公司印章及签字管理制度

公司印章及签字管理制度一、总则1.目的为加强公司印章及签字管理，规范印章及签字的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司。3.定义（1）公司印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等具有法律效力的印章。（2）签字：指公司法定代表人、授权代表及其他有权签字人员在文件、合同、协议等上的签字确认。二、印章管理1.印章的刻制（1）公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司相关规定及实际工作需要，填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。（2）新印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章交由专人保管。2.印章的保管（1）公司公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管，部门章由各部门负责人或其指定专人保管。（2）印章保管人员应设立印章使用登记簿，对印章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息。（3）印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得将印章随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管印章，应经公司领导批准，并办理书面委托手续。（4）印章保管人员离职时，应将印章及相关资料交接给指定的接替人员，并办理交接手续。3.印章的使用（1）使用公司印章应填写《印章使用申请表》，注明使用事项、使用部门、使用日期等信息，并按照规定的审批流程进行审批。（2）审批流程：一般事项：由部门负责人审核，分管领导审批。重要事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。涉及财务、合同等重大事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批，必要时需经董事会或股东会批准。（3）印章保管人员应根据审批后的《印章使用申请表》，在印章使用登记簿上进行登记，并严格按照申请表上的使用事项、使用范围使用印章。（4）印章使用时，应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张、合同、协议等上加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，应经公司领导批准，并在使用后及时收回。（5）严禁在未经审批的文件、合同、协议等上加盖印章。如发现违规使用印章的情况，印章保管人员应立即制止，并及时向公司领导报告。4.印章的停用与销毁（1）因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，印章保管人员应填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，将停用印章交回行政部门。（2）行政部门对停用印章进行登记造册，并按照规定的程序进行销毁。销毁印章时，应至少有两名以上人员在场，并在销毁记录上签字确认。三、签字管理1.签字权限（1）公司法定代表人对公司重大事项具有最终签字权。（2）公司授权代表在授权范围内代表公司进行签字，签字前应取得公司法定代表人的书面授权。（3）其他有权签字人员按照公司相关规定及授权范围进行签字。2.签字流程（1）文件、合同、协议等需要签字的，应由相关部门或人员填写《签字申请表》，注明签字事项、签字人、签字日期等信息，并按照规定的审批流程进行审批。（2）审批流程与印章使用审批流程相同。（3）签字人应在审批后的《签字申请表》上签字确认，并确保签字清晰、端正。3.签字的保管与存档（1）签字后的文件、合同、协议等由承办部门或人员负责保管，并按照公司档案管理规定进行存档。（2）如需查阅签字文件，应按照公司档案查阅流程办理相关手续。四、监督与检查1.公司行政部门负责对印章及签字管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保制度的有效执行。2.对违反印章及签字管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.公司鼓励员工对印章及签字管理