大学安全保卫档案管理制度​

大学安全保卫档案管理制度​

大学安全保卫档案管理制度一、总则1.目的：为加强大学安全保卫档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，有效服务于学校安全保卫工作的决策、管理与研究，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于大学内涉及安全保卫工作所产生和使用的各类档案资料的管理。3.管理原则：遵循集中统一管理、分类科学、便于利用、安全保密的原则。二、管理职责1.安全保卫部门-负责制定和完善安全保卫档案管理的具体操作流程与规范。-组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。-对档案管理人员进行业务培训和指导。2.档案管理人员-按照规定及时收集、整理各类安全保卫档案资料。-对档案进行科学分类、编号、编目、装订等工作，确保档案质量。-负责档案的保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案的安全。-按照规定为学校相关部门和人员提供档案查阅、借阅服务。三、档案收集范围1.安全保卫工作规划、计划、总结：包括年度、季度、月度工作计划与总结，以及中长期安全保卫工作规划。2.安全管理制度文件：涵盖学校制定的各类安全保卫管理制度、规定、办法等，如门禁制度、巡逻制度、消防安全制度等。3.人员信息档案-安保人员基本信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、入职时间、培训记录等。-重点人员信息，如因违法违纪或存在安全隐患被关注的师生员工信息。4.安全检查记录-日常安全检查记录，包括教学楼、图书馆、实验室、学生宿舍等场所的安全检查情况。-专项安全检查记录，如消防安全专项检查、治安防范专项检查等。-安全隐患排查与整改记录，包括隐患发现时间、地点、内容、整改措施、整改责任人、整改期限及整改结果等。5.案件与事故档案-校内发生的各类治安案件、刑事案件的报案记录、调查处理过程、处理结果等资料。-安全事故档案，包括事故发生的时间、地点、经过、原因分析、责任认定、处理结果及防范措施等。6.应急处置资料-应急预案，如火灾应急预案、地震应急预案、反恐应急预案等。-应急演练资料，包括演练计划、方案、实施过程记录、总结评估等。-突发事件应急处置记录，包括事件发生时的应急响应情况、处置措施及后续恢复情况等。7.安全宣传教育资料-安全宣传教育活动计划、方案、总结。-宣传资料，如安全知识手册、海报、宣传单页等。-培训记录，包括培训时间、地点、内容、培训师、参加人员名单等。8.外来人员与车辆管理档案-外来人员登记信息，包括姓名、单位、来访事由、进出时间等。-外来车辆登记信息，包括车牌号、车主信息、进出时间、停放地点等。四、档案整理与归档1.整理要求-档案管理人员应按照档案的来源、形成时间、内容等进行分类整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。-对档案资料进行核对，确保其真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料应及时补充或修正。-去除档案资料中的金属物，对破损、褪色的资料进行修复或复制。2.归档时间-一般性文件、资料应在形成后的一周内归档。-重要活动、专项工作结束后，相关档案资料应在一个月内完成归档。-案件与事故处理完毕后，应及时将所有相关资料整理归档。3.归档流程-档案管理人员对收集到的档案资料进行初步审核和整理。-按照分类标准对档案进行分类编号，编制档案目录。-将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。-将档案盒按照一定顺序存放于档案库房，并建立电子档案台账，记录档案的入库时间、存放位置等信息。五、档案保管1.档案库房要求-档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。-配备防火、防潮、防虫、防盗、防光等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、遮光窗帘等。-定期对档案库房进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。2.档案保管期限-安全保卫工作规划、计划、总结，重要安全管理制度文件等长期保存。-人员信息档案、安全检查记录、安全宣传教育资料等保存期限为5年。-案件与事故档案、应急处置资料等根据案件和事件的性质与重要程度确定保存期限，一般不少于10年。-外来人员与车辆管理档案保存期限为1年。3.档案销毁-对超过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁申请，经安全保卫部门负责人审核，报学校主管领导批准后进行销毁。-档案销毁应采用合适的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息不被泄露。-销毁档案时应进行登记，记录档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，登记册应留存备查。六、档案利用1.查阅服务-学校内部部门和人员因工作需要查阅安全保卫档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。-档案管理人员应按照申请内容提供相应档案资料，并监督查阅过程，确保档案资料的安全。查阅人员不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。-校外单位或人员查阅档案，需持单位介绍信和相关证明材料，经学校安全保卫部门负责人和主管领导批准后，方可办理查阅手续。2.借阅服务-学校内部人员因特殊工作需要借阅安全保卫档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和安全保卫部门负责人签字同意后，方可借阅。-档案借阅期限一般不超过一周，如需延长借阅时间，应办理续借手续。-借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。七、档案信息化管理1.建立电子档案管理系统：利用信息化技术，建立安全保卫电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.电子档案录入与维护：档案管理人员应及时将纸质档案资料转化为电子档案，并录入电子档案管理系统。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。3.信息安全保障：采取安全防护措施，如设置访问权限、加密存储、防火墙等，防止电子档案信息被非法获取、篡改或泄露。八、监督与考核1.监督检查：安全保卫部门定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节是否符合制度要求。2.考核评价：将档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对