信息平台使用管理制度

信息平台使用管理制度一、总则1.目的为规范公司信息平台的使用，确保信息的安全、准确、及时传递，提高工作效率，促进公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生以及外包人员等在公司信息平台上的使用行为。3.基本原则合法合规原则：信息平台的使用必须遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。安全保密原则：严格保护公司信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失，确保公司机密信息不被非法获取或传播。规范使用原则：员工应按照规定的流程和权限使用信息平台，确保信息的规范、准确和有效。高效便捷原则：在保障安全和规范的前提下，充分发挥信息平台的优势，提高工作效率，为公司业务提供有力支持。二、信息平台概述1.信息平台定义公司信息平台是指公司内部用于信息交流、文件共享、业务协同等功能的网络系统，包括但不限于公司内部网站、办公自动化系统（OA）、电子邮件系统、即时通讯工具等。2.信息平台功能信息发布：用于发布公司各类通知、公告、新闻动态等信息，确保员工及时了解公司最新情况。文件共享：提供文件存储和共享空间，方便员工上传、下载和查阅工作相关文件，实现资源共享。业务协同：支持各类业务流程的在线审批、协同办公等功能，提高工作效率和协同效果。沟通交流：通过即时通讯工具、电子邮件等方式，方便员工之间进行内部沟通和交流，及时解决工作问题。三、信息平台账号管理1.账号申请与开通新员工入职时，由人力资源部门负责为其申请信息平台账号。账号信息包括用户名、初始密码等，员工应妥善保管初始密码，并在首次登录后及时修改密码。因工作需要临时使用信息平台的人员（如外包人员、合作伙伴等），由相关业务部门提出申请，经审批后由信息管理部门为其开通临时账号，并明确使用期限和权限范围。2.账号权限设置根据员工的工作职责和岗位需求，信息管理部门负责为员工设置相应的信息平台权限。权限分为普通用户权限、部门负责人权限、系统管理员权限等不同级别，确保员工只能访问和操作与其工作相关的信息和功能。普通用户权限：可进行信息查阅、文件下载、个人信息维护等基本操作。部门负责人权限：除普通用户权限外，还可进行部门内信息发布、文件管理、人员权限调整等操作。系统管理员权限：拥有最高权限，可对信息平台进行全面管理和维护，包括系统设置、数据备份与恢复、用户账号管理等。3.账号变更与注销员工岗位发生变动时，人力资源部门应及时通知信息管理部门，对其信息平台账号权限进行相应调整。员工离职或不再需要使用信息平台账号时，所在部门应及时通知信息管理部门进行账号注销。账号注销前，员工应确保已妥善处理好与账号相关的所有工作事项，如未完成的审批流程、未归还的共享文件等。四、信息平台使用规范1.信息发布规范内容要求：信息发布应确保内容真实、准确、完整，语言规范、简洁明了，避免出现错别字、语病和歧义。发布的信息应具有针对性和实用性，能够为员工提供有价值的参考。发布流程：信息发布人员应按照规定的信息发布流程进行操作，首先填写信息发布申请表，详细说明信息内容、发布范围、发布时间等信息，经部门负责人审核通过后，提交至信息管理部门进行发布。重要信息需经公司领导审批后发布。信息更新：对于已发布的信息，如发现内容有误或需要更新，发布人员应及时进行修改，并重新按照发布流程进行审核和发布。2.文件共享规范文件分类：员工应按照公司规定的文件分类标准，将共享文件放置在相应的文件夹中，以便于查找和管理。文件分类应清晰合理，避免出现文件混乱、重复等情况。文件命名：共享文件的命名应规范统一，能够准确反映文件的内容和主题。文件名应包含文件的主要信息，如日期、项目名称、文件类型等，便于快速识别和检索。文件上传：上传共享文件时，应确保文件格式正确、内容完整，无病毒和恶意软件。