分公司印章刻制管理制度

分公司印章刻制管理制度一、总则（一）目的为规范分公司印章的刻制、使用与管理，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各分公司印章的刻制、使用、保管及废止等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章妥善保管，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.规范性原则：印章的刻制、使用、保管等环节应严格按照规定程序和要求执行。二、印章种类及用途（一）公章1.代表分公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.用于签署各类重要合同、协议、文件等。（二）合同专用章1.专门用于签订经济合同。2.明确合同的签订主体，保障合同的法律效力。（三）财务专用章1.用于办理公司财务相关业务，如开具发票、支票、汇票等。2.是公司财务管理的重要印鉴。（四）法定代表人章1.由法定代表人持有，用于特定财务事项或其他需要法定代表人签字确认的文件。2.作为法定代表人身份的象征之一。（五）部门章1.各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的盖章确认。2.不得用于对外签订合同或具有法律效力的文件。三、印章刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，报分公司总经理审批。（二）审批流程1.分公司总经理对《印章刻制申请表》进行审批，重点审核印章刻制的必要性、用途的合理性等。2.对于涉及重大事项或重要文件使用的印章，需报总公司相关部门或领导备案。（三）刻制选择1.经审批同意后，由分公司行政部门负责选择具有合法资质的印章刻制单位。2.行政部门应要求刻制单位提供营业执照副本复印件、刻制资质证明等相关资料，并与其签订印章刻制合同，明确双方的权利和义务。（四）印章样式及规格1.印章的样式、规格应符合国家相关标准及公司规定。2.行政部门应在印章刻制前，将设计好的印章样式报分公司总经理审核确认。（五）领取与备案1.印章刻制完成后，行政部门应及时领取印章，并进行仔细核对，确保印章内容清晰、准确。2.领取印章时，需办理领取手续，填写《印章领取登记表》，注明领取日期、印章名称、数量、领取人等信息。3.新刻制的印章应在分公司行政部门和财务部门进行备案，同时将印章印模报送总公司相关部门备案。四、印章使用（一）使用范围1.公章：用于分公司对外的各类重要文件、合同、协议等的签署。2.合同专用章：仅限于签订经济合同。3.财务专用章：用于办理财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人章：按规定用于特定财务事项或需要法定代表人签字确认的文件。5.部门章：用于部门内部文件、资料等的盖章确认。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审核：申请表经部门负责人审核签字后，报相关领导审批。审批权限根据印章的重要性和使用范围确定，一般情况下，公章、合同专用章的使用需经分公司总经理审批；财务专用章、法定代表人章的使用需经财务负责人和分公司总经理审批；部门章的使用由部门负责人审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人应严格按照审批内容用印，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人、用印人等信息。4.盖章：用印时，印章保管人应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定位置，并检查盖章后的文件是否完整、无遗漏。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况或因特殊原因无法提前办理用印审批手续的，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及多页的文件需加盖骑缝章，确保文件内容的完整性和连贯性。（四）禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经审批，不得擅自将印章交予他人使用。3.不得超越印章使用范围使用印章。五、印章保管（一）保管人员1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由分公司行政部门指定专人保管，部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章随意放置或带出办公场所，因工作需要携带印章外出时，必须经分公司总经理批准，并办理相关登记手续，确保印章安全。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）交接手续1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。2.交接双方应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接人、监交人等信息，并签字确认。3.交接过程中，应由分公司行政部门或相关负责人进行监交，确保印章交接清楚、准确。六、印章废止（一）废止原因1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失等无法正常使用。（二）废止流程1.印章使用部门或保管人员发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，说明废止原因。2.申请表经部门负责人审核签字后，报分公司总经理审批。3.经审批同意后，行政部门负责将废止的印章收回，并进行妥善保管。（三）废止处理1.废止的印章应及时销毁，销毁过程应进行登记，注明印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。2.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。3.对于重要印章的销毁，应邀请分公司财务、审计等相关部门人员进行监销，确保销毁过程合规、公正。七、监督与检查（一）内部监督1.分公司行政部门负责定期对印章的使用、保管情况进行检查，确保印章管理符合规定要求。2.财务部门应加强对财务专用章、法定代表人章使用情况的监督，确保财务收支安全。3.各部门负责人应负责对本部门印章的使用、保管情况进行监督，发现问题及时纠正。（二）外部审计1.总公司定期或不定期对分公司印章管理情况进行审计，检查印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性等。2.对于审计中发现的问题，分公司应及时整改，并将整改情况报告总公司。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良