西北农林科技大学兼职档案员工作手册

西北农林科技大学

兼职档案员工作手册

档案馆

二O二一年三月

目录

1.西北农林科技大学各部门归档范围和保管期限.....................1

2,西北农林科技大学各部门档案代码..................................55

3.西北农林科技大学档案工作归档流程............................56

4.西北农林科技大学归档文件整理规则...............................57

5.西北农林科技大学案卷档案整理规范...............................61

6.西北农林科技大学学籍档案工作规范（办发2020[28]号）..........64

7,西北农林科技大学档案移交归档制度................................72

8.西北农林科技大学档案材料移交登记表.............................74

9.西北农林科技大学档案交接单.....................................75

10.西北农林科技大学归档文件目录.................................76

11.西北农林科技大学案卷档案目录和卷内文件目录..................77

12.关于做好2021年归档工作的通知.................................79

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委校长办公室（党委政策研究室）

分类号序号类目名称保管期限归档时间

一、党务综合（党委办公室）

上级党组织关于党的建设的文件：

永

（1）针对本校的文件久

DQ111年

（2）普发性方针政策性文件

30年

10

（3）普发性一般文件

党委全委会、常委及常委扩大会、书记校长碰头会、总支

DQ112书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过永久

的文件

党委综合性工作计戈h报告（包括调查报告）、总结（包

DQ113永久

括经验总结）

DQ114党委发布的决定、办法、指示、通报和通知30年

DQ115以党委名义召开的综合性工作会议材料永久

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件次年3月

DQ116永久

材料

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的

DQ117永久

发言稿

DQ118党委工作简报、大事记永久

DQ119党群系统启用印章的文件及印模永久

DQ1110党群系统重要统计材料永久

党组织表彰先进集体和个人的文件材料

DQ1111（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

党委各部、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批

DQ111230年

复

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委校长办公室（党委政策研究室）

分类号序号类目名称保管期限归档时间

DQ1113党委保密、秘书工作的有关文件30年

DQ1114党委与有关机关联系、协商工作的来往文书30年

DQ1115群众来信、来访材料30年

DQ1116党委系统收、发文登记簿30年次年3月

DQ1117党委办公室工作计划、总结、报告30年

DQ1118党委办公室下发的通知、办法等文件30年

SX19党委工作中形成的重要声像材料永久

SW20本单位_E作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

二、行政综合（校长办公室）

上级有关高校行政管理的综合性文件

（1）针对本校的文件永久

XZ111

（2）普发性方针政策性文件30年

（3）普发性一般文件10年

XZ112全校性的规章制度永久

XZ113学校年度、学期工作计划、总结、报告永久

XZ114各院系、职能部门上报的年度工作总结、计划永久

XZ115校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久次年3月

XZ116校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久

XZ117全校性的工作会议、座谈会文件材料永久

校领导在校内会议上的重要讲话及参加校外会议的发言

XZ118永久

稿

XZ119教育事业规划、计划及上级批复永久

XZ1110全校性的工作调查材料和经验总结永久

XZ1111学校学年报表、综合统计表、统计资料汇编永久

本校向上级的综合性请示及其批复：

XZ1112（1）重要的永久

（2）一般的3（）年

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委校长办公室（党委政策研究室）

分类号序号类目名称保管期限归档时间

XZ1113各单位的请示及学校的批复30年

XZ1114启用印章的文件及印模永久

XZ1115学校历史沿革、情况汇报、介绍材料永久

上级在本校召开的综合性工作会议材料：

年

（1）上级及本校领导在会上的讲话稿

XZ111630年

（2）会议报告、总结、决议等文件

30年

（3）会议筒报、参考材料10

上级领导来校视察工作形成的讲话稿、题词、谈话记录

XZ1117永久

等文件材料

XZ1118本校与上级领导、著名人士的来往函电材料永久

XZ1119本校与国内外单位签订的综合性的合同、协议等材料永久

表彰先进集体和个人的文件材料次年3月

XZ1120（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

群众来信、来访材料

3o年

