公司一切公私章管理制度

公司一切公私章管理制度一、总则1.目的为加强公司各类公私章的管理，规范用章行为，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构，涵盖公司所有部门及员工。3.定义公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权力、承担责任。合同专用章：用于签订各类经济合同等具有法律效力的文件。财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。法人章：法定代表人个人印章，用于特定财务或其他需法人签署的文件。部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件、资料等。其他专用章：如发票专用章等，用于特定业务领域。4.管理原则专人负责：各类印章均指定专人保管，确保责任明确。审批规范：严格用章审批流程，未经批准不得擅自用章。安全保密：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、滥用。二、公章的管理1.公章的刻制公章的刻制必须严格按照国家法律法规及公司相关规定执行。由行政部门统一办理，填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人签字批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。新刻公章启用前，行政部门应进行登记备案，记录印章启用时间、保管人等信息，并留存印模。2.公章的保管公司公章由行政部门指定专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司印章管理规定。公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，即由保管人员和行政部门负责人共同掌握保险柜或保管箱钥匙，确保公章的安全。保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时交接，需经行政部门负责人批准，并办理交接手续，明确交接双方责任。3.公章的使用用章申请：使用公章前，需填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、份数、用章时间等信息。申请部门负责人签字后，报相关领导审批。审批流程：一般事项用章由行政部门负责人审批；涉及重要合同、协议、重大决策等事项用章，需经公司法定代表人审批。用章登记：保管人员在用章时，应认真核对用章申请及审批文件，登记用章日期、用章文件名称、用章份数、批准人等信息，并留存用章文件复印件备案。用章要求：用章应清晰、端正，确保印章与文件内容一致。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖公章。三、合同专用章的管理1.合同专用章的刻制合同专用章的刻制参照公章刻制规定执行，由行政部门统一办理，经公司法定代表人签字批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。刻制完成后，行政部门进行登记备案，留存印模。2.合同专用章的保管合同专用章由合同管理部门指定专人保管，保管人员应熟悉合同管理业务，严格遵守印章保管规定。保管人员不得将合同专用章带出公司使用，如遇特殊情况需外出用章，必须经合同管理部门负责人批准，并采取相应的安全措施。3.合同专用章的使用用章申请：使用合同专用章签订合同或其他具有法律效力的文件时，申请部门应填写《合同专用章使用申请表》，详细说明合同内容、签订双方、合同金额、付款方式等信息，并附上合同草案。审批流程：合同专用章的使用审批按照合同审批流程执行，由合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门进行审核，经公司分管领导或法定代表人批准后方可用章。用章登记：保管人员在用章前，应仔细核对合同内容及审批文件，确保无误后进行登记，记录用章日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额、批准人等信息，并留存合同原件及审批文件复印件备案。用章要求：合同专用章应加盖在合同规定的盖章处，不得随意加盖在其他位置。盖章后应检查印章是否清晰，确保合同的法律效力。四、财务专用章的管理1.财务专用章的刻制财务专用章的刻制由财务部门提出申请，经公司财务负责人审核，报公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。刻制完成后，财务部门进行登记备案，留存印模。2.财务专用章的保管财务专用章由财务部门指定专人保管，保管人员必须为财务人员，具备专业的财务知识和良好的职业道德。财务专用章应存放在财务专用保险柜内，实行专人专管制度，不得与法人章等其他印章混放。3.财务专用章的使用用章申请：使用财务专用章办理财务结算、票据开具、资金支付等业务时，申请部门应填写《财务专用章使用申请表》，注明用章事由、金额、支付方式、收款单位等信息，并附上相关财务凭证。审批流程：财务专用章的使用审批按照公司财务审批流程执行，由财务部门负责人、财务分管领导等进行审核，经公司法定代表人批准后方可用章。