公司中介费用管理制度

公司中介费用管理制度一、总则（一）目的为规范公司中介费用的管理，确保中介费用支出的合理性、合法性和透明度，有效控制成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司因业务需要，与各类中介机构（包括但不限于房地产中介、财务中介、法律咨询中介、人力资源中介等）发生的中介费用支出的管理。（三）基本原则1.合规性原则中介费用的支出必须符合国家法律法规以及公司相关规定，确保每一笔费用都有合法的依据。2.必要性原则中介服务的引入应基于公司业务发展的必要需求，避免不必要的中介费用支出。3.合理性原则中介费用的标准应合理、公平，与市场行情相符，确保公司利益不受损害。4.审批流程严格原则建立严格的审批流程，明确各级审批权限，确保中介费用支出经过充分的审核和批准。二、中介机构的选择与管理（一）中介机构的选择1.需求评估各部门根据业务需求，填写《中介服务需求申请表》，详细说明中介服务的内容、目的、预计费用等信息，提交至公司管理层进行审核。2.供应商筛选公司通过多种渠道收集中介机构信息，建立中介机构供应商库。对入库的中介机构进行资质审查、信誉评估、业绩考察等，选择具有良好口碑、专业能力强、收费合理的中介机构作为合作对象。3.招标或询价对于金额较大或重要的中介服务项目，应采用招标的方式确定合作中介机构；对于金额较小、服务内容相对简单的项目，可以采用询价的方式进行比较选择。招标或询价过程应严格按照公司相关采购制度执行，确保公平、公正、公开。（二）中介机构的管理1.合同签订与选定的中介机构签订详细的服务合同，明确服务内容、服务期限、费用标准、支付方式、双方权利义务、保密条款、违约责任等条款。合同应经公司法务部门审核后签订，确保合同的合法性和有效性。2.服务监督各部门负责对中介机构的服务过程进行监督，确保其按照合同约定提供优质、高效的服务。如发现中介机构服务质量不符合要求或存在违约行为，应及时向公司管理层报告，并根据合同约定采取相应措施。3.定期评估公司定期对中介机构的服务质量、费用合理性、合作配合度等方面进行评估。评估结果作为后续是否继续合作的重要依据，对于表现不佳的中介机构，应及时进行整改或终止合作。三、中介费用的预算管理（一）预算编制1.各部门根据业务发展计划和中介服务需求，在每年末编制下一年度的中介费用预算，填写《中介费用预算申请表》，详细列出各项中介服务的预计费用金额，并说明费用预算的依据和合理性。2.财务部对各部门提交的中介费用预算进行汇总、审核，结合公司年度财务预算和资金状况，提出调整建议，形成公司年度中介费用预算草案。3.公司年度中介费用预算草案经公司管理层审批通过后，正式下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的中介费用预算执行，控制中介费用支出。如因业务发展需要增加中介服务项目或超出预算金额的，应提前填写《中介费用预算调整申请表》，按照预算审批流程重新进行审批。2.财务部负责对中介费用预算执行情况进行监控，定期向公司管理层汇报预算执行进度，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整中介费用预算的，各部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.财务部对预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，并提出审核意见。3.预算调整申请经公司管理层审批通过后，方可进行预算调整。四、中介费用的审批流程（一）费用申请1.业务部门在发生中介费用支出前，应填写《中介费用报销申请表》，详细说明中介服务的内容、服务期限、费用金额、支付方式等信息，并附上相关合同、发票、服务报告等证明材料。2.《中介费用报销申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至财务部进行初审。（二）财务部初审1.财务部对业务部门提交的《中介费用报销申请表》及相关证明材料进行初审，重点审核费用的真实性、合理性、合法性，以及发票的合规性、合同的执行情况等。2.如发现申请材料不符合要求或存在疑问的，财务部应及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关材料。（三）部门负责人审核财务部初审通过后，将《中介费用报销申请表》提交至业务部门负责人进行审核。业务部门负责人应根据业务实际情况，对费用的必要性、合理性进行再次审核，并签字确认。（四）分管领导审批经业务部门负责人审核通过后，《中介费用报销申请表》提交至分管领导进行审批。分管领导应根据公司相关规定和审批权限，对费用进行审批，并签字确认。（五）财务总监审批对于金额较大或重要的中介费用支出，分管领导审批后，还需提交财务总监进行审批。财务总监从财务角度对费用的合理性、资金安排等进行审核，并签字确认。（六）总经理审批财务总监审批通过后，《中介费用报销申请表》最终提交至总经理进行审批。总经理根据公司整体经营情况和战略规划，对费用进行全面审批，并签字确认。（七）费用支付经总经理审批通过后，财务部按照合同约定的支付方式和时间，办理中介费用的支付手续。五、中介费用的支付管理（一）支付方式1.公司应根据与中介机构签订的合同约定，选择合适的支付方式，常见的支付方式包括支票、银行转账、电汇等。2.对于金额较大的中介费用支付，原则上应采用银行转账方式，确保资金支付的安全和可追溯性。（二）支付时间1.公司应严格按照合同约定的支付时间支付中介费用，不得无故拖延。如因特殊原因需要延迟支付的，应提前与中介机构沟通并取得其同意。2.对于首次合作的中介机构，在支付费用前，应确保其已按照合同约定提供了完整的服务并验收合格。（三）支付审核1.财务部在办理中介费用支付前，应再次对相关审批手续的完整性、费用金额的准确性、支付方式的合规性等进行审核。2.审核无误后，方可进行支付操作，并在支付凭证上加盖财务专用章和相关人员印章。（四）支付记录与档案管理1.财务部应建立完善的中介费用支付记录台账，详细记录每一笔中介费用的支付日期、支付金额、支付对象、支付方式等信息，确保支付记录的准确性和完整性。2.中介费用支付相关的合同、发票、审批文件等资料应按照公司档案管理规定进行妥善保管，以便日后查阅和审计。六、中介费用的核算与账务处理（一）核算原则中介费用应按照权责发生制原则进行核算，即在费用发生时确认入账，而不论款项是否实际支付。（二）账务处理1.财务部根据审核通过的《中介费用报销申请表》及相关支付凭证，按照公司会计制度进行账务处理，正确记录中介费用的支出。2.中介费用应根据费用性质分别计入相应的会计科目，如“管理费用中介服务费”、“销售费用中介服务费”、“财务费用手续费”等。3.对于跨期的中介费用，应按照受益期间进行合理分摊，确保费用核算的准确性。（三）财务报表披露财务部应在公司财务报表中如实披露中介费用的发生情况，包括费用金额、费用类别、支付对象等信息，以便公司管理层和外部利益相关者了解公司中介费用支出的全貌。七、中介费用的审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对中介费用的支出情况进行审计，检查中介费用的审批流程是否合规、费用支出是否合理、合同执行是否到位等。2.内部审计人员应通过查阅相关文件、合同、发票、支付记录等资料，与中介机构及相关业务部门人员进行沟通访谈等方式，开展审计工作。3.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.公司聘请外部审计机构对公司年度财务报表进行审计时，中介费用的支出情况也是审计的重点内容之一。2.外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规的要求，对中介费用的真实性、合法性、合理性进行审计，并出具审计报告。3.公司应积极配合外部审计机构的工作，提供所需的资料和信息，确保审计工作的顺利进行。（三）监督举报1.公司鼓励全体员工对中介费用支出过程中的违规行为进行监督举报。员工发现中介费用支出存在问题时，可以向公司管理层、内部审计部门或其他相关部门反映情况。2.公司对举报信息应进行及时