公务印章使用管理制度

公务印章使用管理制度一、总则1.目的为了规范公司公务印章的使用管理，提高印章使用的安全性和规范性，确保公司各项业务的正常开展，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有公务印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。3.基本原则依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定。审批授权原则：严格执行印章使用审批程序，未经授权不得使用。登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，确保可追溯。安全保密原则：加强印章的保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用。二、印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。代表公司行使法定权利，如参加诉讼、仲裁等法律活动。2.合同专用章专门用于公司各类合同的签订，具有明确的合同签署功能。3.财务专用章用于公司财务相关的票据、凭证、报表等的盖章确认，如支票、汇票、财务报表等。4.法定代表人章用于公司法定代表人行使特定职权时的签字盖章，如在一些重要文件或合同上作为法定代表人的个人签章。5.部门印章由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部的文件、通知等的发布，不得对外使用。三、印章的刻制、启用与废止1.印章的刻制因工作需要刻制公务印章时，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并提交公司领导审批。经审批通过后，由行政管理部门统一安排刻制。印章刻制必须选择具有资质的正规印章制作单位，并严格按照公安机关的相关规定进行备案。2.印章的启用新刻制的印章在启用前，行政管理部门应进行登记，并留存印模。同时，应将印章启用的时间、范围等信息以书面形式通知相关部门。各部门在收到通知后，应在内部进行传达，并做好印章使用的准备工作。3.印章的废止当印章因机构调整、职能变更、损坏等原因不再使用时，由使用部门填写《印章废止申请表》，经公司领导审批后，交行政管理部门统一收缴。行政管理部门在收缴废止印章后，应及时进行登记，并将印章封存或销毁。印章销毁时，应至少由两人在场监督，并做好销毁记录。四、印章的保管1.保管部门及人员公司公章、合同专用章、财务专用章由行政管理部门指定专人负责保管。法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。部门印章由各部门负责人指定专人保管。2.保管要求印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。印章必须存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙保管制度，确保只有授权人员能够接触到印章。印章保管人员不得擅自将印章转借他人使用，如遇特殊情况需要委托他人代管时，必须经过公司领导批准，并办理书面委托手续。五、印章的使用审批流程1.一般文件盖章审批各部门起草的文件、通知等需要加盖公司公章或部门印章时，应先由部门负责人审核签字，确认文件内容无误后，提交行政管理部门。行政管理部门审核文件格式、内容等是否符合公司规定，如无异议，则在《印章使用审批表》上填写相关信息，并报公司领导审批。公司领导根据文件的重要性和性质进行审批，审批通过后，行政管理部门方可安排印章保管人员盖章。2.合同盖章审批业务部门签订合同前，应先将合同草本提交法务部门进行审核，法务部门审核合同条款的合法性、合规性，并提出修改意见。业务部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，提交公司领导审批。审批通过后的合同，由业务部门填写《印章使用审批表》，注明合同名称、编号、签订日期、对方单位等信息，经部门负责人、分管领导签字后，交行政管理部门。行政管理部门再次审核合同及审批流程的完整性，审核无误后报公司领导审批。公司领导审批同意后，行政管理部门安排合同专用章保管人员盖章，并做好登记备案。3.财务票据盖章审批财务人员在办理涉及财务票据盖章的业务时，如支票、汇票等，应按照财务管理制度的规定，填写《印章使用审批表》，注明票据种类、金额、用途等信息，经财务负责人审核签字后，报公司领导审批。审批通过后，财务专用章保管人员方可盖章。六、印章的使用登记与备案1.使用登记印章保管人员在每次使用印章时，必须认真填写《印章使用登记表》，详细记录印章使用日期、文件名称、文号、盖章对象、盖章份数、批准人等信息。登记表应妥善保存，以备查阅。2.备案要求行政管理部门应定期对印章使用情况进行汇总统计，每月向公司领导报送印章使用情况报表。同时，将印章使用登记表等相关资料进行归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。对于重要合同、文件等的盖章情况，应建立专门的档案，进行详细备案，以便日后查询和追溯。七、印章使用的监督与检查1.内部监督行政管理部门负责对印章的使用情况进行日常监督检查，定期抽查印章使用登记表和相关文件资料，确保印章使用符合规定的审批流程和使用范围。审计部门有权对印章的使用情况进行审计监督，检查印章使用是否合规、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合提供印章使用的相关资料和信息。如发现印章被盗用、冒用等异常情况，应立即采取措施，如向公安机关报案，并及时向上级领导汇报，同时积极配合有关部门进行调查处理。八、违规处理1.对于违反本制度使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于未经审批擅自使用印章的，责令改正，并对直接责任人给予警告处分；造成损失的，由直接责任人承担赔偿责任。对于伪造、变造印章或擅自刻制印章的，公司将依法追究其法律责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。对于因保管不善导致印章丢失、被盗用的，对印章保管人员给予记过处分；造成重大损失的，予以辞退，并依法追究其赔偿责任。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的相关责任人应承担相应的赔偿责任，并积极配合公司采取措施挽回损失。公司