公司内部文书管理制度

公司内部文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部文书管理，提高文书处理效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成、传递、使用和保管的各类文书。（三）基本原则1.准确规范：文书内容应准确无误，符合国家法律法规、公司政策及相关行业标准，格式规范统一。2.及时高效：遵循文书处理的时效性要求，确保信息及时传递，工作不延误。3.安全保密：保障文书信息的安全，防止泄露、丢失或损坏，对涉及公司机密的文书要严格保密。4.精简实用：文书应简洁明了，避免冗长繁琐，注重实际效果，切实解决问题。二、文书分类及定义（一）行政公文1.定义：公司依据国家行政机关公文处理规定制发的各类公文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.适用范围：用于传达公司决策、部署工作、沟通协调、请示汇报等重要事项。（二）公司文件1.定义：公司内部自行制定的具有特定效力和规范格式的文件，如公司章程、制度、办法、规定、通知、通报等。2.适用范围：规范公司内部管理、明确工作流程、指导业务开展等。（三）部门文件1.定义：各部门在其职责范围内制定和发布的文件，用于本部门工作的安排、执行和记录等。2.适用范围：限于本部门内部使用和传达，指导部门具体业务工作。（四）会议文件1.定义：在公司各类会议中形成的文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.适用范围：记录会议内容、决策事项及工作安排，供参会人员及相关部门执行和参考。（五）合同协议1.定义：公司与外部单位或个人签订的具有法律效力的各类合同、协议、契约等文件。2.适用范围：明确双方权利义务，保障公司合法权益，规范业务合作行为。（六）工作报告1.定义：员工个人、部门或项目组向上级领导或管理层提交的工作进展、成果、问题及建议等方面的书面报告。2.适用范围：用于工作阶段性总结、项目汇报、计划执行情况反馈等。（七）其他文书1.定义：除上述类别之外的其他各类文书，如介绍信、证明信、便函、备忘录、简报等。2.适用范围：满足公司日常工作中的各种临时性或特定需求。三、文书起草与审核（一）起草要求1.内容要求明确主题，围绕发文目的组织材料，做到观点明确、条理清晰、逻辑严密。数据准确，引用资料可靠，涉及的事实和情况应真实无误。法规政策依据充分，符合公司整体利益和长远发展战略。2.格式要求按照公司规定的公文格式或文书样式进行起草，确保字体、字号、排版、页面设置等符合标准。标注发文部门、发文日期、标题、主送部门、正文、附件、抄送部门等必要信息。3.语言要求语言简洁明了，通俗易懂，避免使用生僻词汇和复杂句式。用词恰当准确，避免模糊、歧义或容易引起误解的表述。（二）审核流程1.部门内部审核文书起草完成后，由起草人所在部门负责人进行初步审核，重点审核内容是否准确、完整，格式是否规范，语言是否通顺，是否符合部门工作职责和公司相关政策要求。审核通过后，部门负责人在文书上签署审核意见并签名。2.跨部门会签（如有需要）涉及多个部门的文书，需进行跨部门会签。起草部门将文书送交相关部门依次会签，各部门应在规定时间内完成审核并签署意见。会签过程中，相关部门如有不同意见，应与起草部门充分沟通协商，达成一致后再签署意见。如无法达成一致，应将分歧意见及理由上报上级领导协调解决。3.公司领导审批经过部门内部审核和跨部门会签后的文书，提交公司领导审批。公司领导根据文书性质和内容，签署审批意见并签名。重要文件或涉及重大事项的文书，需经公司高层领导集体研究决策后审批。四、文书编号与印发（一）编号规则1.行政公文：按照公司规定的行政公文编号规则进行编号，一般采用年份+发文顺序号的形式，如“[公司简称][年份]第[X]号”。2.公司文件：由公司办公室统一编号，编号格式为“[公司简称][年份][文件类别代码][X]号”，其中文件类别代码根据文件性质设定。3.部门文件：各部门自行编号，但应保证编号的唯一性和系统性，同时报公司办公室备案。编号格式可自行确定，但应包含年份、部门代码和文件顺序号等要素。4.会议文件：根据会议的性质和级别进行编号，如年度工作会议文件编号为“[公司简称][年份][会议名称简称][X]号”。（二）印发管理1.印发权限行政公文、公司文件由公司办公室负责印发，经公司领导审批后，按照规定的格式和份数进行印制。部门文件由各部门自行印发，但需在印发前将文件电子版及印发清单报公司办公室备案。会议文件由会议组织部门负责印发，印发范围和份数根据会议要求确定。2.印发份数根据文书的发送范围和实际需要确定印发份数，避免浪费。重要文件应适当增加备份，以备查阅和存档。文书印发后，应及时将文件分发至主送部门、抄送部门及相关人员。发放记录应详细记载发放时间、文件名称、份数、接收部门或人员等信息。3.印发格式严格按照公司规定的格式进行印发，确保文书格式规范统一。打印排版应清晰、工整、美观，纸张规格一般为A4纸。对于需要盖章的文书，应在规定位置加盖公司公章或专用章，印章应清晰、端正，确保文书的法律效力。五、文书收发与传递（一）收文管理1.收文登记公司办公室负责统一接收外来文书，对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件名称、来文单位、文号、日期、份数、密级等。对于紧急文件，应立即进行标注并优先处理，确保重要信息及时传达。2.文件分发根据文件内容和性质，及时将收文分发给相关部门或人员。属于一般性文件且涉及多个部门的，应进行复印后分别分发，并在原件上注明分发情况。对于机密文件，应严格按照保密规定进行管理，设立专门的密件存放柜，由专人负责收发和保管，分发时应履行签收手续，确保文件不泄露。3.文件传阅重要文件或需多位领导及部门负责人传阅的文件，办公室应根据领导批示和工作需要，确定传阅顺序和范围，组织相关人员传阅。传阅文件应填写传阅单，由传阅人在传阅单上签名并注明传阅时间，确保文件在规定时间内传递，避免延误。