使用公章证书管理制度

使用公章证书管理制度一、总则1.目的为加强公司公章、证书的管理，规范公章、证书的使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，以及公司全体员工。3.定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。本制度所称证书，是指公司为开展业务活动而颁发的各类资质证书、荣誉证书、营业执照等。二、公章管理1.公章的刻制（1）公司公章的刻制由行政部门根据公司设立或变更登记的有关规定，办理申请刻制手续，并委托公安机关指定的刻章单位刻制。（2）公章刻制完成后，行政部门应及时将公章移交公司档案室保管，并办理交接手续。2.公章的保管（1）公司公章由档案室专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章保管规定。（2）档案室应设立公章保管专柜，将公章存放在专柜内，并加锁保管，钥匙由保管人员随身携带，不得随意交给他人。（3）公章保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将公章交由部门负责人代管，并办理交接手续；如部门负责人也需临时离岗，应将公章交由公司总经理指定的人员代管，并办理交接手续。3.公章的使用（1）公司公章的使用必须严格按照规定的权限和程序进行审批，未经批准不得擅自使用。（2）使用公司公章时，应填写《公章使用申请表》，注明使用原因、使用部门、使用人、使用时间等信息，并附上相关文件或资料。（3）《公章使用申请表》由使用部门负责人签字后，报公司总经理审批；如遇紧急情况，可先电话请示总经理同意后使用，但事后应及时补办审批手续。（4）公章保管人员应认真审核《公章使用申请表》及相关文件或资料，确认无误后，方可在申请表上加盖公章，并在《公章使用登记表》上登记使用情况。（5）公章使用应在公司内进行，不得携带公章外出使用；如因特殊原因需要携带公章外出使用时，必须经公司总经理批准，并安排专人陪同，使用完毕后应及时归还公章。4.公章的停用与销毁（1）公司因名称变更、注销等原因需要停用公章时，行政部门应及时通知各部门，并收回停用的公章。（2）收回的停用公章应由行政部门统一登记造册，并报公司总经理批准后销毁。（3）公章销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。三、证书管理1.证书的申请与领取（1）公司各部门因业务需要申请办理各类证书时，应填写《证书申请审批表》，注明申请证书的名称、申请原因、申请部门、申请人等信息，并附上相关资料。（2）《证书申请审批表》由申请部门负责人签字后，报公司总经理审批；如遇紧急情况，可先电话请示总经理同意后办理，但事后应及时补办审批手续。（3）经总经理审批同意后，申请部门应安排专人负责办理证书申请事宜，并按照相关部门的要求提供资料和信息。（4）证书办理完成后，申请部门应及时领取证书，并将证书移交公司档案室保管，办理交接手续。2.证书的保管（1）公司证书由档案室专人负责保管，保管人员应建立证书台账，详细记录证书的名称、编号、颁发部门、颁发时间、有效期等信息。（2）档案室应设立证书保管专柜，将证书存放在专柜内，并加锁保管，钥匙由保管人员随身携带，不得随意交给他人。（3）证书保管人员应定期对证书进行检查和核对，确保证书的安全和完整；如发现证书有损坏、遗失等情况，应及时报告公司总经理，并采取相应的措施进行处理。3.证书的使用（1）公司证书的使用必须严格按照规定的权限和程序进行审批，未经批准不得擅自使用。（2）使用公司证书时，应填写《证书使用申请表》，注明使用原因、使用部门、使用人、使用时间等信息，并附上相关文件或资料。（3）《证书使用申请表》由使用部门负责人签字后，报公司总经理审批；如遇紧急情况，可先电话请示总经理同意后使用，但事后应及时补办审批手续。（4）证书保管人员应认真审核《证书使用申请表》及相关文件或资料，确认无误后，方可在申请表上加盖证书使用专用章，并在《证书使用登记表》上登记使用情况。（5）证书使用应在公司内进行，不得携带证书外出使用；如因特殊原因需要携带证书外出使用时，必须经公司总经理批准，并安排专人陪同，使用完毕后应及时归还证书。4.证书的年审与换证（1）公司证书的年审与换证工作由行政部门负责组织实施，各部门应积极配合行政部门做好相关工作。（2）行政部门应在证书有效期届满前，提前通知各部门办理年审或换证手续，并提供相关的资料和信息。（3）各部门应按照行政部门的要求，及时办理证书的年审或换证手续，并将办理结果反馈给行政部门。（4）证书年审或换证完成后，行政部门应及时将证书移交公司档案室保管，办理交接手续。四、监督与检查1.公司行政部门应定期对公章、证书的管理情况进行监督检查，确保公章、证书的使用符合规定，保管安全。2.监督检查内容包括公章、证书的保管情况、使用审批情况、登记记录情况等。3.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚；如因违反本制度给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。五、附则1.本制