异地子公司采购管理制度

异地子公司采购管理制度总则目的为规范异地子公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司在异地设立的所有子公司及其下属部门的采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购物资质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.职责分离原则：采购业务的审批、执行、验收等环节应相互分离、相互制约，防止舞弊行为的发生。采购组织与职责采购部门设置异地子公司应根据业务规模和采购需求，设立独立的采购部门，明确采购部门的职责和岗位设置。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购业务的具体实施。采购部门职责1.负责制定和执行子公司采购计划，确保采购物资及时、准确供应。2.收集、整理、分析市场信息，寻找合格供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。4.负责采购物资的验收工作，确保采购物资的质量符合要求。5.负责采购成本的控制和核算，定期进行采购成本分析，提出降低采购成本的建议和措施。6.配合公司内部审计部门和其他相关部门，对采购业务进行监督和检查。其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果进行跟踪和反馈。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的评审，负责采购成本的核算和分析。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，参与供应商的评估和管理，对采购物资的质量问题提出处理意见。采购计划管理采购计划的编制1.需求部门应根据生产经营计划和实际需求，提前编制采购需求计划，并提交给采购部门。采购需求计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购部门收到需求部门提交的采购需求计划后，应进行汇总、分析和审核，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应包括采购物资的详细清单、采购时间安排、采购预算等内容。3.采购计划编制完成后，应提交给子公司管理层审批。经审批后的采购计划应作为采购工作的依据，严格执行。采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时向采购部门提出调整申请，并说明调整的原因和内容。2.采购部门收到调整申请后，应进行审核和评估，根据实际情况编制采购计划调整方案，并提交给子公司管理层审批。经审批后的采购计划调整方案应作为采购工作的依据，严格执行。供应商管理供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，根据供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。3.对于重要物资的采购，应组织相关部门对合格供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况等，确保供应商具备良好的合作条件。4.根据考察结果，采购部门应与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。供应商的评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估周期一般为每季度一次，对于重要供应商应每月进行一次评估。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.建立供应商绩效档案，记录供应商的评估结果和合作情况，为供应商的选择和管理提供依据。供应商的激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.建立供应商约束机制，对于违反合作协议、产品质量不合格、交货期延误等问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如减少采购份额、扣除货款、终止合作协议等。采购流程管理采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，方可提交给采购部门。采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行审核和评估，根据采购金额和采购物资的重要性，按照公司规定的审批流程进行审批。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，应提交给子公司管理层审批。3.经审批后的采购申请表应作为采购工作的依据，严格执行。采购询价与报价1.采购部门根据采购申请表的要求，向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供采购物资的报价、交货期、质量标准等信息。2.供应商应在规定的时间内回复询价函，采购部门对供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格水平、产品质量、交货期等因素，选择合适的供应商进行谈判。采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行谈判，就采购物资的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的合作协议。2.谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构和市场行情，合理运用谈判技巧，维护公司的利益。3.谈判结束后，采购部门应编写谈判报告，记录谈判过程和结果，提交给子公司管理层审批。采购合同签订1.根据谈判结果，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交给公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，以便各部门做好相关工作。采购订单下达1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细清单、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门做好验收准备工作。质量部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收内容和验收方法。2.采购物资到货后，质量部门应按照验收方案进行验收，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行检查。如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.验收合格的采购物资，质量部门应出具验收报告，并办理入库手续；验收不合格的采购物资，应及时通知采购部门与供应商协商退货、换货或补货等事宜。采购付款1.采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同的约定，填写付款申请单，提交给财务部门审核。2.财务部门收到付款申请单后，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款手续齐全、合规。审核无误后，按照公司规定的付款流程进行付款。3.对于金额较大的采购付款，应实行银行转账支付；对于金额较小的采购付款，可以采用现金支付或其他方式支付。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时了解市场价格变化和供应情况，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险应对措施：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，降低供应商违约风险。同时，与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。3.质量风险应对措施：加强采购物资的质量控制，严格按照采购合同和相关标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求。对于重要物资，应增加检验频次和检验项目，对供应商的质量管理体系进行定期审核，督促供应商提高产品质量。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，签订合同前应进行严格的审核，确保合同条款合法、合规、明确、完整。合同签订后，应及时跟踪合同执行情况，督促双方履行合同义务，避免合同纠纷的发生。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门应定期对异地子公司的采购业务进行监督和检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、供应商管理情况、采购合同的签订和履行情况等。2.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息，对审计