公司内部数据管理制度

公司内部数据管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部数据管理，规范数据的收集、存储、使用、共享、安全等环节，保障公司数据的准确性、完整性和安全性，充分发挥数据价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及涉及公司数据处理的所有相关方，包括但不限于合作伙伴、供应商等。（三）基本原则1.合法性原则：数据管理活动应符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保数据的真实、可靠，如实反映业务实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存各类业务数据，避免数据缺失。4.安全性原则：采取有效措施保护数据免受未经授权的访问、泄露、篡改或损坏。5.合规性原则：数据的使用、共享等应遵循公司规定及相关法律法规。二、数据管理组织与职责（一）数据管理委员会成立数据管理委员会，由公司高层管理人员担任主要成员。负责制定公司数据管理战略和方针，审批重大数据管理决策，协调跨部门的数据管理工作。（二）数据管理部门设立专门的数据管理部门，负责具体的数据管理工作，包括但不限于数据的规划、收集、整理、存储、维护、安全管理等。其主要职责如下：1.制定和完善公司数据管理制度和流程，并监督执行。2.负责数据标准的制定和统一，确保数据的规范化。3.规划和建设公司的数据存储系统和平台，保障数据的安全存储。4.组织开展数据质量管理工作，进行数据质量监控和评估。5.负责数据安全管理，制定并实施数据安全策略和措施。6.协调各部门的数据需求，提供数据支持和服务。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门数据管理的第一责任人，负责组织本部门的数据管理工作，确保数据的准确、完整和及时。2.各部门应指定专人作为数据管理员，负责本部门日常数据的收集、录入、审核、报送等工作，并配合数据管理部门进行数据管理相关工作。三、数据收集与录入（一）数据收集要求1.各部门应根据业务需求，明确数据收集的范围、内容、频率和方式等，并确保数据收集的全面性和准确性。2.数据收集应遵循合法、合规、合理的原则，不得收集与业务无关或超出法律法规规定范围的数据。3.在数据收集过程中，应明确数据来源和提供数据的责任主体，确保数据的可追溯性。（二）数据录入规范1.数据录入人员应严格按照数据标准和录入流程进行数据录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.录入的数据应清晰、规范、一致，避免出现错别字、乱码、数据格式错误等问题。3.对于重要数据，录入后应进行认真核对，确保无误后提交审核。（三）数据审核1.数据录入完成后，应由数据所属部门的数据管理员进行初审，审核内容包括数据的准确性、完整性、规范性等。2.初审通过后，提交给数据管理部门进行终审。数据管理部门可根据情况进行抽检或全量审核。3.审核过程中如发现问题，应及时反馈给数据录入人员进行修改，直至审核通过。四、数据存储与管理（一）数据存储方式1.根据数据的类型、规模、使用频率等因素，选择合适的数据存储方式，包括但不限于数据库、文件系统、云存储等。2.建立数据备份机制，定期对重要数据进行备份，备份数据应存储在安全的位置，以防止数据丢失。3.对于涉及公司机密的数据，应进行加密存储，确保数据在存储过程中的安全性。（二）数据存储安全管理1.加强数据存储设备的物理安全管理，确保存储设备的存放环境安全，防止设备被盗、受损等情况发生。2.建立数据访问控制机制，严格限制对数据存储系统的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。3.定期对数据存储系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（三）数据存储清理与维护1.定期对数据存储进行清理，删除过期、无用的数据，以释放存储空间，提高数据存储效率。2.对数据存储系统进行日常维护，包括检查系统运行状态、优化数据库性能等，确保数据存储系统的稳定运行。五、数据使用与共享（一）数据使用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的数据使用权限，确保员工只能访问和使用与其工作相关的数据。2.对于涉及公司核心业务和机密的数据，应严格限制使用权限，未经授权不得访问和使用。3.员工如需申请更高的数据使用权限，应提交书面申请，经所在部门负责人和数据管理部门审批后，方可获得相应权限。（二）数据共享原则1.数据共享应遵循合法、合规、必要、安全的原则，确保共享数据的安全性和保密性。2.公司内部各部门之间的数据共享应通过规范的流程进行申请和审批，明确共享数据的范围、用途、期限等。