公司印章双人管理制度

公司印章双人管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。（四）基本原则1.双人保管原则：印章必须由两人共同保管，确保印章使用的安全性和可追溯性。2.审批使用原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。3.规范操作原则：印章使用应按照规定的流程和要求进行操作，确保印章使用的合法性和规范性。4.风险防范原则：加强印章管理，防范印章使用过程中的风险，保障公司利益不受损失。二、印章保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗或损坏。2.严格按照规定的流程和要求使用印章，对印章使用情况进行详细登记。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告并采取相应措施。4.协助公司内部审计、法务等部门对印章使用情况进行监督和检查。（二）保管方式1.设立专门的印章保管箱，配备两把不同钥匙的锁具，由两名保管人员分别保管钥匙。2.印章保管箱应存放在安全、保密的场所，如公司保险柜或专门的印章保管室。3.对于重要印章，如公司公章、合同专用章等，应实行双人异地保管，即两名保管人员分别在不同地点保管印章。（三）保管人员变更1.因工作需要变更印章保管人员时，应办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。2.交接内容包括印章种类、数量、保管箱钥匙等，确保交接清楚、准确。3.交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和使用流程。三、印章使用审批（一）审批流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。2.申请表经部门负责人审核，确保用印事项真实、合规，签字同意后提交至印章保管部门。3.印章保管部门对申请表进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、审批手续是否齐全等。审核通过后，由两名保管人员共同用印，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印时间、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人等信息。4.对于涉及重大事项或金额较大的合同等文件用印，需经公司法定代表人或授权代表审批签字后方可用印。（二）审批权限1.一般文件用印，由部门负责人审核签字后，印章保管部门审核用印。2.合同类文件用印：合同金额在[X]万元以下的，由部门负责人审核，分管领导审批签字后用印。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由部门负责人、分管领导审核，公司法定代表人或授权代表审批签字后用印。合同金额在[X]万元以上的，由部门负责人、分管领导、财务负责人、法务负责人审核，公司法定代表人或授权代表审批签字后用印。3.其他重要文件用印，根据文件性质和重要程度，按照相应的审批权限进行审批。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程用印时，用印申请人应电话向部门负责人、分管领导汇报，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益或存在法律风险的事项，如重大诉讼、仲裁等，应在法律专业人员的指导下进行用印，并严格按照公司决策程序进行审批。四、印章使用登记（一）登记内容印章使用登记表应详细记录每次印章使用的相关信息，包括用印时间、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人、用印事项说明等。（二）登记要求1.两名保管人员应在每次用印后及时进行登记，确保登记信息准确、完整。2.登记内容应字迹清晰、工整，不得随意涂改。如因特殊原因需要涂改，应在涂改处加盖保管人员印章或签字确认。3.印章使用登记表应妥善保管，保存期限为[X]年，以备查阅。五、印章使用监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对印章使用情况进行审计监督，检查印章使用是否符合规定的审批流程、登记是否完整准确等。2.法务部门负责对涉及法律事务的印章使用进行审核和监督，确保用印文件的合法性和合规性。3.公司行政部门负责对印章保管和使用情况进行日常检查，发现问题及时督促整改。（二）外部检查1.接受政府相关部门、监管机构等的检查，积极配合提供印章使用相关资料。2.对于涉及重大事项或存在风险隐患的印章使用情况，主动邀请外部审计、律师等专业机构进行专项检查和评估。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度，擅自使用印章或未按规定流程用印的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规用印给公司造成经济损失或法律风险的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、印章停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗等情况。（二）停用流程1.印章保管部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因、印章种类、数量等信息，经部门负责人审核，分管领导审批签字后提交至公司行政部门。2.行政部门审核通过后，发布印章停用通知，明确停用日期，并要求各部门停止使用该印章。3.印章保管人员在收到停用通知后，将印章妥善保管，不得擅自销毁或使用。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，由印章保管部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章停用原因、销毁方式等信息，经部门负责人审核，分管领导审批签字后提交至公司行政部门。2.行政部门会同法务部门对拟销毁印章进行审核，确保销毁印章的必要性和合规性。审核通过后，制定印章销毁方案，明确销毁时间、地点、参与人员等。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，由两名保管人员、行政部门人员、法务部门人员等共同参与，并在《印章销毁登记表》上签字确认。4.印章销毁后，应将《印章销毁申请表》