公司内部视频管理制度

公司内部视频管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部视频的使用与管理，确保视频信息的安全、有效传播，充分发挥视频在公司运营、沟通、培训等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在公司内部使用视频资源的相关活动，包括视频的制作、上传、存储、共享、播放等环节。（三）基本原则1.合法性原则：视频内容必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得包含任何违法、违规、有害或侵犯他人权益的信息。2.真实性原则：视频所传达的信息应真实、准确，不得进行虚假宣传或误导性表述。3.安全性原则：确保视频存储、传输过程中的信息安全，防止视频资料丢失、泄露或被非法篡改。4.规范使用原则：员工应按照规定的流程和方式使用视频资源，不得擅自挪用、滥用或传播未经授权的视频。二、视频制作管理（一）制作需求提出1.各部门因工作需要制作视频时，应填写《视频制作申请表》，详细说明视频的主题、内容框架、用途、预计时长、交付时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门或指定的视频制作管理部门。（二）立项审批1.行政部门或视频制作管理部门收到申请表后，对制作需求进行初步评估，包括必要性、可行性、预算合理性等。2.对于涉及公司重要业务、形象宣传等重大视频制作项目，需提交公司管理层进行立项审批。审批通过后方可进入制作环节。（三）制作团队确定1.根据视频制作的复杂程度和专业要求，确定内部制作团队或选择外部合作制作机构。2.如选择外部合作机构，应签订详细的合作协议，明确双方的权利义务、制作要求、费用支付方式、知识产权归属等条款。（四）内容审核1.在视频制作过程中，制作团队应及时与需求部门沟通，确保内容符合要求。需求部门有权对制作进展进行监督和提出修改意见。2.视频初稿完成后，需提交相关部门进行审核。审核内容包括但不限于：内容准确性、合法性、合规性、画面质量、音效效果等。3.审核通过后的视频方可进行后续的编辑、剪辑、特效处理等工作。对于审核不通过的视频，制作团队应根据审核意见进行修改，直至符合要求。（五）最终验收1.视频制作完成后，制作团队应向需求部门提交《视频制作交付报告》，连同视频成品一并交付。2.需求部门负责组织相关人员对视频进行最终验收。验收合格后，填写《视频制作验收单》，确认视频符合制作要求。如验收不合格，制作团队应按照要求进行整改，直至通过验收。（六）制作档案管理1.视频制作过程中产生的所有资料，包括申请表、脚本、拍摄素材、制作过程记录、审核意见等，应整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.归档资料应确保完整、清晰、可追溯，以便日后查询和参考。三、视频上传与存储管理（一）上传平台1.公司设立专门的内部视频管理平台，用于存储和共享各类视频资源。员工应通过该平台上传视频，未经许可不得私自使用其他第三方平台存储公司内部视频。2.如因工作需要，经相关部门审批同意后，可将视频上传至外部指定的存储平台，但需确保数据安全和符合公司相关规定。（二）上传规范1.上传视频时，应按照平台要求填写准确、完整的标题、描述、标签等信息，以便于其他员工搜索和查找。2.视频文件命名应规范，统一采用“部门视频主题日期”的格式，例如“人力资源部新员工培训视频20230801”。3.确保上传的视频格式符合平台支持的格式要求，且画面清晰、音质良好，无损坏或卡顿现象。（三）存储权限设置1.根据视频的性质和使用范围，设置不同的存储权限。一般分为公开、部门内部、特定人员等不同级别。2.公开视频可供公司全体员工浏览和下载；部门内部视频仅限本部门员工访问；特定人员视频则仅允许指定的人员查看。3.视频上传者应根据视频内容合理设置存储权限，并在上传时注明权限级别。如需变更权限，应填写《视频权限变更申请表》，经相关部门负责人审批后进行操作。（四）存储容量管理1.定期对视频管理平台的存储容量进行监控和清理。对于已不再使用或过期的视频，经确认后，可按照规定进行删除。2.制定视频存储容量预警机制，当存储容量接近上限时，及时通知相关部门清理不必要的视频，或考虑扩充存储设备。（五）数据备份1.建立视频数据备份制度，定期对视频管理平台中的数据进行备份。备份频率根据数据重要性和变化情况确定，一般为每天或每周进行一次全量备份。2.备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或外接存储设备，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。四、视频共享与播放管理（一）共享范围1.员工可根据视频的存储权限，在公司内部视频管理平台上浏览和共享视频资源。2.如需将视频共享给外部合作伙伴或其他第三方，必须经过公司相关部门审批，确保共享行为符合公司信息安全规定和保密要求。（二）共享方式1.员工可通过平台提供的共享功能，将视频分享给指定的人员或群组。共享时应注明共享目的和使用期限等信息。2.对于公开视频，员工可直接在平台上搜索并获取，无需特殊共享操作。（三）播放设备管理1.在公司内部办公区域，如会议室、培训室等，应配备视频播放设备，如投影仪、电视、电脑等，并确保设备正常运行。2.各部门应指定专人负责视频播放设备的日常维护和管理，定期检查设备性能，及时处理故障和问题。3.员工使用视频播放设备时，应按照操作规程进行操作，不得随意更改设备设置或损坏设备。如发现设备异常，应及时通知设备管理人员。（四）播放记录与统计1.视频管理平台应对视频的播放记录进行详细统计，包括播放时间、播放次数、播放人员等信息。2.通过播放记录分析，可了解视频资源的使用情况和受欢迎程度，为后续的视频制作和管理提供参考依据。五、视频使用规范（一）使用目的员工使用公司内部视频应严格限于工作需要，包括但不限于内部培训、业务沟通、项目展示、宣传推广等。不得用于个人娱乐或其他非工作目的。（二）引用要求1.如需在工作文档、演示文稿、报告等中引用公司内部视频内容，应注明视频来源和版权信息。引用内容应确保准确、完整，不得对视频进行歪曲、篡改或断章取义。2.在引用视频时，应遵循知识产权相关法律法规，不得侵犯视频创作者或所有者的合法权益。（三）传播限制1.未经公司书面授权，员工不得将公司内部视频传播至公司外部网络平台或其他非授权渠道。2.严禁通过视频进行任何形式的商业广告、推销或非法活动。（四）保密要求对于涉及公司机密、敏感信息的视频，员工应严格遵守公司保密制度，采取必要的措施确保视频信息不泄露。在使用和传播此类视频时，需经过严格的审批流程，并对观看人员进行限制和监督。六、视频版权管理（一）版权归属1.公司内部制作的视频，其版权归公司所有。员工在制作视频过程中是代表公司行使职务行为，相关知识产权均属于公司。2.由外部机构制作并委托公司使用的视频，其版权归属按照双方签订的合作协议执行。公司应确保在使用过程中遵守版权约定，不得擅自转让、许可他人使用或进行其他侵犯版权的行为。（二）版权保护措施1.公司应加强对视频版权的保护意识培训，提高员工的版权保护意识，防止因员工疏忽或不当操作导致版权侵权事件发生。2.定期对公司内部视频资源进行清查，核实版权情况，发现侵权行为及时采取措施进行制止，并追究相关责任人的法律责任。3.在视频管理平台上设置版权声明标识，明确视频的版权归属和使用限制，提醒员工遵守版权规定。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自制作、上传、修改、传播视频的。2.上传或传播含有违法、违规、有害信息视频的。3.侵犯公司视频版权或他人知识产权的。4.私自更改视频存储权限、删除或损坏视频资料的。5.将公司内部视频用于非工作目的或违反使用规范的其他行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的员工，根据公司相关规定给予相应的纪律处分，包括但不限于扣发绩效奖金、降职降薪、解除劳