房产公司招采部管理制度

房产公司招采部管理制度一、总则（一）目的为规范房产公司招采部的工作流程，加强对采购活动的管理与监督，确保采购工作的高效、公正、透明，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于房产公司招采部所有采购活动，包括但不限于工程物资采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保采购过程公平、公正，维护公司利益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定。二、组织架构与职责（一）组织架构招采部设部门经理一名，副经理一名，下设采购小组，成员包括采购专员若干。（二）职责分工1.部门经理职责全面负责招采部的日常管理工作，制定部门工作计划与目标，并组织实施。负责建立和完善招采部管理制度与流程，确保采购工作规范有序进行。审核采购项目的预算、采购计划及采购合同，对重大采购项目进行决策。协调与其他部门的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。负责供应商的开发、评估与管理，建立供应商数据库。组织对采购人员的培训与考核，提高团队整体素质。2.副经理职责协助部门经理开展工作，负责分管采购项目的具体实施。审核采购文件、采购合同等相关资料，确保采购活动符合公司规定。监督采购流程的执行情况，及时发现并纠正违规行为。参与供应商的评估与选择，协助建立良好的合作关系。负责采购数据的统计与分析，为采购决策提供支持。3.采购专员职责根据采购计划，负责具体采购项目的实施，包括市场调研、供应商筛选、询价、谈判、合同签订等工作。收集、整理采购相关信息，建立采购档案，确保资料完整、准确。跟踪采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。协助供应商管理工作，及时反馈供应商的合作情况。参与采购成本的控制与分析，提出降低成本的建议与措施。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交至招采部。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，方可提交给招采部。（二）采购计划制定1.招采部收到《采购申请表》后，进行汇总整理，并结合公司库存情况、资金状况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容，并报部门经理审核。3.经审核后的采购计划如有调整，需重新提交审核。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购专员根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，建立潜在供应商名单。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，并填写《供应商考察报告》。2.供应商评估建立供应商评估指标体系，包括企业资质、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面的指标。定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次，特殊情况可随时进行评估。根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，A类为优秀供应商，B类为合格供应商，C类为不合格供应商。3.供应商管理与A类供应商建立长期稳定的合作关系，优先选择A类供应商进行采购。对B类供应商进行重点关注，督促其改进不足，提高服务质量。对于C类供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。定期更新供应商数据库，确保供应商信息的准确性和及时性。（四）采购实施1.询价根据采购计划，采购专员向多家潜在供应商发出询价函，要求其提供产品报价、交货期、付款方式等信息。对供应商的报价进行分析比较，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商作为谈判对象。2.谈判与选定的供应商进行谈判，就采购价格、产品质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购条件。谈判过程中，应做好记录，形成《谈判记录》。3.合同签订谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同需经部门经理审核、公司法律顾问审查后，方可签订。签订后的采购合同应及时归档保存，确保合同执行过程中有据可查。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购专员应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由使用部门、质量部门等相关人员组成验收小组，按照采购合同及相关标准对物资进行验收。3.验收合格的物资，验收小组应在《验收报告》上签字确认；验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，可根据合同约定进行退货、换货或索赔等处理。（六）采购付款1.采购专员根据采购合同及验收情况，填写《付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等内容，并提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。3.采购付款应严格按照合同约定执行，确保公司资金安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.招采部应根据采购计划，结合市场价格行情、历史采购数据等因素，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容，并报部门经理审核。3.经审核后的采购预算如有调整，需重新提交审核。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定的程序进行审批。3.招采部应定期对采购预算的执行情况进行分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算控制1.建立采购预算控制机制，对采购成本进行实时监控。2.采购专员在采购过程中应严格控制采购价格，确保采购成本不超过预算。3.如发现采购成本有可能超出预算，应及时向部门经理报告，并采取相应的措施进行控制。五、采购风险管理（一）风险识别1.招采部应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.针对识别出的风险因素，应制定相应的风险应对措施。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定其风险等级和影响程度。2.根据风险评估结果，采取不同的风险应对策略，对于高风险因素应重点关注，采取有效措施进行防范和控制。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研，及时了解市场价格动态和供求关系变化，合理安排采购时间和采购数量。与多家供应商建立合作关系，分散采购风险。2.供应商风险应对严格供应商选择与评估程序，确保选择优质供应商。加强对供应商的管理与监督，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任，降低供应商违约风险。3.质量风险应对加强采购物资的质量检验，严格按照合同要求和相关标准进行验收。在采购合同中约定质量保证条款和质量争议解决方式，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格合同签订、审核、执行等环节的控制。聘请专业法律顾问对采购合同进行审查，确保合同条款合法、合规、严谨。建立合同执行跟踪机制，及时解决合同执行过程中出现的问题。六、采购信息管理（一）信息收集1.采购专员应及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、政策法规信息等。2.信息收集渠道包括网络、行业期刊、供应商提供、实地调研等。（二）信息整理与分析1.对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。（三）信息共享1.招采部应与其他部门建立信息共享机制，及时通报采购活动的进展情况和相关信息。2.采购信息数据库应向公司内部相关人员开放，以便查询和使用。七、采购监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招采部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购成本是否合理等。2.招采部应定期对采购工作进行自查，及时发现并纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关工作。2.主动接受供应商和社会公