公司备用金额度管理制度

公司备用金额度管理制度一、总则（一）目的为加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，规范备用金的借支、使用及报销行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.预算管理原则：备用金的使用应纳入公司年度预算管理，严格按照预算额度和用途使用。2.专款专用原则：备用金必须专款专用，不得挪作他用。3.限额管理原则：根据不同岗位和业务需求，设定合理的备用金额度上限。4.及时清理原则：备用金借支后应及时使用和报销，不得长期挂账。二、备用金的分类及额度设定（一）分类1.日常费用备用金：用于公司日常办公费用、差旅费、业务招待费等小额支出。2.专项备用金：针对特定项目或业务设立的备用金，如项目研发备用金、市场推广备用金等。（二）额度设定1.日常费用备用金额度部门负责人：根据部门业务规模和实际需求，设定[X]元至[X]元的备用金额度。普通员工：根据岗位性质和工作需要，设定[X]元至[X]元的备用金额度。2.专项备用金额度根据项目预算和实际需求，由项目负责人提出申请，经公司领导审批后确定具体额度。三、备用金的申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：需要借支备用金的员工或部门，应填写《备用金借款申请表》，注明借款金额、用途、预计还款时间等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表进行审核，确认借款用途合理、额度适当，并签署意见。3.财务部门审核：财务部门对申请表进行审核，重点审核借款金额是否在额度范围内、用途是否符合公司规定等，审核通过后签署意见。4.公司领导审批：根据备用金额度大小，分别由不同层级的公司领导进行审批。额度在[X]元以下的，由部门分管领导审批；额度在[X]元至[X]元之间的，由财务总监审批；额度在[X]元以上的，由总经理审批。（二）审批要点1.借款用途必须明确、合理，符合公司业务需求和财务规定。2.借款金额不得超过规定的额度上限。3.预计还款时间应合理，确保备用金能够及时清理。四、备用金的借支（一）借支方式1.备用金借支原则上采用银行转账方式，特殊情况需现金借支的，应提前向财务部门说明原因，并经财务负责人批准。2.员工借支备用金时，应在《备用金借款申请表》上签字确认，并按照审批意见到财务部门办理借支手续。（二）借支期限1.日常费用备用金借支期限一般不超过[X]个月，如有特殊情况需要延长借支期限的，应提前向财务部门申请并说明原因，经批准后方可延长。2.专项备用金借支期限根据项目实际进度和需求确定，原则上不超过项目预计完成时间。五、备用金的使用（一）使用范围1.日常费用备用金主要用于支付办公用品采购、差旅费、业务招待费、市内交通费等公司日常经营活动中的小额支出。2.专项备用金应严格按照项目预算和用途使用，用于特定项目的研发、采购、市场推广等相关费用支出。（二）使用要求1.备用金使用应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并按照公司财务报销制度的规定进行粘贴和填写报销单。2.报销凭证应真实、完整、准确，不得弄虚作假。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。3.备用金使用应严格按照审批的用途进行，不得擅自改变用途或挪作他用。六、备用金的报销（一）报销流程1.整理报销凭证：借支备用金的员工或部门在完成相关业务后，应及时整理报销凭证，并按照公司财务报销制度的要求进行粘贴和填写报销单。2.部门负责人审核：部门负责人对报销单进行审核，确认报销内容真实、合理、符合公司规定，并签署意见。3.财务部门审核：财务部门对报销单进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否在备用金借支额度范围内，以及是否符合公司财务报销制度的规定等。审核通过后签署意见。4.公司领导审批：根据报销金额大小，分别由不同层级的公司领导进行审批。报销金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批；报销金额在[X]元至[X]元之间的，由财务总监审批；报销金额在[X]元以上的，由总经理审批。5.报销支付：经审批通过的报销单，财务部门按照公司财务管理制度的规定进行报销支付。如报销金额小于借支金额，应将剩余款项收回；如报销金额大于借支金额，应补足差额。（二）报销期限1.员工应在备用金使用完毕后的[X]个工作日内办理报销手续，如有特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期。2.对于逾期未报销的备用金，财务部门将从逾期之日起按照一定比例收取资金占用费，并在员工工资中扣除。七、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金管理制度的制定、修订和解释。2.审核备用金的申请、借支、使用和报销，确保备用金的使用符合公司规定和财务制度。3.定期对备用金的使用情况进行检查和清理，及时发现和解决问题。4.负责备用金的账务处理和核算，确保备用金账目清晰、准确。（二）审计部门职责1.定期对备用金的管理和使用情况进行审计监督，检查备用金的使用是否合规、有效。2.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（三）监督检查内容1.备用金的申请、审批、借支、使用和报销是否符合本制度的规定。2.备用金是否专款专用，有无挪作他用的情况。3.备用金的使用是否合理、有效，是否存在浪费或不合理支出的情况。4.备用金的借支期限是否符合规定，有无逾期未报销的情况。5.备用金的账务处理是否准确、及时，账目是否清晰。八、备用金的清理与核销（一）清理1.财务部门应定期对备用金进行清理，每月末对备用金的借支、使用和报销情况进行核对，确保备用金账目清晰、准确。2.对于超过借支期限未报销的备用金，财务部门应及时向借支人发出催报通知，要求其尽快办理报销手续。（二）核销1.符合下列条件之一的备用金，可予以核销：备用金借支人已办理完毕相关业务，且报销金额与借支金额相符，备用金已清理完毕。备用金借支人因工作调动、离职等原因不再需要使用备用金，且已将备用金归还公司。因特殊原因导致备用金无法收回或使用的，经公司领导批准后可予以核销。2.备用金核销时，借支人应填写《备用金核销申请表》，注明核销原因、借支金额、已报销金额等信息，并提供相关证明材料。3.财务部门对《备用金核销申请表》及相关证明材料进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.经公司领导审批同意核销的备用金，财务部门按照规定进行账务处理。九、罚则（一）对违反本制度规定的借支人，视情节轻重给予以下处罚：1.警告、批评教育。2.责令限期归还备用金，并按照一定比例收取资金占用费。3.扣发当月绩效奖金。4.情节严重的，给予降职、降薪、辞退等处理，并依法追究法律责任。（二）对因审核把关