测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果及资料的安全、完整、有效利用，提高公司测绘工作水平和质量管理效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘成果及资料档案管理的部门和人员，包括但不限于测绘项目组、资料室、档案室等。3.定义（1）测绘成果：指通过测绘活动所获得的各种数据、图件、报告等资料，包括地形测量成果、工程测量成果、地籍测量成果、地理信息系统数据等。（2）资料档案：指与测绘项目相关的各类文件、资料、图表、记录等，包括测绘合同、技术设计书、原始观测数据、计算资料、图件清绘、检查验收记录、成果报告等。二、职责分工1.项目负责人职责（1）负责组织本项目测绘工作的实施，确保测绘成果质量符合相关标准和要求。（2）按照档案管理规定，及时整理、收集本项目的资料档案，对资料的完整性、准确性负责。（3）在项目完成后，向资料室提交完整的测绘成果及资料档案，并办理交接手续。2.资料室职责（1）负责公司测绘资料档案的集中统一管理，制定资料档案管理制度并组织实施。（2）接收、审核各项目提交的测绘成果及资料档案，进行分类、编号、登记、上架保管。（3）建立资料档案检索系统，方便查询和利用。（4）对资料档案进行定期检查、维护，确保资料档案的安全和完整。3.档案室职责（1）负责公司测绘成果及资料档案的长期保存和保密工作。（2）按照国家有关档案管理的法律法规和公司规定，对档案进行整理、编目、装订、归档等工作。（3）提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。4.公司管理层职责（1）负责审批测绘成果及资料档案管理制度和重大档案管理事项。（2）监督检查测绘成果及资料档案管理工作的执行情况，对违反制度的行为进行处理。（3）保障测绘成果及资料档案管理工作所需的资源和条件。三、测绘成果管理1.成果生产（1）测绘项目应按照国家和行业相关标准、规范以及公司制定的技术设计书进行组织实施。项目负责人应严格控制测绘过程，确保成果质量。（2）测绘原始数据和资料应及时记录、整理，做到真实、准确、完整。记录应使用规定的格式和符号，字迹清晰，数据准确。（3）测绘成果的计算、处理应采用合法、有效的方法和软件，计算过程和结果应进行严格审核，确保成果精度符合要求。2.成果质量检查（1）测绘成果实行三级检查制度，即作业员自检、项目组互检和质量管理部门专检。（2）作业员应在完成每一项测绘任务后进行自检，对发现的问题及时进行修改。（3）项目组在作业员自检的基础上，组织互检。互检应认真、细致，对发现的问题进行记录，并要求作业员进行整改。（4）质量管理部门应按照规定的比例和方法对测绘成果进行专检，专检合格后方可提交验收。3.成果验收（1）测绘成果完成后，应及时提交验收。验收工作应由公司质量管理部门组织，邀请相关专家和委托方代表参加。（2）验收应依据国家和行业相关标准、规范以及合同要求进行，对成果的质量、完整性、准确性等方面进行全面检查。（3）验收合格的测绘成果应出具验收报告，验收报告应包含成果概况、验收依据、验收方法、验收结论等内容。（4）对验收不合格的测绘成果，应要求项目组进行整改，整改后重新提交验收，直至验收合格为止。4.成果交付（1）测绘成果经验收合格后，项目负责人应按照合同要求及时向委托方交付成果。交付成果应包括纸质图件、电子数据、成果报告等，并办理交付手续。（2）交付成果应确保其准确性、完整性和可读性，交付的电子数据应符合相关格式要求，并进行备份。（3）在交付成果时，应向委托方提供必要的技术说明和售后服务承诺，解答委托方在使用过程中遇到的问题。四、资料档案收集与整理1.资料收集范围（1）测绘项目从立项到成果交付全过程中形成的各类文件、资料、图表、记录等，包括测绘合同、技术设计书、原始观测数据、计算资料、图件清绘、检查验收记录、成果报告等。（2）与测绘业务相关的法律法规、标准规范、行业动态等文件资料。（3）公司内部关于测绘项目管理、质量管理、技术创新等方面的文件、通知、总结等。2.收集要求（1）项目负责人应在测绘项目实施过程中，及时收集本项目产生的各类资料，确保资料的完整性和准确性。（2）资料应按照类别进行初步整理，同一类资料应集中存放，并标注清楚项目名称、资料名称、日期等关键信息。（3）对于重要的原始资料和电子数据，应进行备份保存，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.整理原则（1）资料档案整理应遵循真实性、系统性、完整性、准确性的原则，确保资料能够真实反映测绘项目的全过程。（2）按照档案管理的分类方法，对资料进行分类整理，同一项目的资料应按照一定的逻辑顺序排列，便于查阅和管理。（3）对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于标识和检索。编号应按照一定的规则编制，体现项目名称、资料类别、顺序号等信息。4.整理方法（1）纸质资料应进行分类装订，装订应牢固、整齐，页面应平整。对于图纸类资料，应折叠成A4纸大小并装订成册。（2）电子资料应按照分类目录进行存储，文件命名应规范，体现项目名称、资料内容、日期等信息。电子资料应定期进行整理和备份，确保数据的可读性和可用性。（3）对整理好的资料档案应编制目录，目录应包含资料编号、名称、日期、来源等信息，方便查询和检索。五、资料档案归档1.归档流程（1）项目完成后，项目负责人应及时将整理好的测绘成果及资料档案提交给资料室。提交资料时应填写资料交接清单，注明资料的名称、数量、交接日期等信息。（2）资料室收到项目提交的资料后，应进行认真审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，应退回项目组进行补充或整改。