAS）等。3.心理咨询记录-学生接受个体心理咨询的预约登记表，包括预约时间、咨询主题等。-每次心理咨询的详细记录，如咨询日期、咨询师姓名、咨询过程记录（包括学生主要问题描述、咨询师分析、采取的咨询方法及建议等）。-团体心理咨询参与记录，包括团体咨询名称、参与时间、团体咨询反馈等。4.心理危机干预记录-学生心理危机事件的报告表，包括事件发生时间、地点、简要情况等。-心理危机干预过程记录，如干预措施、参与人员、学生状态变化等。-危机事件处理结果及跟踪记录。5.心理健康教育活动参与记录-学生参加心理健康讲座、工作坊、培训等活动的记录，包括活动名称、时间、活动表现等。-学生参与心理健康社团活动的情况记录，如社团职务、参与社团组织活动情况等。6.学业及生活重大事件记录-学生的学业成绩波动情况、挂科记录等。-获得的奖学金、荣誉称号等情况。-生活中遭遇的重大变故，如亲人离世、家庭重大变故、意外伤害等事件记录。四、档案建立与收集1.新生入学阶段-心理健康教育中心组织新生进行心理健康普查，各学院协助做好宣传、组织工作，确保学生按时、如实完成测评。-心理健康教育中心负责收集、整理测评数据，形成初步的心理健康测评报告，并录入学生心理健康档案系统。-各学院同时收集新生基本信息，按照要求统一提交给心理健康教育中心，由其进行整合录入档案。2.日常管理阶段-学生在心理咨询室接受个体或团体心理咨询后，咨询师应及时、准确地填写咨询记录，并在规定时间内提交给心理健康教育中心，由专人负责录入档案。-各学院负责收集本学院学生心理健康教育活动参与情况、学业及生活重大事件信息等，定期（每月或每季度）上报给心理健康教育中心，补充到学生心理健康档案中。-一旦发生学生心理危机事件，相关部门和学院应立即启动危机干预程序，并及时将危机事件报告表及干预过程记录提交给心理健康教育中心，以便完善档案记录。五、档案保管与保密1.保管要求-心理健康教育中心设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全保存。-档案应按照年级、学院等分类进行存放，便于查找和管理。同时建立电子档案备份，定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失。-档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。2.保密措施-心理健康教育档案属于学生个人隐私信息，严格遵循保密原则。档案管理人员、心理咨询师等接触档案信息的人员必须签订保密协议，明确保密责任。-档案信息的查阅、使用须经过严格的审批程序。因工作需要查阅档案的人员，需填写《心理健康教育档案查阅申请表》，经心理健康教育中心负责人审批同意后，在档案管理人员的监督下进行查阅，且查阅人员不得擅自复制、传播档案信息。-对涉及学生心理健康问题的敏感信息，在对外交流、研究等活动中，必须进行匿名化处理，确保学生个人信息不被泄露。六、档案使用与共享1.内部使用-心理健康教育中心的专业人员可根据工作需要，依据档案信息对学生心理健康状况进行分析研究，为心理健康教育工作的开展提供科学依据，如制定个性化的心理健康辅导计划等。-学院辅导员可在获得审批后查阅本学院学生的心理健康档案，了解学生心理健康状况，有针对性地开展思想政治教育和日常管理工作，促进学生的全面发展。-学校其他相关部门（如学生工作处、教务处等）在涉及学生心理健康问题处理时，可按照规定程序申请查阅相关学生档案信息，以便协同做好学生工作。2.对外共享-原则上心理健康教育档案不对外共享。如因特殊情况（如上级主管部门检查、科研合作等）需要对外提供部分档案信息时，必须经过学校主管领导审批同意，并对提供的信息进行严格的脱敏处理，确保学生个人隐私得到保护。-与校外专业机构（如心理咨询公司、科研单位等）开展合作时，如需共享档案数据，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息的安全。七、档案销毁1.学生毕业或离校后，心理健康教育档案应继续保留一定期限（一般为[X]年），以备后续可能的查询和研究需要。2.超过保留期限的档案，由心理健康教育中心制定档案销毁计划，报学校主管领导审批。3.档案销毁应采取合适的方式，如粉碎、电子数据擦除等，确保档案信息无法恢复。同时，应做好销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，以备审计和查询。八、监督与评估1.学校定期对心理健康教育档案管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、使用、保密等各个环节。2.心理健康教育中心每年对档案管理工作进行自我评估，总结经验教训，不断完善档案管理制度和工作流程。评估结果应向学校主管领导汇报，并反馈给相关部门和学院。3.对于在心理健康教育档案管理工作中表现突出的部