大学国际合作档案管理制度​

大学国际合作档案管理制度​

一、总则1.目的：为加强大学国际合作档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，服务学校国际合作与交流工作，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于大学内涉及国际合作与交流活动所形成的各类档案的管理。包括但不限于与国外高校、科研机构、企业等开展的合作协议、学术交流、学生交换、教师互访、科研合作项目等活动中产生的文件、资料、记录等。3.管理原则：国际合作档案管理遵循集中统一、完整系统、安全保密、便于利用的原则，确保档案的真实性、完整性和有效性。二、管理职责1.学校档案管理部门-负责制定和完善国际合作档案管理制度，并监督执行。-统筹规划全校国际合作档案的管理工作，对各部门档案管理工作进行业务指导、监督和检查。-负责接收、整理、保管、鉴定、统计和销毁全校具有保存价值的国际合作档案。-负责开发利用国际合作档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案服务。2.各相关部门-明确一名负责人分管本部门国际合作档案工作，并指定专人负责具体档案管理工作。-负责本部门国际合作活动中形成档案的收集、整理、分类、编号、编目等工作，并按照规定及时向学校档案管理部门移交。-配合学校档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集1.收集范围-合作协议类：与国外机构签订的合作备忘录、合作协议、意向书等文件。-交流活动类：国际学术会议、研讨会、讲座等活动的通知、议程、论文集、参会人员名单、照片、录像等资料；师生出国（境）访问、交流、培训、进修等活动的审批表、行程安排、总结报告、成果材料等。-学生交换类：学生交换项目的协议、选拔通知、学生名单、成绩单、结业证书等相关材料。-科研合作类：科研合作项目申请书、任务书、研究报告、成果鉴定材料、知识产权归属协议等。-其他类：国外机构或个人捐赠的物品清单、证书、信件等相关资料；在国际合作中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片、文字说明等。2.收集要求-各部门应明确档案收集责任人，确保国际合作活动产生的各类文件材料及时收集，做到应收尽收。-收集的档案应内容完整、准确，签字盖章手续完备。文件材料应为原件，特殊情况需收集复印件的，应注明原件存放地点，并加盖提供部门公章。-电子文件应与纸质文件同步收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应存储在规定的存储介质上，并按照统一的命名规则进行命名。四、档案整理1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法-分类：按照档案的形成年度、来源、内容等因素进行分类，可分为合作协议类、交流活动类、学生交换类、科研合作类等一级类目，在一级类目下根据实际情况设置二级、三级类目。-编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。-编目：编制档案目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。电子档案应建立相应的数据库，实现信息化管理。-装订：对纸质档案进行装订，要求整齐、牢固，便于保管和查阅。五、档案保管1.保管条件：学校档案管理部门应设立专门的国际合作档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备、防虫防霉设备等，确保档案保管环境符合国家相关标准。2.保管期限：根据档案的重要性和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（1-10年）三种。具体保管期限按照国家有关规定和学校实际情况执行。3.档案上架：档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。同时，应建立档案存放索引，标明档案的存放位置。4.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失、霉变等情况。对检查情况应做好记录，发现问题及时报告并采取相应措施。六、档案利用1.利用方式：学校档案管理部门应通过多种方式为学校师生和相关部门提供国际合作档案利用服务，包括查阅、借阅、复制等。2.利用手续：校内人员利用国际合作档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用方式等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理利用手续。校外人员利用档案，应持单位介绍信或有效身份证件，经学校相关部门审批同意后，方可办理利用手续。3.保密要求：利用国际合作档案时，应严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，不得泄露档案内容。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关规定进行严格管理和利用。4.利用登记：档案管理部门应对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等信息，以便统计和查询。七、档案鉴定与销毁1.鉴定组织：学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和专家组成，负责对国际合作档案进行鉴定。2.鉴定标准：根据档案的保管期限、内容价值、历史意义等因素，对档案进行全面鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。3.鉴定程序：档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行初步审查，提出鉴定意见，提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组根据审核情况，作出继续保存、销毁等决定。4.销毁处理：对经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，经学校主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案信息安全。八、奖励与处罚1.奖励：对在国际合作档案管理工作中表现突出的部门和个人，学校将给予表彰和奖励。2.处罚：对违反本