保险公司询价管理制度

保险公司询价管理制度一、总则1.目的为规范保险公司询价管理工作，确保询价过程的公正、透明、高效，有效控制成本，提高公司运营效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门在采购保险产品、服务等涉及询价环节的相关活动。3.基本原则合规性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。公正性原则：确保询价过程公平公正，不受任何利益关系影响。保密性原则：对询价过程中涉及的商业机密、供应商信息等严格保密。高效性原则：在保证质量的前提下，尽可能提高询价效率，缩短采购周期。二、询价职责分工1.需求部门负责提出保险产品或服务的明确需求，包括保险标的、保障范围、服务要求等详细信息。协助询价小组进行供应商调研、信息收集等工作。对询价结果进行评估，提出意见和建议。2.询价小组由公司内部相关专业人员组成，负责具体的询价工作。制定询价方案，明确询价流程、标准和时间节点。发布询价文件，收集、整理供应商报价文件。对供应商报价进行分析、比较和评估，推荐中标候选人。3.风险管理部门从风险角度对询价过程和结果进行审查，确保保险产品或服务符合公司风险管理要求。提供风险评估意见和建议，协助完善询价文件中的风险条款。4.财务部门参与询价过程，从成本控制角度对报价进行审核。负责对询价项目的预算进行审核和管理，确保费用支出合理。协助评估中标候选人的财务状况和付款条件。三、询价流程1.需求确认需求部门根据公司业务发展、风险管理等需要，提出保险产品或服务的采购需求。需求部门填写《保险询价需求申请表》，详细描述需求内容、预算金额、预计采购时间等信息，并提交至询价小组。2.询价准备询价小组收到《保险询价需求申请表》后，对需求进行审核和分析。根据需求制定询价方案，明确询价方式（公开询价、邀请询价等）、询价文件内容、评审标准、询价时间安排等。询价小组负责收集潜在供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、经营状况、服务能力等进行调查和评估，筛选出符合要求的供应商。3.询价文件编制与发布询价小组根据询价方案编制询价文件。询价文件应包括公司简介、询价项目说明、报价要求、服务条款、评审标准等内容。询价文件应明确规定报价的截止时间、地点和方式。询价小组通过公司内部系统、邮件、公告等方式向潜在供应商发布询价文件。4.供应商报价供应商收到询价文件后，应按照要求编制报价文件。报价文件应包括报价函、报价明细、服务方案、资质证明文件等。供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达指定地点或通过指定方式提交。5.报价文件接收与整理询价小组在报价截止时间后，接收供应商的报价文件。对报价文件进行整理和编号，检查报价文件的完整性和合规性。对于不符合要求的报价文件，询价小组应及时通知供应商进行补充或修正。6.评审与比较询价小组按照评审标准对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价金额、服务方案、资质信誉、理赔服务能力等。询价小组对各供应商的报价进行比较和分析，计算综合得分。评审过程中，询价小组可以要求供应商进行澄清或答疑。7.推荐中标候选人根据评审结果，询价小组按照综合得分从高到低的顺序推荐中标候选人。询价小组编写询价评审报告，详细说明询价过程、评审情况、推荐理由等，并提交至公司管理层。8.审批与决策公司管理层对询价评审报告进行审批。根据审批结果，确定中标供应商，并发布中标通知。9.合同签订与执行需求部门与中标供应商签订保险合同，明确双方的权利和义务。合同签订后，各部门按照合同约定履行各自职责，确保保险产品或服务的顺利执行。四、询价文件内容1.公司简介介绍公司基本情况、业务范围、发展历程、市场地位等。2.询价项目说明详细描述保险产品或服务的需求内容，包括保险标的、保障范围、保险期限、服务要求等。说明询价项目的背景和目的。3.报价要求明确报价的格式和内容，如报价函、报价明细清单等。规定报价的有效期。说明是否接受联合体报价。4.服务条款对保险服务的各项条款进行明确，如理赔流程、服务响应时间、增值服务等。规定服务质量标准和违约责任。5.评审标准制定评审的各项指标和权重，如报价金额占比、服务方案合理性、供应商信誉等。明确评审的方法和程序。五、供应商管理1.供应商库建立风险管理部门和询价小组负责收集潜在供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。定期对供应商库进行更新和维护，剔除不符合要求的供应商。2.供应商评估与选择询价小组在进行询价前，应从供应商库中选择符合要求的供应商参与报价。对参与询价的供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、服务能力、价格水平等。根据评估结果，选择综合实力较强的供应商作为潜在中标候选人。3.供应商合作与监督与中标供应商签订合同后，建立供应商合作档案，记录合作过程中的各项信息。定期对供应商的服务质量进行监督和评估，如通过客户反馈、服务报告等方式了解供应商的表现。对于服务质量不达标或违反合同约定的供应商，采取相应的处罚措施，如警告、罚款、终止合作等。六、保密规定1.参与询价活动的所有人员应对询价过程中涉及的商业机密、供应商信息、报价文件等严格保密。2.未经公司书面同意，任何人员不得向第三方透露询价相关信息。3.在询价结束后，对所有询价文件和相关资料进行妥善保管，防止信息泄露。七、监督与检查1.公司内部审计部门定期对询价管理制度的执行情况进行审计和检查。2.检查内容包括询价流程的合规性、评审标准的执行情况、供应商选择的公正性等。3.对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。八、违规处理1.对于在询价过程中违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相