（3）审核通过的资料档案，资料室应按照档案管理规定进行分类、编号、登记，并上架保管。同时，应建立资料档案电子台账，记录资料的基本信息和存放位置。2.归档时间测绘项目成果及资料档案应在项目验收合格后[X]个工作日内归档。对于重大项目或有特殊要求的项目，应按照公司规定的时间节点及时归档。3.归档要求（1）归档的资料档案应确保其真实性、完整性和准确性，不得随意篡改或缺失。（2）归档的资料档案应按照规定的格式和要求进行整理，纸质资料应装订整齐、规范，电子资料应存储在规定的介质上，并确保数据的可读性。（3）归档的资料档案应进行分类存放，不同项目、不同类别的资料应分开存放，便于管理和查询。同时，应建立相应的索引和标识，方便快速定位和查找资料。六、资料档案保管1.保管环境要求（1）资料室和档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（2）资料室和档案室应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设备，确保档案的安全保管。消防设备应定期进行检查和维护，确保其性能良好。（3）资料档案应存放在专用的档案柜或货架上，档案柜和货架应牢固、整洁，便于分类存放和查找。对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份和检查。2.保管期限规定（1）测绘成果及资料档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。（2）短期保管期限为[X]年，主要包括一般性的测绘项目资料、临时使用的技术文件等。（3）中期保管期限为[X]年，主要包括重要的测绘项目资料、涉及一定保密内容的文件等。（4）长期保管期限为[X]年以上，主要包括具有长期保存价值的测绘成果、基础性测绘资料、涉及公司核心技术和商业秘密的文件等。3.保管期间维护（1）资料室和档案室应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。检查内容包括档案的存放位置、数量、状态等，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。（2）对于纸质档案，应定期进行翻晒、除尘等维护工作，防止纸张发黄、变脆、虫蛀等。对于电子档案，应定期进行数据备份和设备维护，确保数据的安全性和可用性。（3）档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自涂改、销毁、出借档案。如需查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。七、资料档案查阅与借阅1.查阅规定（1）公司内部人员因工作需要查阅测绘成果及资料档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，到资料室查阅。（2）资料室应按照规定的范围和要求提供查阅服务，查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出资料室。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。（3）查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还资料室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。资料室管理人员应检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时记录并报告。2.借阅规定（1）公司内部人员因工作需要借阅测绘成果及资料档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经部门负责人和公司管理层审批后，到资料室办理借阅手续。（2）借阅人员应按照审批的借阅期限及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，资料室应及时催还，并按照规定进行处理。（3）借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。3.保密要求（1）查阅和借阅测绘成果及资料档案时，查阅和借阅人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案中的机密信息。（2）对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、签订保密协议等。（3）档案管理人员应对查阅和借阅情况进行记录，对违反保密规定的行为应及时报告公司管理层，并采取相应的措施进行处理。八、资料档案鉴定与销毁1.鉴定原则（1）测绘成果及资料档案鉴定应遵循全面审查、准确判断、及时处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（2）鉴定工作应依据国家有关规定和公司制定的档案保管期限表进行，结合档案的实际价值和公司的发展需求，确定档案的存毁。2.鉴定组织与程序（1）公司应成立档案鉴定小组，由公司管理层、资料室、档案室等相关人员组成。档案鉴定小组负责组织和实施档案鉴定工作。（2）档案鉴定小组应定期对保管期满的档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容和价值。鉴定过程中应充分听取各方面的意见，确保鉴定结果的公正性和客观性。（3）经鉴定确定为无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司管理层审批后进行销毁。3.销毁方式与要求（1）档案销毁应采取安全、有效的方式进行，确保档案信息无法恢