担保公司痕迹化管理制度

担保公司痕迹化管理制度一、总则（一）目的为加强担保公司内部管理，规范业务操作流程，确保各项工作有迹可循，提高风险防控能力，保障公司稳健运营，特制定本痕迹化管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于业务部门、风险管理部门、财务部门、行政部门等。（三）基本原则1.真实性原则：痕迹记录应真实、准确地反映业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖业务操作的各个环节，确保记录无遗漏，全面反映业务全貌。3.及时性原则：在业务活动发生后及时进行痕迹记录，不得拖延。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、客户信息等痕迹资料严格保密，防止信息泄露。二、痕迹化管理的内容与要求（一）业务受理阶段1.客户资料收集业务人员应要求客户提供真实、完整的基础资料，包括营业执照、公司章程、法定代表人身份证明、财务报表、贷款卡信息等。资料收集过程需填写《客户资料收集清单》，详细记录资料名称、提供时间、提供人等信息，并由客户签字确认。对于重要资料，如原件，应进行复印留存，并在复印件上注明“与原件核对一致”字样，由业务人员和客户签字确认。2.项目初审业务人员对收集的客户资料进行初步审查，填写《项目初审意见表》，记录审查情况，包括客户基本情况、经营状况、财务状况、项目背景及可行性等方面的分析和结论。初审过程中发现的问题及需要进一步核实的事项，应详细记录，并明确后续跟进措施和责任人。（二）项目调查阶段1.实地调查业务人员应按照规定进行实地调查，了解客户的生产经营场所、设备设施、人员情况等实际状况。调查过程中需制作《实地调查报告》，详细描述调查所见所闻，包括现场照片、视频等资料。与客户相关人员（如法定代表人、财务负责人、生产负责人等）进行访谈，记录访谈内容，包括访谈时间、地点、访谈人、被访谈人及访谈要点等，并要求被访谈人签字确认。2.市场及行业调查收集客户所处行业的市场信息、行业动态、政策法规等资料，分析行业前景和客户在行业中的竞争力。调查结果应形成《市场及行业调查报告》，并附上相关资料来源。关注宏观经济形势对客户业务的影响，记录相关分析过程和结论。（三）风险评估阶段1.风险识别与分析风险管理部门对项目进行风险识别和分析，填写《风险评估报告》，明确项目存在的各类风险，如信用风险、市场风险、操作风险等，并对风险程度进行评估。针对识别出的风险，提出具体的风险防控措施建议，包括风险缓释措施、监控要点等。2.风险评级根据风险评估结果，按照公司制定的风险评级标准对项目进行评级，分为高、中、低三个等级。评级过程需详细记录，包括评级依据、参与评级人员等信息。风险评级结果应及时反馈给业务部门，作为项目决策的重要参考依据。（四）项目审批阶段1.审批流程记录项目提交审批后，应详细记录审批流程，包括审批环节、审批时间、审批意见等。每个审批环节需由审批人签字确认，形成完整的审批链条记录。对于审批过程中提出的问题和要求，业务部门应及时进行回复和整改，并记录整改情况及结果。2.决策文件留存项目审批通过或否决后，相关决策文件（如审批会议纪要、审批意见书等）应妥善留存，作为项目决策的重要依据。决策文件应明确项目审批结论、决策理由及后续工作要求等内容。（五）担保合同签订阶段1.合同文本审核法律合规部门对担保合同文本进行审核，填写《合同审核意见书》，记录审核发现的问题及修改建议。审核意见应明确具体条款的合法性、合规性及风险防范要点。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，并记录修改过程和最终确定的合同文本内容。2.合同签订过程合同签订时，应确保双方当事人在平等、自愿、公平的基础上签订合同。签订现场需有见证人员（如有），记录签订时间、地点、双方当事人签字盖章情况等信息，并留存合同原件及相关附件。对合同签订过程中的重要事项，如双方对合同条款的协商、修改等情况进行详细记录，形成《合同签订备忘录》。（六）担保项目跟踪管理阶段1.定期检查业务人员定期对担保项目进行检查，填写《担保项目定期检查表》，记录检查时间、检查内容、发现问题及整改情况等。检查内容包括客户经营状况、财务状况、资金使用情况、反担保措施落实情况等。对于检查发现的问题，应及时下达《整改通知书》，要求客户限期整改，并跟踪整改结果，记录在案。2.重大事项报告如担保项目出现重大事项（如客户经营恶化、财务危机、涉及重大诉讼等），业务人员应立即向部门负责人和风险管理部门报告，并填写《重大事项报告表》，详细描述重大事项的情况、可能对担保项目造成的影响及已采取的措施等。