大学财务收支档案管理制度​

大学财务收支档案管理制度​

一、总则1.为加强大学财务收支档案管理，确保财务收支档案的完整、准确、安全，充分发挥档案在财务管理和学校发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。2.本制度适用于大学内所有涉及财务收支档案管理的部门和人员。3.财务收支档案是指在学校财务收支活动中形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、管理职责1.财务部门职责-负责财务收支档案的收集、整理、装订、归档工作。-按照规定的保管期限和要求，妥善保管财务收支档案。-负责财务收支档案的查阅、复制、借阅等日常管理工作，并做好相应记录。-定期对财务收支档案进行清查盘点，确保档案的完整和安全。-按照规定向学校档案管理部门移交到期的财务收支档案。2.档案管理部门职责-负责对财务部门移交的财务收支档案进行接收、验收和保管。-制定并执行档案库房管理制度，确保档案存放环境符合要求。-对全校财务收支档案管理工作进行监督、检查和指导。-负责办理财务收支档案的销毁等处置事宜。3.其他部门职责-各部门应积极配合财务部门和档案管理部门，及时提供与财务收支相关的资料。-部门内涉及财务收支业务的人员应妥善保管相关原始凭证等资料，按照规定时间和要求移交财务部门。三、档案的收集与整理1.收集范围-会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。-会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。-财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。-其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.收集要求-财务部门在日常工作中应及时收集各类财务收支资料，确保资料的完整性和准确性。-各部门和个人应在规定时间内将属于财务收支档案范围的资料移交财务部门，不得擅自留存。3.整理要求-会计凭证应按照编号顺序，折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。-会计账簿应在年度终了后，整理立卷，装订成册，并编制目录。活页账应抽出空白页，编写页码，装订成册。-财务报告应按年度、季度、月度分别整理，装订成册，编写目录。-其他类档案应分类整理，编制清单。四、档案的归档1.归档时间-当年形成的财务收支档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管。2.归档手续-财务部门向档案管理部门移交财务收支档案时，双方应当办理交接手续，在移交清册上签字盖章，注明交接日期、档案名称、卷数、册数等信息。-档案管理部门对接收的财务收支档案应进行验收，检查档案的完整性、整理质量等是否符合要求，对不符合要求的应及时退回财务部门重新整理。五、档案的保管1.保管期限-财务收支档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。-具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，同时结合学校实际情况和相关政策要求确定。2.保管设施与环境-档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。-档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案保管要求-财务收支档案应按照类别、年度、保管期限等进行科学分类存放，便于查找和管理。-建立健全档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、查阅、转移等情况。-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定-校内人员因工作需要查阅财务收支档案的，应填写《财务收支档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定区域。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。-查阅涉及机密的财务收支档案，应严格按照学校保密制度的规定办理审批手续，并遵守保密规定。2.借阅规定-校内人员因特殊情况需要借阅财务收支档案的，应填写《财务收支档案借阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人签字批准后，报学校分管领导审批。-档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员必须按时归还档案。-借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性。七、档案的销毁1.销毁鉴定-档案保管期满需要销毁的，由档案管理部门会同财务部门共同进行鉴定，编制《财务收支档案销毁清册》。-对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.销毁审批-《财务收支档案销毁清册》经学校分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.销毁实施-销毁档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。-监销人在销毁档案前，应当按照《财务收支档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《财务收支档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告学校分管领导。八、监督与检查1.学校审计部门应定期对财务收支档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性等。2.档案管理部门和财务部门应定期对财务收支档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况向学校汇报。3.对在财务收支