幼儿园数字公章管理制度

幼儿园数字公章管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园数字公章的管理，确保数字公章使用的安全性、规范性和严肃性，维护幼儿园的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园内部各部门、全体教职工在处理与幼儿园相关事务时使用数字公章的行为。（三）基本原则1.合法性原则：数字公章的使用必须符合国家法律法规及幼儿园的相关规定。2.安全性原则：采取有效措施确保数字公章的存储、使用安全，防止被盗用、冒用。3.规范性原则：严格规范数字公章的使用流程、审批程序，确保使用准确、规范。4.责任追究原则：对违反数字公章管理制度的行为，追究相关责任人的责任。二、数字公章的管理职责（一）管理部门及职责1.园长办公室负责数字公章的总体管理工作，制定和完善数字公章管理制度。负责数字公章的申请、审批、发放、回收、保管等工作。监督检查数字公章的使用情况，对违规使用行为进行纠正和处理。2.信息管理部门负责数字公章管理系统的技术维护和安全保障工作，确保系统正常运行。协助园长办公室进行数字公章的申请、审批等流程在系统中的设置和管理。对数字公章使用过程中的数据进行备份和存储，保障数据安全。（二）使用部门及职责1.各部门负责本部门数字公章使用的申请，并确保申请事项真实、合法、合规。严格按照规定流程使用数字公章，对盖章文件的内容负责。妥善保管数字公章使用授权文件，不得随意转借他人。三、数字公章的申请与审批（一）申请1.各部门因工作需要使用数字公章时，应填写《幼儿园数字公章使用申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细注明申请日期、申请部门、申请人、盖章文件名称、盖章用途、盖章内容摘要等信息。2.申请表应由部门负责人签字确认，并加盖部门公章（如有）。（二）审批1.申请表提交后，按照以下审批流程进行：一般性事务申请，由部门分管领导审批。重要事务申请，需经园长审批。2.审批人应认真审核申请事项，确保符合规定和要求。对于不符合规定的申请，应予以退回并说明理由。四、数字公章的使用（一）使用流程1.经审批通过的申请表交至园长办公室。2.园长办公室根据申请表内容，在数字公章管理系统中进行盖章操作。盖章操作应严格按照审批意见执行，确保盖章内容与申请表一致。3.盖章完成后，园长办公室应及时将盖章后的文件返还申请部门，并做好记录。（二）使用规范1.数字公章只能用于幼儿园内部与工作相关的正式文件、合同、协议等，不得用于任何违法违规或个人事务。2.盖章文件应字迹清晰、内容完整，不得在空白纸张或未填写完整的文件上盖章。3.盖章位置应准确、恰当，不得遮盖文件重要内容。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用数字公章，但无法按照正常审批流程进行时，申请人应电话或书面报告园长办公室，经园长同意后可先行盖章，但事后应及时补办审批手续。2.对于异地盖章需求，可通过数字公章管理系统的远程盖章功能进行操作，但需确保网络安全和操作规范。五、数字公章的存储与保管（一）存储方式数字公章以电子数据形式存储于数字公章管理系统中，该系统应具备安全可靠的存储和加密功能。（二）保管要求1.园长办公室指定专人负责数字公章管理系统的账号及密码保管，确保账号和密码的安全性。2.保管人员应定期对数字公章管理系统进行检查和维护，确保系统正常运行，数据安全。3.数字公章管理系统应设置访问权限，只有经过授权的人员才能进行相关操作。六、数字公章的变更与注销（一）变更1.因幼儿园名称变更、数字公章损坏等原因需要变更数字公章时，由园长办公室提出申请，经园长批准后，按照相关程序进行变更操作。2.变更后的数字公章应及时更新数字公章管理系统中的数据，并通知各部门。（二）注销1.数字公章不再使用时，由园长办公室提出注销申请，经园长批准后，在数字公章管理系统中进行注销操作。2.注销后的数字公章相关数据应进行备份保存，以备后续查询和审计。七、监督与检查（一）内部监督1.园长办公室定期对数字公章的使用情况进行检查，包括申请审批记录、盖章文件等，确保使用规范、合法。2.各部门应配合园长办公室的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）审计监督幼儿园审计部门定期对数字公章的管理和使用情况进行审计，检查是否存在违规行为，发现问题及时督促整改。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用数字公章。2.超越审批范围使用数字公章。3.在空白纸张或未填写完整的文件上盖章。4.因保管不善导致数字公章被盗用、冒用。5.其他违反数字公章管理制度的行为。（二）责任追究措施1.对于违规使用数字公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因违规行为给幼儿园造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并按照幼儿园相关规定进行严肃处理。3.构成违法犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。九