房产公司租赁部管理制度

房产公司租赁部管理制度总则1.目的为规范房产公司租赁部的工作流程，提高租赁业务的管理水平和服务质量，确保租赁业务的顺利开展，实现公司的经营目标，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于房产公司租赁部全体员工。3.基本原则依法合规原则：租赁业务的开展必须遵守国家法律法规及相关政策规定。诚实守信原则：在租赁业务中，应秉持诚实守信的态度，维护公司和客户的合法权益。优质服务原则：以客户为中心，提供高效、优质、专业的租赁服务。效益优先原则：在确保服务质量的前提下，追求租赁业务的经济效益最大化。组织架构与职责1.租赁部组织架构租赁部设经理一名，副经理若干名，下设业务拓展组、合同管理组、客户服务组等。2.各岗位职责租赁部经理全面负责租赁部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。负责租赁业务的整体规划和市场拓展，制定租赁业务策略。协调与其他部门的工作关系，确保租赁业务的顺利进行。对租赁业务进行监督和管理，及时解决业务中出现的问题。负责部门员工的培训、考核和激励，提升团队整体素质。业务拓展组负责租赁房源的开发和拓展，收集、整理房源信息。与潜在客户进行沟通和洽谈，推广租赁房源，促成租赁业务成交。建立和维护客户关系，定期回访客户，了解客户需求，提供优质服务。合同管理组负责租赁合同的起草、审核、签订和归档工作。对租赁合同的执行情况进行跟踪和监督，确保合同的有效履行。负责租赁业务的款项收付管理，及时与财务部门核对账目。处理租赁合同纠纷，维护公司合法权益。客户服务组负责接待客户咨询和投诉，解答客户疑问，提供专业的租赁建议。协助客户办理租赁手续，如看房、签约、交房等，确保服务流程顺畅。负责租赁房屋的日常维护和管理，协调解决客户在租赁期间遇到的问题。收集客户反馈意见，及时向相关部门反馈，不断改进服务质量。租赁业务流程1.房源开发与收集业务拓展人员通过多种渠道收集房源信息，包括但不限于房产中介、业主委托、网络平台等。对收集到的房源信息进行实地勘察，核实房源的真实性、合法性和可用性。将符合要求的房源信息录入公司房源管理系统，建立房源档案。2.房源推广与客户洽谈根据房源特点和目标客户群体，制定相应的推广方案，通过网络平台、线下宣传等方式进行房源推广。接待客户咨询，了解客户需求，为客户推荐合适的房源。与客户进行洽谈，介绍租赁房源的基本情况、租金价格、租赁条件等，解答客户疑问。邀请客户实地看房，安排专人陪同，确保客户看房过程安全、舒适。3.租赁合同签订如客户对房源满意，业务拓展人员应及时与客户沟通租赁合同条款，达成一致后起草租赁合同。合同管理组对租赁合同进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。组织客户与业主签订租赁合同，明确双方权利义务。收取客户租金、押金等款项，并开具相应票据。4.房屋交付与入住客户服务组在租赁合同签订后，负责协调业主与客户进行房屋交付。协助客户办理房屋入住手续，提供房屋钥匙、门禁卡等相关物品。对房屋进行交接检查，记录房屋现状，如有问题及时与业主沟通解决。5.租赁期间管理客户服务组负责租赁房屋的日常维护和管理，定期回访客户，了解客户需求和房屋使用情况。及时处理客户反馈的问题，如房屋设施维修、环境卫生等，确保客户正常使用房屋。合同管理组对租赁合同的执行情况进行跟踪和监督，提醒客户按时缴纳租金、水电费等费用。6.租赁合同终止与续约在租赁合同到期前，提前通知客户和业主，了解双方续约意向。如客户有续约意向，按照公司规定办理续约手续，签订新的租赁合同。如客户不再续约，协助客户办理房屋退房手续，检查房屋设施设备，退还客户押金。对不再续约的房屋进行房源信息更新，重新纳入房源管理系统。客户服务管理1.客户接待客户服务人员应热情、礼貌地接待客户，主动询问客户需求，提供专业的咨询服务。对客户提出的问题要耐心解答，不能当场解答的，应及时记录并告知客户回复时间。2.客户投诉处理建立客户投诉处理机制，及时受理客户投诉。对客户投诉进行详细记录，包括投诉内容、客户联系方式等。组织相关人员对投诉问题进行调查和分析，制定解决方案。将处理结果及时反馈给客户，跟踪客户满意度，确保投诉得到妥善解决。3.客户满意度调查定期开展客户满意度调查，了解客户对租赁服务的评价和意见。设计合理的调查问卷，涵盖服务态度、房源质量、合同管理、维修服务等方面。对调查结果进行统计和分析，找出存在的问题和不足。根据调查结果制定改进措施，不断提升客户满意度。合同管理1.合同起草业务拓展人员根据租赁业务实际情况，按照公司统一模板起草租赁合同。合同内容应明确双方权利义务、租金价格、租赁期限、付款方式、房屋交付条件、违约责任等条款。2.合同审核合同管理组对起草的租赁合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性和公平性。对合同中的法律风险进行评估，提出修改意见和建议。审核通过的合同方可提交签订。3.合同签订组织客户与业主签订租赁合同，确保双方签字（或盖章）齐全、合同文本完整。对签订后的合同进行编号、归档，建立合同台账。4.合同执行跟踪合同管理组负责对租赁合同的执行情况进行跟踪和监督，及时掌握租金收取、房屋交付、维修服务等方面的进展情况。定期与客户和业主沟通，提醒双方履行合同义务，确保合同的有效履行。5.合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除租赁合同，应按照合同约定和相关法律法规办理手续。合同管理组负责起草合同变更或解除协议，经审核后组织双方签订。对合同变更或解除的相关资料进行归档保存。财务管理1.租金收取管理业务拓展人员在租赁合同签订后，按照合同约定及时收取客户租金。收取的租金应及时足额上缴公司财务部门，不得截留、挪用。财务部门负责对租金收入进行核算和管理，定期与业务部门核对账目。2.押金管理客户服务组在房屋交付时，按照合同约定收取客户押金。押金应存入公司指定账户，专款专用。在租赁合同终止后，如客户无违约行为，应及时退还客户押金。3.费用报销管理租赁部员工因业务需要发生的费用，按照公司费用报销制度办理报销手续。报销费用应提供真实、合法、有效的票据，经部门负责人审核后报财务部门审批。财务部门对报销费用进行审核，确保费用支出合理合规。人员培训与考核1.人员培训制定租赁部员工培训计划，定期组织员工参加业务培训和技能提升培训。培训内容包括房地产租赁法律法规、业务知识、沟通技巧、服务礼仪等方面。鼓励员工自主学习，不断提高自身业务水平和综合素质。2.人员考核建立员工考核机制，定期对员工的工作表现进行考核。考核内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。根据考核结果，对表现优秀的员工进行表彰和奖励，对不称职的员工进行批评教育或调整岗位。保密制度1.保密范围涉及公司商业秘密的信息，如房源信息、客户资料、租赁合同等。公司内部管理文件、会议纪要、业务数据等。其他需要保密的信息。2.保密措施加强员工保密意识教育，签订保密协议，明确员工保密义务。对涉及保密信息的文件、资料进行分类管理，设置保密标识。限制保密信息的访问权限，确保只有授权人员能够接触和使用。对存储保密信息的