分公司采购价格管理制度

分公司采购价格管理制度一、总则（一）目的为加强分公司采购价格管理，规范采购行为，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门及所属单位的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：采购价格应在公平、公正的基础上确定，不得偏袒任何供应商。2.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，实现成本效益最大化。3.阳光透明原则：采购价格确定过程应公开透明，接受内部监督。二、采购价格管理职责（一）采购部门职责1.负责收集、整理、分析市场价格信息，建立供应商价格档案。2.组织采购谈判，确定采购价格。3.与供应商签订采购合同，明确价格条款。4.跟踪采购价格执行情况，及时反馈价格变动信息。（二）财务部门职责1.审核采购预算，控制采购成本。2.参与采购价格谈判，提供财务分析意见。3.监督采购价格执行情况，进行财务核算。（三）审计部门职责1.对采购价格确定过程进行审计监督。2.检查采购价格执行情况，防止违规操作。（四）其他部门职责1.提出采购需求，配合采购部门进行采购工作。2.提供相关市场价格信息，协助采购部门确定合理价格。三、采购价格信息管理（一）信息收集渠道1.供应商报价：定期收集供应商的报价单，了解其产品价格及价格变动趋势。2.市场调研：采购人员通过实地考察、参加行业展会、查阅行业资料等方式，了解市场同类产品价格水平。3.网络平台：利用专业的采购信息平台、电商平台等，获取相关产品价格信息。4.行业协会：与行业协会保持联系，获取行业价格动态及相关数据。（二）信息整理与分析1.采购部门指定专人负责价格信息的整理与分析工作，将收集到的价格信息进行分类、汇总。2.分析价格信息的变化趋势，包括价格波动原因、市场供需情况等，为采购价格决策提供依据。3.根据分析结果，建立供应商价格档案，记录供应商的产品价格、价格调整情况、交货期、质量等信息。（三）信息共享1.采购部门定期将价格信息整理后，与财务部门、审计部门等相关部门共享，以便各部门及时了解采购价格情况。2.建立内部价格信息交流平台，方便各部门之间沟通采购价格相关问题，分享价格管理经验。四、采购价格确定流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购预算审核1.财务部门收到采购申请表后，对采购预算进行审核，确保采购项目在预算范围内。2.如采购预算超出限额，采购部门需重新评估采购需求，或与财务部门协商调整预算。（三）供应商选择与询价1.采购部门根据采购需求，从供应商价格档案中筛选出合适的供应商，并向其发出询价函。2.询价函应明确采购物资或服务的详细要求，要求供应商在规定时间内报价。3.采购部门同时收集其他潜在供应商的报价信息，进行比较分析。（四）采购谈判1.根据询价结果，采购部门选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购谈判。2.采购谈判由采购部门负责人或其授权代表主持，财务部门、审计部门等相关人员可参与谈判。3.谈判内容包括产品价格、质量、交货期、售后服务等条款，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。4.在谈判过程中，采购人员应记录谈判要点及双方达成的共识，形成谈判纪要。（五）价格审批1.采购谈判结束后，采购部门将谈判结果及相关资料提交至价格审批流程。2.价格审批根据采购金额大小分为不同级别，由分公司领导或相关部门负责人进行审批。3.审批人员应根据采购预算、市场价格水平、谈判情况等因素，对采购价格进行审核，确保价格合理。4.如采购价格超出审批权限，需报上级领导审批。（六）合同签订1.经价格审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益。3.采购合同签订后，采购部门将合同副本提交至财务部门、审计部门等相关部门备案。五、采购价格执行与调整（一）价格执行1.采购人员应严格按照采购合同约定的价格执行采购任务，不得擅自变更价格。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式进行付款，确保采购价格的有效执行。（二）价格调整1.在采购合同履行过程中，如遇市场价格波动较大、原材料价格上涨等因素，导致原采购价格不合理，采购部门可与供应商协商调整价格。2.价格调整应遵循公平公正、协商一致的原则，采购部门应提供相关价格变动依据，与供应商进行充分沟通。3.价格调整需经采购部门负责人审核，报价格审批流程进行审批，审批通过后签订价格调整协议。4.价格调整协议作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。六、采购价格监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购价格确定过程及执行情况进行审计监督，检查采购行为是否符合本制度规定。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、财务凭证等资料，实地走访供应商等方式进行审计。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）外部监督1.鼓励员工及供应商对采购价格管理中的违规行为进行举报，分公司设立举报邮箱和举报电话，接受社会监督。2.对于举报信息，分公司应及时进行调查核实，如情况属实，将严肃处理相关责任人。（三）考核机制1.建立采购价格考核机制，对采购部门及相关人员的采购价格管理工作进行考核。2.考核指标包括采购价格合理性、采购成本节约率、价格信息管理情况等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门及人员进行奖励，对未达标的部门及人员进行相应处罚。七、附