3.与外部合作伙伴的数据共享应签订数据共享协议，明确双方的数据权利和义务，确保数据共享的合法性和安全性。（三）数据共享流程1.数据共享需求部门填写《数据共享申请表》，详细说明共享数据的名称、范围、用途、接收方等信息。2.申请表经本部门负责人审核签字后，提交至数据管理部门。3.数据管理部门对申请进行审核，评估共享数据的安全性和合规性，并征求相关部门意见。4.审核通过后，数据管理部门与接收方签订数据共享协议，并协调数据提供和接收事宜。5.在数据共享过程中，数据提供方应确保提供的数据准确、完整，并按照协议要求进行数据传输；接收方应严格按照协议使用共享数据，不得擅自扩大使用范围或泄露给第三方。六、数据安全管理（一）安全策略制定1.数据管理部门应制定完善的数据安全策略，包括访问控制策略、数据加密策略、数据备份恢复策略、安全审计策略等。2.安全策略应根据公司业务发展和技术变化及时进行修订和完善，确保其有效性和适应性。（二）网络安全防护1.加强公司网络安全防护，部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对公司内部网络进行分段管理，限制不同区域之间的网络访问，提高网络安全性。（三）数据访问安全1.建立用户身份认证和授权机制，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。2.对数据访问进行细粒度的权限控制，根据用户角色和职责分配不同的数据访问权限，防止越权访问。3.定期对用户账号进行安全检查，及时发现并处理异常账号，如发现账号被盗用或存在安全风险，应立即采取措施进行锁定和处理。（四）数据加密管理1.对涉及公司机密和敏感的数据进行加密处理，采用合适的加密算法和密钥管理系统，确保数据在传输和存储过程中的保密性。2.在数据共享和传输过程中，应采用加密通道进行数据传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（五）安全审计与监控1.建立数据安全审计机制，对数据访问、操作等行为进行审计记录，以便及时发现和追溯安全事件。2.定期对数据安全状况进行监控和评估，及时发现安全隐患和异常情况，并采取相应的措施进行处理。七、数据质量管理（一）质量目标设定1.明确数据质量的各项指标，如数据准确性、完整性、一致性、及时性等，并设定相应的质量目标值。2.数据质量目标应与公司业务目标相匹配，具有可衡量性和可操作性。（二）质量监控与评估1.数据管理部门定期对公司数据质量进行监控和评估，通过数据抽样、比对、统计分析等方法，检查数据质量指标的完成情况。2.建立数据质量问题反馈机制，对发现的数据质量问题及时反馈给相关部门和责任人，并跟踪问题的整改情况。（三）质量改进措施1.针对数据质量问题，各部门应制定相应的改进措施，明确责任人和整改期限，确保问题得到及时解决。2.数据管理部门应定期对数据质量改进情况进行总结和分析，评估改进措施的有效性，不断完善数据质量管理流程和方法。八、数据生命周期管理（一）定义与阶段划分1.明确数据生命周期的定义，即从数据产生、收集、存储、使用、共享到最终销毁的整个过程。2.将数据生命周期划分为不同的阶段，如数据创建阶段、数据使用阶段、数据共享阶段、数据存储阶段、数据销毁阶段等，并针对每个阶段制定相应的管理措施。（二）各阶段管理措施1.数据创建阶段：确保数据创建过程的规范和准确，明确数据的来源、定义、格式等要求，并进行记录和审核。2.数据使用阶段：按照规定的权限和流程使用数据，确保数据的合理使用和安全，及时反馈数据使用过程中发现的问题。3.数据共享阶段：遵循数据共享原则和流程，签订共享协议，确保共享数据的安全和合规，监控共享数据的使用情况。4.数据存储阶段：选择合适的存储方式和设备，确保数据的安全存储和有效管理，定期进行备份和维护。5.数据销毁阶段：按照公司规定和法律法规要求，对过期、无用或不再需要的数据进行安全销毁，确保数据被彻底删除或清除，防止数据泄露。九、培训与宣传（一）培训计划1.数据管理部门应制定年度数据管理培训计划，根据员工的岗位需求和数据管理知识水平，确定培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括数据管理制度、数据处理流程、数据安全知识、数据质量管理等方面，旨在提高员工的数据管理意识和技能。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.培训结束后，应对员工的培训效果进行考核，考核结果作为员工绩效评估和晋升的参考依据之一。（三）宣传推广1.通过公司内部刊物、宣传栏、邮件、会议等多种渠道，宣传数据管理的重要性和本制度的主要内容，提高员工对数据管理的认识和重视程度。2.定期发布数据管理工作动态和成果，分享数据管理经验和案例，营造良好的数据管理氛围。十、附则（一）制度解释与修订1.本制度由数据管理部门负责解释。2.随着公司