同时，应填写详细的文件描述，说明文件的用途、适用范围等信息，以便其他员工更好地了解文件内容。文件下载与使用：员工在下载共享文件后，应妥善保管，不得擅自修改、传播或用于非工作目的。如需对文件进行二次使用或共享，应事先征得文件所有者的同意。3.业务协同规范流程发起：员工在发起业务流程时，应仔细阅读相关流程说明，按照规定填写流程表单，确保信息准确、完整。流程表单中的必填项应全部填写，不得遗漏重要信息。流程审批：审批人员应认真履行审批职责，对提交的业务流程进行严格审核。审批意见应明确、具体，如有不同意的情况，应详细说明理由。审批人员应在规定的时间内完成审批，不得拖延。流程跟踪与反馈：业务流程发起人和相关参与人员应及时跟踪流程进展情况，确保流程顺利进行。如发现流程出现异常情况，应及时与相关人员沟通协调，采取措施解决问题，并及时反馈处理结果。4.沟通交流规范即时通讯工具使用：员工在使用即时通讯工具进行沟通交流时，应注意语言文明、礼貌，不得使用侮辱性、攻击性或不文明的语言。沟通内容应与工作相关，避免闲聊和无关话题。电子邮件使用：发送电子邮件时，应填写准确的邮件主题，确保邮件内容清晰明了。邮件正文应条理清晰，重点突出，必要时可添加附件说明相关情况。收件人应及时查看邮件，并在规定时间内给予回复。对于重要邮件，应进行妥善保存，以备后续查阅。会议沟通：参加会议前，员工应提前做好准备，熟悉会议主题和议程，准备好相关资料。会议过程中，应认真倾听他人发言，积极参与讨论，不得随意打断他人。如有不同意见，应在合适的时机提出，共同探讨解决方案。会议结束后，应及时整理会议纪要，并按照要求落实会议决议。五、信息安全管理1.账号安全员工应妥善保管个人信息平台账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号存在异常情况，应及时通知信息管理部门进行处理。定期修改密码，密码应设置为强密码，包含字母、数字和特殊字符，长度不少于规定位数。避免使用与个人信息相关的简单密码，如生日、电话号码等。2.数据安全严格遵守公司的数据备份制度，定期对重要数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的地点。不得擅自删除、修改或破坏公司信息平台上的数据。如需对数据进行调整或处理，应按照规定的流程进行操作，并经过相关部门和领导的审批。加强对移动存储设备的管理，禁止在公司信息平台上使用未经公司认可的移动存储设备，防止病毒感染和数据泄露。如需使用移动存储设备，应先进行病毒查杀，并确保设备安全可靠。3.网络安全遵守公司的网络安全规定，不得利用公司信息平台进行非法网络活动，如网络攻击、恶意软件传播、网络赌博等。注意防范网络诈骗，不轻易在信息平台上透露个人敏感信息，如银行卡号、密码、验证码等。如收到可疑邮件或信息，应及时与信息管理部门联系，核实情况。定期对办公电脑进行病毒查杀和系统更新，确保电脑系统安全稳定运行。安装防火墙和防病毒软件，并及时更新病毒库，防止外部网络攻击和病毒入侵。六、信息平台监督与考核1.监督机制信息管理部门负责对公司信息平台的使用情况进行日常监督，定期检查信息发布、文件共享、业务协同等功能的使用情况，及时发现和纠正不规范的使用行为。设立信息平台使用监督举报邮箱和电话，鼓励员工对发现的违规使用信息平台的行为进行举报。信息管理部门对举报信息进行及时调查处理，并对举报人给予适当的奖励。2.考核办法将员工信息平台使用情况纳入绩效考核体系，考核内容包括信息发布的及时性和准确性、文件共享的规范性、业务协同的效率和质量、沟通交流的效果等方面。信息管理部门定期对员工信息平台使用情况进行统计和分析，形成考核报告，提交给人力资源部门作为绩效考核的依据。根据考核结果，对信息平台使用表现优秀的员工给予表彰和奖励，对违反规定的员工进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、警告、辞退等。七、附则1.解释权本制度由公司信息管理部门负责解