相关部门应根据重大事项的性质和影响程度，及时研究制定应对措施，并跟踪措施执行情况，记录全过程。（七）代偿与追偿阶段1.代偿管理当担保项目出现代偿情况时，业务部门应及时启动代偿程序，填写《代偿申请表》，详细说明代偿原因、代偿金额、代偿时间等信息，并附上相关证明材料。财务部门按照规定进行代偿资金的支付，并记录代偿资金的流向和支付凭证等信息。同时，应建立代偿台账，对代偿项目进行动态跟踪管理。2.追偿工作成立追偿工作小组，制定追偿方案，明确追偿目标、追偿措施、责任人及时间节点等。追偿过程中的各项工作记录，如与债务人及反担保人的沟通记录、催收函件、诉讼文件等，应妥善留存。定期对追偿工作进展情况进行总结分析，填写《追偿工作进展报告》，根据实际情况调整追偿策略，并记录调整过程和结果。（八）档案管理1.档案分类与整理按照业务流程和资料性质，对担保项目相关资料进行分类整理，包括客户资料、项目调查资料、风险评估资料、审批文件、担保合同及附件、跟踪管理资料、代偿与追偿资料等。每类资料应建立相应的档案目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和管理。2.档案保管与借阅设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设施，确保档案资料的安全存放。档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理，并记录相关情况。严格档案借阅制度，因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息，经审批后办理借阅手续。档案借阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员应对归还档案进行检查，确保档案完整无损。三、痕迹化管理的实施与监督（一）实施部门与职责1.业务部门负责业务受理、项目调查、跟踪管理等环节的痕迹记录工作，确保业务操作过程真实、完整、及时记录。按照公司要求，整理、归档本部门涉及的担保项目相关资料，并配合其他部门进行资料查询和核对工作。2.风险管理部门承担风险评估环节的痕迹记录职责，对项目风险状况进行准确分析和评估，并记录相关过程和结果。参与担保项目审批过程，提供风险评估意见，对项目审批后的风险监控工作进行指导和监督。3.财务部门负责代偿资金支付及相关财务记录工作，确保代偿资金的准确核算和支付合规。协助业务部门和其他部门进行财务数据查询和分析，提供财务相关的痕迹资料。4.法律合规部门对担保合同等法律文件进行审核，记录审核意见和修改情况，确保公司业务活动合法合规。为公司业务操作提供法律咨询和支持，参与重大业务事项的法律风险评估和防控。5.行政部门（档案管理）负责担保项目档案的统一管理，包括档案的分类整理、保管、借阅登记等工作。建立健全档案管理制度，确保档案资料的安全、完整和有效利用。（二）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对痕迹化管理工作进行审计检查，重点检查痕迹记录的真实性、完整性、及时性以及管理制度的执行情况。审计过程中发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改结果。审计报告应提交公司管理层，作为决策参考依据。2.风险管理监督风险管理部门对担保项目全过程的风险防控措施落实情况进行监督检查，结合痕迹记录资料，评估项目风险状况及变化趋势。对发现的风险隐患和违规操作行为，及时提出整改意见，并督促业务部门采取有效措施进行防范和纠正。3.日常检查监督各部门负责人应加强对本部门痕迹化管理工作的日常检查，确保本部门员工按照制度要求进行痕迹记录和资料整理。公司定期召开痕迹化管理工作会议，通报各部门工作进展情况，总结经验教训，研究解决存在的问题，不断完善痕迹化管理工作。四、责任追究（一）责任界定1.因故意或重大过失导致痕迹记录不真实、不完整、不及时，影响公司业务决策或风险防控的，相关责任人应承担相应责任。2.违反保密规定，泄露痕迹资料中涉及公司商业秘密、客户信息等内容的，按照公司保密制度追究责任人责任。3.在档案管理过程中，因保管不善导致档案资料丢失、损坏的，追究档案管理人员责任。4.对于未按照规定流程进行业务操作，导致痕迹化管理出现漏洞或问题的，相关业务环节责任人应承担责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的违规行为，给予责任人批评教育，责令其改正错误。2.绩效扣分：根据违规行为的严重程度，扣减责任人相应的绩效分数，影响其绩效奖金和薪酬待遇。3.经济赔偿：因责任人过错给公司造成经济损失的，应承担相