公司业务单据管理制度

公司业务单据管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务单据管理，规范业务流程，确保公司业务活动的顺利开展，保障公司财务信息的准确、完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及业务单据的制作、流转、审核、归档等相关工作。（三）基本原则1.真实性原则：业务单据必须如实反映业务活动的实际情况，不得虚假记录。2.准确性原则：单据内容应准确无误，包括数据、文字、签章等，确保信息的一致性和可靠性。3.完整性原则：业务单据应包含所有必要的信息，不得遗漏关键内容，以保证业务流程的连贯性和可追溯性。4.及时性原则：业务单据应在规定的时间内制作、流转和处理，避免延误影响业务进展。二、业务单据的种类及定义（一）销售类单据1.销售订单：是公司与客户签订的销售合同或协议的书面记录，明确了销售产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期等条款。2.发货单：记录产品或服务实际发货情况的单据，包括发货日期、发货数量、发货方式等信息，作为货物发出的凭证。3.销售发票：公司向客户开具的销售凭证，用于确认销售收入，包含发票号码、开票日期、客户名称、产品或服务明细、金额、税额等内容。（二）采购类单据1.采购订单：公司与供应商签订的采购合同或协议的书面形式，规定了采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期等条款。2.收货单：记录采购物资实际收货情况的单据，包括收货日期、收货数量、验收情况等信息，作为货物入库的依据。3.采购发票：供应商向公司开具的采购凭证，用于确认采购成本，包含发票号码、开票日期、供应商名称、物资或服务明细、金额、税额等内容。（三）费用类单据1.费用报销单：员工用于报销因工作发生的各类费用的单据，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，需详细填写费用明细、金额、报销事由等信息。2.借款单：员工因工作需要向公司预借资金时填写的单据，注明借款金额、借款用途、预计还款日期等。（四）其他业务单据1.出入库单：记录公司内部物资出入库情况的单据，包括出入库日期、物资名称、规格、数量、出入库部门等信息。2.资产盘点表：用于定期盘点公司资产时记录资产实际情况的表格，包括资产名称、型号、数量、存放地点、使用状态等信息。三、业务单据的制作（一）单据格式1.公司统一制定各类业务单据的标准格式，确保单据内容的规范性和一致性。各部门应按照标准格式制作单据，不得擅自更改。2.单据格式应包含必要的表头信息，如单据名称、编号、日期、部门、经办人等，以及详细的业务内容填写区域。（二）填写要求1.业务单据应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。如有填写错误，应在错误处划一条横线，然后在上方或旁边重新填写正确内容，并加盖经办人员印章或签字确认。2.单据中的各项内容应如实填写，不得遗漏或隐瞒重要信息。对于必填项，必须填写完整准确；对于选填项，根据实际情况填写。3.涉及金额的数字应填写规范，大写金额与小写金额必须一致。金额数字前应填写人民币符号“￥”，大写金额应顶格填写，在最后一字后加上“整”字。（三）签字盖章要求1.业务单据上涉及的相关人员，如经办人、审核人、审批人等，必须签字确认。签字应使用本人真实姓名，不得代签。2.公司对外出具的业务单据，如销售发票、采购发票等，必须加盖公司公章或财务专用章。印章应清晰、端正，加盖在规定的位置。四、业务单据的流转（一）流转流程概述1.业务单据应按照公司规定的业务流程进行流转，确保各项业务活动有序开展。一般流程为：经办人制作单据→部门负责人审核→相关部门会签（如有需要）→财务部门审核→公司领导审批→归档保存。2.不同类型的业务单据流转流程可能会有所差异，具体流程应根据公司实际业务情况和管理要求确定。（二）销售类单据流转1.销售订单由销售部门经办人根据与客户签订的合同或协议制作，填写客户信息、产品或服务明细、价格、交货期等内容，经销售部门负责人审核后，发送给客户确认。客户确认无误后，销售订单生效。2.发货单由仓库管理人员根据销售订单和实际发货情况制作，填写发货日期、发货数量、发货方式、货物明细等信息，经仓库主管审核后，一联留存仓库，一联交财务部门，一联交客户（如有需要）。3.销售发票由财务部门根据销售订单和发货单开具，填写发票号码、开票日期、客户名称、产品或服务明细、金额、税额等内容，经财务负责人审核后，加盖发票专用章，一联交客户，一联留存财务，一联交销售部门存档。（三）采购类单据流转1.采购订单由采购部门经办人根据公司需求和与供应商签订的合同或协议制作，填写供应商信息、物资或服务明细、价格、交货期等内容，经采购部门负责人审核后，发送给供应商确认。供应商确认无误后，采购订单生效。2.收货单由仓库管理人员根据采购订单和实际收货情况制作，填写收货日期、收货数量、验收情况、物资明细等信息，经仓库主管审核后，一联留存仓库，一联交财务部门，一联交采购部门。3.采购发票由采购部门经办人在收到供应商发票后，核对发票信息与采购订单、收货单一致后，填写费用报销单或采购付款申请单，附上发票原件，经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，交财务部门办理付款手续。（四）费用类单据流转1.费用报销单由员工根据实际发生的费用情况填写，注明费用明细、金额、报销事由等内容，附上相关发票、收据等原始凭证，经部门负责人审核后，交财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司领导审批，审批通过后由财务部门报销付款。2.