房产公司采供部管理制度

房产公司采供部管理制度总则1.目的为加强房产公司采供部的管理，规范采购与供应流程，确保物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于房产公司采供部及相关人员，包括采购人员、供应商管理专员、仓库管理人员等。3.基本原则公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，确保竞争机会均等。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司项目需求和质量标准。成本控制原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝收受供应商贿赂等违规行为。采购流程1.需求计划项目部门提交需求：各项目部门根据工程进度和实际需求，提前制定物资需求计划，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息，并提交给采供部。采供部审核与汇总：采供部收到需求计划后，进行审核，检查需求的合理性和准确性。对于不合理或不准确的需求，及时与项目部门沟通调整。审核通过后，将各项目部门的需求计划进行汇总，形成公司整体的物资采购需求计划。2.供应商选择与评估供应商信息收集：通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等信息。供应商筛选与初步评估：根据公司物资采购需求计划，从供应商信息库中筛选出符合要求的潜在供应商。对潜在供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。对于评估合格的供应商，列入合格供应商名录。供应商实地考察：对于重要物资或新合作的供应商，采供部组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产车间、仓库、质量管理体系、售后服务等方面。通过实地考察，进一步了解供应商的实际情况，评估其是否具备持续稳定供应合格物资的能力。供应商年度评估：每年对合格供应商进行年度评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。根据年度评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.采购订单下达采购谈判：采供部根据物资采购需求计划，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判内容包括物资价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等方面。通过谈判，争取最有利的采购条件，确保采购成本最低、物资质量可靠、交货期满足项目需求。采购订单签订：采购谈判达成一致后，采供部与供应商签订采购订单。采购订单应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确。采购订单签订后，双方应严格按照订单约定履行各自的责任和义务。4.采购订单跟踪与催货建立采购订单跟踪台账：采供部建立采购订单跟踪台账，详细记录采购订单的执行情况，包括订单编号、供应商名称、物资名称、规格、型号、数量、订单金额、下单时间、预计到货时间、实际到货时间等信息。定期跟踪订单执行情况：采购人员定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。对于出现延误或可能延误交货的情况，及时与供应商沟通协调，了解原因并要求供应商采取措施确保按时交货。催货：当采购订单临近预计到货时间仍未到货时，采购人员应及时向供应商发出催货通知，提醒供应商按时交货。对于多次催货仍未按时交货的供应商，采供部应采取进一步的措施，如暂停后续订单、扣除违约金等，以确保项目物资供应不受影响。5.物资验收制定验收标准：采供部根据物资采购合同和相关质量标准，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的外观、规格、型号、数量、质量等方面的要求，确保验收工作有章可循。组织验收：物资到货后，采供部组织相关人员进行验收。验收人员包括采购人员、仓库管理人员、项目部门代表等。验收过程中，验收人员应按照验收标准对物资进行逐一检查，确保物资的数量、质量、规格、型号等符合要求。验收结果处理：验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保项目物资需求得到满足。对于因供应商原因导致验收不合格的物资，采供部应按照合同约定追究供应商的责任。供应商管理1.供应商准入管理供应商资质审核：采供部对申请合作的供应商进行资质审核，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质文件。审核供应商的经营范围是否符合公司采购需求，资质是否合法有效。供应商实地考察：对于新申请合作的供应商，采供部组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产规模、生产设备、质量管理体系、售后服务等方面。通过实地考察，了解供应商的实际情况，评估其是否具备持续稳定供应合格物资的能力。供应商准入审批：经过资质审核和实地考察合格的供应商，采供部填写供应商准入审批表，提交公司相关领导审批。审批通过后，将供应商列入合格供应商名录，作为公司采购的备选对象。2.供应商日常管理建立供应商档案：采供部为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、资质文件、实地考察报告、采购订单记录、质量反馈记录、付款记录等。通过建立供应商档案，全面了解供应商的情况，为供应商管理提供依据。定期沟通与协调：采供部与供应商保持定期沟通与协调，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、交货期情况等。对于供应商提出的问题和困难，及时给予帮助和支持；对于公司的采购需求和要求，及时传达给供应商，确保双方沟通顺畅、合作愉快。供应商绩效评估：采供部定期对供应商的绩效进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.供应商淘汰管理淘汰标准：对于出现以下情况的供应商，采供部应予以淘汰：提供的物资质量连续多次不合格，严重影响公司项目质量；交货期经常延误，导致公司项目进度受到严重影响；价格水平过高，严重超出市场同类产品价格，导致公司采购成本大幅增加；售后服务不到位，对公司提出的质量问题和售后服务要求推诿扯皮，拒不解决；存在商业贿赂等违规行为，严重损害公司利益。淘汰程序：采供部根据淘汰标准，对供应商进行评估和筛选，确定拟淘汰的供应商名单。填写供应商淘汰审批表，提交公司相关领导审批。审批通过后，向供应商发出淘汰通知，停止与供应商的合作，并清理供应商档案。仓库管理1.仓库规划与布局根据物资特性和存储要求，合理规划仓库布局：将仓库划分为不同的区域，如原材料区、半成品区、成品区、办公用品区、易燃易爆品区等。每个区域设置明显的标识牌，便于物资分类存放和管理。