公司刻印印章管理制度

公司刻印印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的印章管理。3.印章种类本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章以及各部门专用章等。二、印章刻制1.刻制申请因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.审批流程一般性印章（如部门专用章等）由部门负责人提出申请，经公司分管领导审批后，交行政部门统一刻制。重要印章（如公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等）由使用部门提出申请，经公司分管领导审核后，报公司总经理审批，再交行政部门统一刻制。3.刻制要求行政部门应选择具有合法资质、信誉良好的印章刻制单位进行印章刻制。印章刻制单位应严格按照公安部门规定的印章规格、字体、材质等要求进行刻制，确保印章质量和安全性。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付申请部门，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》，双方签字确认。三、印章使用1.使用原则严格按照规定的权限和程序使用印章，未经批准不得擅自使用。印章使用应基于真实、合法、有效的业务活动，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。印章使用应确保印章清晰、完整，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.使用审批一般性文件、资料等加盖印章，由部门负责人签字批准后，即可使用印章。涉及合同签订、协议签署、重要文件发布等重要事项加盖印章，需按照以下审批流程进行：合同类文件：由合同承办部门填写《合同用印审批表》，详细说明合同名称、合同编号、合同金额、对方单位等信息，并附上合同文本。经部门负责人审核、法务部门审查、公司分管领导审批后，方可加盖合同专用章。重要文件类：由文件起草部门填写《文件用印审批表》，经部门负责人审核、公司分管领导审批后，加盖公司公章或其他相关印章。其他重要事项：根据具体情况，按照相应的审批流程进行审批，经批准后加盖印章。3.用印登记印章使用部门应建立《印章使用登记表》，对每次印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、批准人、用印人等信息。登记应及时、准确、完整，以备查阅和追溯。4.印章使用方式印章使用应由专人负责，使用时应将印章放置在安全、平整的地方，确保印章清晰、完整地加盖在文件上。对于需要加盖多枚印章的文件，应按照规定的顺序依次加盖，不得颠倒顺序或漏盖。印章使用完毕后，应及时将印章归位保管，不得随意放置或转借他人。四、印章保管1.保管职责公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等重要印章由行政部门指定专人保管。各部门专用章由部门负责人指定专人保管。印章保管人员应严格遵守印章保管规定，确保印章安全，不得擅自将印章交与他人保管或使用。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告，并采取相应的措施进行处理。印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并经双方签字确认。交接清单应一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份。五、印章停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。印章损坏、遗失等无法正常使用的，应及时办理停用手续。2.停用审批印章停用由使用部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。3.停用处理印章停用后，保管人员应将印章密封，并在封口处加盖印章保管人员私章，注明停用日期。然后将印章交回行政部门统一保管。4.销毁程序对于已停用且无需留存的印章，由行政部门定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息。经公司分管领导审批后，行政部门应选择具有合法资质、信誉良好的销毁单位进行印章销毁。销毁过程应进行现场监督，并留存相关影像资料。印章销毁完成后，行政部门应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章销毁日期、销毁单位、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。六、监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理工作规范、有序。2.检查内容印章刻制、使用、保管等环节是否符合本制度规定。印章使用审批流程是否严格执行，用印登记是否及时、准确、完整。印章保管是否安全可靠，是否存在印章遗失、被盗用等情况。3.检查方式定期检查：行政部门每季度对印章管理情况进行一次全面检查，填写《印章管理检查记录表》，对检查中发现的问题及时进行整改。不定期抽查：行政部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。4.违规处理对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：警告：对于初次违规且情节较轻的行为，给予警告处分，并责令立即改正。罚款：对于违规行为造成一定损失或影响的，给予罚款处罚，罚款金额根据具体情况确定。解除劳动合同：对于违规行为严重，给公司造成重大损失或恶劣影响的，公司将依法解除与