借款单由员工因工作需要向公司预借资金时填写，注明借款金额、借款用途、预计还款日期等内容，经部门负责人审核、公司领导审批后，到财务部门办理借款手续。借款员工应在规定的还款日期前归还借款，如需延期还款，应提前办理相关手续。（五）其他业务单据流转1.出入库单由仓库管理人员根据物资出入库实际情况制作，填写出入库日期、物资名称、规格、数量、出入库部门等信息，经仓库主管审核后，一联留存仓库，一联交财务部门，一联交相关部门（如有需要）。2.资产盘点表由资产管理部门定期组织盘点时填写，记录资产实际情况，包括资产名称、型号、数量、存放地点、使用状态等信息，经盘点人员签字确认、部门负责人审核后，交财务部门核对账目。五、业务单据的审核（一）审核职责分工1.部门负责人负责对本部门制作的业务单据进行初步审核，重点审核单据内容的真实性、准确性、完整性以及与本部门业务的关联性，确保单据符合本部门业务流程和管理要求。2.财务部门负责对业务单据涉及的财务事项进行审核，包括金额的准确性、费用的合理性、发票的合规性等，确保公司财务信息的准确无误，防范财务风险。3.相关部门会签（如有需要）时，应对涉及本部门职责范围内的业务内容进行审核，提出意见和建议，确保业务单据的全面性和可行性。4.公司领导根据审批权限对业务单据进行最终审批，审批通过后方可执行相关业务操作。（二）审核内容1.真实性审核：审核业务单据所记录的业务活动是否真实发生，相关证明材料是否齐全、有效。2.准确性审核：审核单据中的数据、文字、签章等是否准确无误，各项信息之间是否一致。3.完整性审核：审核单据是否包含所有必要的信息，格式是否符合要求，签字盖章是否齐全。4.合规性审核：审核业务单据是否符合国家法律法规、公司规章制度以及相关业务流程的规定。（三）审核流程1.经办人将制作好的业务单据提交给部门负责人进行初步审核。部门负责人应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。2.如业务单据需要相关部门会签，部门负责人将单据转交给相关部门，相关部门应在规定时间内完成会签，并签署意见。3.部门负责人将经过初步审核和相关部门会签（如有需要）的业务单据提交给财务部门进行财务审核。财务部门应在规定时间内完成审核，并签署审核意见。4.财务部门审核通过后，业务单据提交给公司领导进行最终审批。公司领导应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。（四）审核意见处理1.对于审核通过的业务单据，审核人员应签署同意意见，并按照规定的流程继续流转。2.对于审核不通过的业务单据，审核人员应明确指出存在的问题，并提出修改意见。经办人应根据审核意见对单据进行修改完善后，重新提交审核。六、业务单据的归档（一）归档责任部门业务单据的归档工作由各业务部门负责整理，定期移交至公司档案室统一保管。档案室负责对归档的业务单据进行分类、编号、存储和查阅管理。（二）归档时间1.各类业务单据应在业务处理完毕后的规定时间内归档，一般为每月末或每季度末。具体归档时间由公司根据实际情况确定。2.对于涉及重要业务或重大事项的业务单据，应在业务完成后及时归档，确保档案资料的完整性和及时性。（三）归档要求1.业务单据应按照类别和时间顺序进行整理，确保归档资料的系统性和连贯性。2.归档的业务单据应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂改或丢失。如有破损或缺失，应进行修复或补充。3.每一份业务单据都应编制唯一的档案编号，以便于查询和管理。档案编号应包含年份、部门代码、单据类型代码、顺序号等信息。4.归档的业务单据应附上相关的说明材料，如业务背景介绍、审批文件、会议纪要等，以便于更好地理解和查阅档案资料。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅业务单据档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续。2.档案室工作人员应根据查阅申请表提供的信息，及时查找并提供相应的档案资料。查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅完毕后，应及时归还档案资料，并在档案查阅登记表上签字确认。3.涉及公司机密或重要商业信息的业务单据档案，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案资料，应经档案室负责人批准，并按照规定的程序办理相关手续。七、监督与检查（一）监督检查部门公司设立内部审计部门，负责对公司业务单据管理制度的执行情况进行定期监督检查。同时，公司各部门应加强对本部门业务单据管理工作的自查自纠，确保制度的有效执行。（二）监督检查内容1.业务单据的制作是否符合规定的格式和填写要求，内容是否真实、准确、完整。2.业务单据的流转是否按照规定的流程进行，各环节审核是否严格执行，签字盖章是否齐全。3.业务单据的归档是否及时、规范，档案资料是否完整、安全。4.业务单据管理制度的执行情况是否符合公司管理要求，是否存在违规操作或管理漏洞。（三）检查方式1.定期检查：内部审计部门每季度对公司业务单据管理情况进行一次全面检查，检查结果形成书面报告，报送公司领导。2.不定期抽查：内部审计部门可根据工作需要，不定期对部分部门的业务单据管理情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对公司业务活动中的特定事项或重要业务单据，开展专项检查，确保相关业务的合规性和风险可控。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，内部审计部门应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况书面报告内部审计部门。2.内部审计部门应对整改