合理安排货架和货位：根据物资的尺寸、重量、出入库频率等因素，合理安排货架和货位。将常用物资存放在靠近仓库出入口的位置，便于快速出入库；将大型物资存放在底层货架，将小型物资存放在高层货架。2.物资入库管理物资到货通知：采购人员在物资到货前，提前通知仓库管理人员做好接货准备。仓库管理人员根据采购订单和到货通知，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保物资与订单一致。物资验收：物资到货后，仓库管理人员按照验收标准对物资进行验收。验收内容包括物资的外观、规格、型号、数量、质量等方面。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，及时通知采购人员与供应商沟通协商处理。物资入库登记：仓库管理人员对验收合格的物资进行入库登记，填写入库单，记录物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、供应商名称等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购人员作为付款依据，一联交财务部门记账。3.物资存储管理分类存放：仓库管理人员按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，确保物资存放整齐、有序。对于易燃易爆品、有毒有害品等特殊物资，应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识。库存盘点：仓库管理人员定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点结束后，填写盘点表，记录物资的实际库存数量、账面库存数量、盘盈盘亏数量等信息。对于盘盈盘亏的物资，应查明原因，及时进行处理。库存预警：仓库管理人员根据物资的库存数量和采购周期，设置库存预警线。当库存数量低于预警线时，及时通知采购人员进行补货，确保物资供应不断档。4.物资出库管理物资领用申请：各项目部门或其他部门需要领用物资时，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、领用用途等信息，并提交给部门负责人审批。审批发放：部门负责人审批通过后，物资领用申请表交仓库管理人员。仓库管理人员根据申请表核对物资库存情况，如有库存，办理出库手续；如无库存，及时通知采购人员进行采购。物资出库时，仓库管理人员填写出库单，记录物资的名称、规格、型号、数量、出库时间、领用部门等信息。出库单应一式三联，一联仓库留存，一联交领用部门，一联交财务部门记账。物资发放：仓库管理人员按照出库单的要求，发放物资给领用部门。领用部门领取物资时，应在出库单上签字确认。5.仓库安全管理安全制度建设：建立健全仓库安全管理制度，明确仓库管理人员的安全职责，制定安全操作规程和应急预案。安全设施配备：在仓库内配备必要的安全设施，如消防器材、通风设备、防爆设备、防盗设备等，并定期进行检查和维护，确保安全设施完好有效。安全培训与教育：定期对仓库管理人员进行安全培训与教育，提高其安全意识和操作技能。培训内容包括消防安全知识、物资保管知识、安全操作规程等方面。安全检查与隐患排查：仓库管理人员定期对仓库进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。安全检查内容包括仓库设施设备、物资存储情况、消防器材配备情况、通风情况等方面。对于发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改，确保仓库安全。采购成本控制1.采购预算管理制定采购预算：采供部根据公司年度经营计划和项目需求计划，制定年度采购预算。采购预算应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购金额等信息，并提交公司相关领导审批。预算执行与监控：采购人员在采购过程中，严格按照采购预算执行采购任务。采供部定期对采购预算的执行情况进行监控，分析采购成本与预算的差异原因，及时采取措施进行调整和控制，确保采购成本不超过预算。2.采购价格控制市场调研与价格分析：采购人员定期对市场物资价格进行调研和分析，了解市场价格动态和变化趋势。通过与多家供应商进行比较和谈判，争取最有利的采购价格。采购价格谈判技巧：采购人员掌握采购价格谈判技巧，在与供应商谈判过程中，充分了解供应商的成本结构和利润空间，通过合理的谈判策略和方法，降低采购价格。价格审批与调整：对于采购金额较大或价格波动较大的物资采购，采供部应填写采购价格审批表，提交公司相关领导审批。如市场价格发生重大变化，采购人员应及时与供应商协商调整采购价格，并重新填写采购价格审批表，提交公司相关领导审批。3.采购成本分析与评估采购成本核算：采供部定期对采购成本进行核算，分析采购成本的构成和变化情况。采购成本核算内容包括物资采购价格、运输费用、仓储费用、检验费用、税费等方面。采购成本分析：通过对采购成本的核算和分析，找出影响采购成本的主要因素，如供应商选择、采购数量、采购时机、运输方式等。针对影响采购成本的主要因素，采取相应的措施进行优化和控制，降低采购成本。采购成本评估：采供部定期对采购成本控制效果进行评估，评估指标包括采购成本降低率、采购物资质量合格率、交货期准时率、供应商满意度等方面。通过评估，总结采购成本控制工作的经验教训，不断完善采购成本控制措施，提高采购成本控制水平。监督与考核1.内部监督审计部门定期审计：公司审计部门定期对采供部的采购业务进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购成本是否合理、物资验收是否严格等方面。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，要求采供部限期整改。采供部内部自查：采供部定期对自身的采购业务进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、物资库存管理情况等方面。对于自查发现的问题，及时进行整改，确保采购业务规范、有序进行。2.供应商监督建立供应商监督机制：采供部建立供应商监督机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行监督检查。对于发现的问题，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施进行整改。供应商投诉处理：接受公司内部其他部门或外部客户对供应商的投诉，及时进行调查处理。对于投诉属实的供应商，按照公司相关规定进行处理，如警告、罚款、暂停合作、淘汰等。3.考核制度制定考核指标：采供部制定采购人员和供应商管理专员的考核指标，考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、物资质量保证情况、交货期准时情况、供应商管理情况、廉洁自律情况等方面。考核周期与方式：考核周期为每季度一次，考核方式为自评与上级评价相结合。采购人员和供应商管理专员在每季度末填写个人绩效考核自评表，提交给上级领导进行评价。上级领导根据考核指标和实际工作表现，对采购人员和