用章登记：保管人员在用章时，应认真核对用章申请及财务凭证，登记用章日期、用章事项、金额、批准人等信息，并留存财务凭证原件及审批文件复印件备案。用章要求：财务专用章应严格按照财务制度规定的用途使用，不得超范围使用。用章时应确保印章清晰、端正，与财务凭证内容一致。五、法人章的管理1.法人章的刻制法人章的刻制由公司法定代表人提出申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。刻制完成后，行政部门进行登记备案，留存印模。2.法人章的保管法人章由公司法定代表人或其授权的专人保管，保管人员应严格遵守印章保管规定，确保法人章的安全。法人章应存放在安全可靠的地方，不得随意放置。3.法人章的使用用章申请：使用法人章办理重要文件签署、财务审批等业务时，申请部门应填写《法人章使用申请表》，注明用章事由、文件名称、份数、用章时间等信息，并附上相关文件。审批流程：法人章的使用审批按照公司相关规定执行，一般需经公司法定代表人本人审批，如法定代表人授权他人使用，需有明确的授权委托书。用章登记：保管人员在用章时，应认真核对用章申请及审批文件，登记用章日期、用章文件名称、用章份数、批准人等信息，并留存用章文件复印件备案。用章要求：法人章应加盖在文件规定的法人签署处，确保印章清晰、端正，与签署人身份一致。六、部门章的管理1.部门章的刻制各部门因工作需要刻制部门章时，应填写《部门章刻制申请表》，注明部门名称、印章用途、规格等信息，经部门负责人签字，报行政部门审核，公司分管领导批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。刻制完成后，行政部门进行登记备案，留存印模。2.部门章的保管部门章由各部门指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。部门章应存放在本部门安全的地方，不得随意带出部门。3.部门章的使用用章申请：使用部门章时，申请人员应填写《部门章使用申请表》，注明用章事由、文件名称、份数、用章时间等信息，并附上相关文件。审批流程：部门章的使用由部门负责人审批，重要文件需报分管领导批准。用章登记：保管人员在用章时，应认真核对用章申请及审批文件，登记用章日期、用章文件名称、用章份数、批准人等信息，并留存用章文件复印件备案。用章要求：部门章只能用于本部门内部文件、资料等，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。用章应清晰、端正，确保印章与文件内容一致。七、其他专用章的管理1.其他专用章的刻制如发票专用章等其他专用章的刻制，参照上述相关印章刻制规定执行，由相关业务部门提出申请，经公司分管领导批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。刻制完成后，进行登记备案，留存印模。2.其他专用章的保管其他专用章由相关业务部门指定专人保管，保管人员应熟悉业务，严格遵守印章保管规定。保管人员不得擅自将印章转借他人使用，如遇特殊情况需外出用章，必须经部门负责人批准，并采取相应的安全措施。3.其他专用章的使用用章申请：使用其他专用章时，申请人员应填写《其他专用章使用申请表》，注明用章事由、文件名称、份数、用章时间等信息，并附上相关文件。审批流程：其他专用章的使用审批按照公司相关业务流程执行，由业务部门负责人、分管领导等进行审核，经批准后方可用章。用章登记：保管人员在用章时，应认真核对用章申请及审批文件，登记用章日期、用章文件名称、用章份数、批准人等信息，并留存用章文件复印件备案。用章要求：其他专用章应严格按照规定的用途使用，不得超范围使用。用章时应确保印章清晰、端正，与文件内容一致。八、印章的停用、销毁1.印章的停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门或相关部门提出申请，填写《印章停用申请表》，注明停用印章名称、停用原因、停用时间等信息，经公司分管领导批准后执行。停用印章后，保管人员应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。行政部门对停用印章进行登记备案，妥善保管。2.印章的销毁对于已停用且不再使用的印章，由行政部门定期进行清理，提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导批准后组织销毁。印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法复原。销毁过程应有两人以上在场监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。九、监督与检查1.行政部门定期对公司各类印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理符合本制度规定。2.财务部门对财务专用章的使用情况进行定期审计，检查是否存在违规用章行为。3.各部门应配合行政部门的监督检查工作，如实提供印章保管、使用等相关资料。对发现的违规用章行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。十、违规处理1.对于违反本制度规定，擅自