公司内部记账管理制度

公司内部记账管理制度总则目的为加强公司内部财务管理，规范记账行为，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，提高公司财务管理水平，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有财务记账工作。基本原则1.合法性原则：记账工作应严格遵守国家法律法规和财务会计准则。2.准确性原则：如实、准确记录公司各项经济业务，确保账证相符、账账相符、账实相符。3.及时性原则：及时进行账务处理，不得拖延积压，保证财务信息能及时反映公司财务状况和经营成果。4.保密性原则：财务人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。记账岗位设置与职责岗位设置1.会计主管：全面负责公司财务记账工作的组织、管理和监督。2.记账会计：负责具体的账务处理，包括编制记账凭证、登记账簿等。3.审核会计：对记账凭证和财务报表进行审核，确保财务信息的准确性。职责分工1.会计主管职责制定和完善公司记账管理制度，并监督执行。组织财务记账团队的日常工作，合理安排人员分工。审核重要的财务凭证和报表，对财务数据的真实性、准确性负责。协调与其他部门的财务工作关系，解答财务相关问题。定期向上级领导汇报公司财务状况和记账工作进展。2.记账会计职责根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，确保记账凭证内容完整、摘要清晰、会计科目使用正确、金额准确。按照会计制度和会计准则的要求，及时、准确地登记各类账簿，包括总账、明细账、日记账等。定期核对账目，发现问题及时查找原因并进行调整，保证账账相符。协助会计主管编制财务报表，提供相关数据支持。负责整理和保管记账凭证、账簿等会计资料，按照规定进行归档。3.审核会计职责对记账会计编制的记账凭证进行审核，检查凭证内容是否合规、手续是否齐全、会计分录是否正确。审核财务报表的编制是否符合规定，数据是否准确、完整，勾稽关系是否正确。对审核过程中发现的问题及时与记账会计沟通，提出修改意见，并跟踪督促整改。协助会计主管对财务记账工作进行内部审计和检查，提供审核报告。记账流程原始凭证的审核与收集1.公司各部门在办理经济业务时，应及时取得或填制原始凭证，并确保其真实、合法、完整。原始凭证应包括但不限于发票、收据、报销单、合同等。2.财务部门收到原始凭证后，由审核会计进行初步审核，检查凭证的基本要素是否齐全，如日期、金额、业务内容、填制单位等；凭证的真实性和合法性，是否有伪造、涂改等情况；凭证的审批手续是否完备，相关人员签字是否齐全。3.对于审核无误的原始凭证，审核会计应及时进行编号，并按照业务类别进行分类整理，传递给记账会计。记账凭证的编制1.记账会计根据审核后的原始凭证，按照会计制度和会计准则的规定，确定会计分录，编制记账凭证。记账凭证应包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容。2.在编制记账凭证时，应注意摘要的填写要简洁明了，能够准确反映经济业务的内容；会计科目的使用要正确，符合会计核算的要求；金额的填写要准确无误，与原始凭证一致。3.记账凭证编制完成后，记账会计应自行进行初步核对，确保凭证内容完整、会计分录正确。然后将记账凭证传递给审核会计进行审核。记账凭证的审核1.审核会计收到记账凭证后，按照审核要点进行详细审核。审核要点包括：记账凭证的内容是否与原始凭证相符；会计分录是否正确，是否符合会计制度和会计准则的规定；凭证的填制是否规范，如字迹是否清晰、数字是否准确、签字是否齐全等；凭证的编号是否连续，有无重号、漏号现象。2.对于审核中发现的问题，审核会计应及时与记账会计沟通，提出修改意见。记账会计应根据审核意见对记账凭证进行修改，直至审核通过。3.审核通过的记账凭证，审核会计应在凭证上签字确认，表示已审核无误。账簿的登记1.记账会计根据审核无误的记账凭证，按照账簿登记的要求，及时登记各类账簿。总账应根据记账凭证汇总表进行登记，明细账应根据记账凭证逐笔登记，日记账应按照业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。2.在登记账簿时，应注意书写规范，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写；摘要应简洁明了，以便于查阅；金额数字应填写在规定的栏内，不得错位、压线；每页账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。3.每日营业终了，记账会计应对日记账进行核对，确保账实相符。月末，应对各类账簿进行结账，计算本月发生额和期末余额，并编制试算平衡表，检查账簿记录是否正确。财务报表的编制1.月末，记账会计根据账簿记录，编制各类财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。编制财务报表时，应按照国家统一的财务会计报告编制要求进行，确保报表数据真实、准确、完整。2.财务报表编制完成后，先由记账会计进行自查，检查报表数据与账簿记录是否一致，报表之间的勾稽关系是否正确。然后将报表传递给审核会计进行审核。3.审核会计对财务报表进行全面审核，重点审核报表数据的准确性、完整性和勾稽关系的正确性。审核无误后，在报表上签字确认。最后，将审核通过的财务报表报送公司领导和相关部门。财务档案管理档案分类财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、合同协议、审计报告、财务文件等。档案整理1.记账会计应定期对各类财务档案进行整理，按照档案类别和时间顺序进行分类装订。会计凭证应按照记账凭证编号顺序装订成册，每册厚度应适中，并加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管和装订人员签名等。2.会计账簿应在年度终了后，按照总账、明细账、日记账等顺序分别整理装订，并加具封面，注明账簿名称、年度、册数、页数等。3.财务报表应按月度、季度、年度分别整理装订，注明报表名称、编制期间、金额单位等。4.其他财务档案也应按照类别进行整理，确保档案资料齐全、完整。档案保管1.公司设立专门的财务档案室，指定专人负责档案的保管工作。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保档案资料的安全。2.财务档案应按照规定的期限进行保管，会计凭证、会计账簿、财务报表等主要档案的保管期限为[X]年，税务资料、合同协议等其他档案的保管期限根据相关规定执行。3.在保管期限内，财务档案不得随意销毁。如需销毁，应按照规定的程序进行审批，经批准后由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人和财务负责人批准后，方可到财务档案室查阅。查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅财务档案时，应出具单位介绍信和相关证明文件，经公司领导批准后，由财务部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容等。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对公司财务记账工作进行审计，检查记账管理制度的执行情况、财务记账的合规性和准确性、财务档案的管理情况等。2.内部审计人员应通过查阅财务凭证、账簿、报表等资料，访谈相关人员，实地观察等方式进行审计工作。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。财务检查1.财务部门定期对公司各部门的财务收支情况进行检查，核实原始凭证的真实性、合法性和完整性，检查记账凭证的编制和账簿的登记是否规范。2.财务检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。检查过程中，发现问题应及时要求相关部门进行整改，并将整改情况进行记录。考核与奖惩1.公司建立财务记账工作考核制度，对财务人员的记账工作进行考核评价。考核内容包括工作质量、工作效率、遵守制度情况等。2.根据考核结果，对表现优秀的财务人员给予奖励