传阅完毕后，办公室应及时收回传阅单，并对文件进行整理归档。（二）发文管理1.发文登记公司办公室对已印发的文书进行发文登记，登记内容包括文件名称、文号、发文日期、主送部门、抄送部门、印发份数等。定期对发文情况进行统计分析，以便掌握公司发文动态，为改进文书管理工作提供依据。2.文件传递通过公司内部办公系统（如OA系统）传递的电子文件，发文部门应确保文件已上传至系统，并准确填写文件相关信息和接收人员名单。需要纸质发文的，应采用专人送达、机要通信或邮政快递等方式进行传递，确保文件安全、及时送达收件人。传递过程中应做好交接记录，注明交接时间、地点、人员等信息。（三）文书传递要求1.及时准确：收发人员应及时处理文书，确保文件传递的时效性，准确无误地将文件送达目的地。2.安全保密：在文书传递过程中，应严格遵守保密规定，防止文件丢失、被盗或泄露。对于涉及公司机密的文件，应采取加密、密封等措施进行传递。3.责任明确：明确文书收发和传递过程中的各环节责任，出现问题能够及时追溯和追究责任。六、文书归档与保管（一）归档范围1.公司制发的各类行政公文、公司文件、部门文件、会议文件、合同协议、工作报告等。2.上级机关下发的与公司业务相关的各类文件、资料。3.公司在生产经营活动中形成的具有保存价值的各类记录、报表、统计资料等。4.其他与公司工作有关的重要文书。（二）归档时间1.当年形成的文书，一般应在次年上半年完成归档。2.跨年度的文件，在办结后及时归档，归入文件内容针对的年度。3.会议文件在会议结束后一周内完成归档。4.合同协议在履行完毕或终止后一个月内归档。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整，包括正本、副本、附件、定稿、签批意见、会议记录等相关材料。2.对归档文件进行分类整理，按照文书类别、年度、保管期限等进行排列编号，便于查找和利用。3.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，电子档案应按照公司规定的格式和存储路径进行保存，并确保数据的完整性和可读性。（四）保管期限1.永久保管：公司重要的规章制度、合同协议、历史档案、涉及公司重大权益的文件等，应永久保管。2.定期保管：根据文件的重要程度和时效性，确定不同的定期保管期限，一般分为30年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的文件，按照规定程序进行销毁。（五）保管责任1.公司办公室负责档案的集中保管工作，指定专人负责档案的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁，防止档案损坏、丢失或霉变。2.各部门应做好本部门形成文件的收集、整理和移交工作，配合公司办公室做好档案管理工作。部门档案管理员应定期对本部门档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。3.档案管理人员应严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自查阅、复制、传播档案内容。因工作需要查阅档案的，应按照规定办理审批手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。七、文书查阅与借阅（一）查阅规定1.公司员工因工作需要查阅文书档案的，应填写《文书查阅申请表》，注明查阅目的、文件名称、文号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司办公室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅人员在规定的查阅范围内进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或带出档案室外。3.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，禁止摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄或复制部分内容，应经公司办公室负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。（二）借阅规定1.因特殊工作需要借阅文书档案的，借阅人应填写《文书借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和公司办公室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向公司办公室申请续借，经批准后方可继续借阅。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人或擅自复制、涂改、污损档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告公司办公室，并承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还所借档案，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确认无误后办理归还手续。八、文书保密与销毁（一）保密措施1.加强对文书保密工作的教育和培训，提高员工的保密意识，明确保密责任。2.对涉及公司机密的文书，应严格按照保密级别进行分类管理，标注相应的密级标识。3.在文书的起草、审核、印发、传递、保管、查阅、销毁等各个环节，采取必要的保密措施，防止机密信息泄露。4.对接触机密文书的人员进行严格审查和管理，签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）销毁管理1.对保管期限届满或已失去保存价值的文书，由公司办公室定期组织鉴定，提出销毁意见，报公司领导审批。2.经批准销毁的文书，应采用碎纸、焚烧等方式进行彻底销毁，确保文件内容无法恢复。