XZ1121（1）有处理结果的

1O年

（2）其它的

XZ1122校长办公室工作计划、总结、报告30年

XZ1123校长办公室印发的通知、通报、办法等文件30年

30年或10

XZ1124校园网络建设中形成的有关文件材料

年

XZ1125学校行政系统收、发文登记簿30年

XZ1126人民代表普选工作形成的重要文件材料10年

SX27学校重大活动中形成的声像材料永久

SW28本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

29其他需要归档保存的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：纪检委、党委巡察工作办公室、监察处

分类号序号类目名称保管期限归档时间

一、纪检工作

上级有关纪检工作的文件

久

（1）针对本校的文件永

DQ121年

（2）普发性方针政策性文件

310年

（3）普发性一般文件0

DQ122纪检工作计划、总结、报告、规章制度永久

DQ123有关纪检工作的请示、批复永久或30年

DQ124纪委会议记录、纪要永久

次年3月

DQ125纪检工作调查材料及重要统计报表永久

DQ126党委巡察工作中形成的文件材料30年

纪检部门表彰先进集体和个人的文件材料

DQ127（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

DQ128群众来信、来访材料30年

SX9纪检工作中形成的重要声像材料永久

SW10本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

11其他需要归档保存的文件材料

二、监察工作

上级有关监察工作的文件

久

（1）针对本校的文件永

DQ121年

（2）普发性方针政策性文件

310年

（3）普发性一般文件0

次年3月

DQ122监察工作方面的规章制度30年

DQ123监察工作计划、总结、调查报告30年

DQ124监察工作统计年报及其他重要报表30年

DQ125对教职工立案、调查、处理及复查材料30年

次年3月

SX6监察工作中形成的重要声像材料永久

SW7本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旅、证书等永久

随时

8其他需要归档保存的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委组织部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于组织工作的文件

久

（1）针对本校的文件永

DQ131年

（2）普发性方针政策性文件

310年

（3）普发性一般文件0

组织工作计划、总结、决定、报告、规章制度及重要调

DQ132永久

查材料

DQ133组织机构设置、变动文件材料永久

DQ134副处级以上干部任免、聘用文件材料永久

DQ135副处级以上干部名册永久

DQ136党组织统计年报表永久

次年3月

DQ137校级干部培训材料30年

表彰先进党组织、优秀党员文件材料：

DQ138（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

党代会材料：

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记

录、发言稿、领导讲话稿、录音、大会主席团、秘书长

和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大永久

DQ139

会选举办法、选举结果和上级批复等。

（2）会议简报、会议情况、反映记录、个组会记录等30年

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席10年

证及选票式样

DQ1310落实政策的有关文件材料30年

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委组织部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

DQ1311组织部工作计戈k总结、会议记录、纪要30年

DQ1312党总支、直属党支部改选报告及审批材料30年

DQ1313党员名册及各党总支、直属党支部委员名册30年

DQ1314出国人员政审材料30年

DQ1315干部离休审批材料30年

DQ1316发展新党员、预备党员转正名册30年次年3月

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的

DQ131730年

文件材料

DQ1318党组织关系介绍信存根及签收单30年

DQ1319党费上缴及自存党费回单30年

DQ1320党费收据存根10年

SX21组织工作中形成的重要声像材料永久

SW22本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

23其他需要归档保存的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委宣传部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于宣传工作的文件

久

（1）针对本校的文件永

DQ141年

（2）普发性方针政策性文件

30年

（3）普发性一般文件上

DQ142宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久

DQ143教职工思想政治工作动态及调查材料30年

DQ144政治理论学习的决定、通知、计戈k总结30年

DQ145反映学校重大活动的剪报、图表30年

宣传部门表彰先进集体和个人的文件材料

DQ146（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

DQ147精神文明建设活动中形成的文件材料30年

DQ148普法教育工作中形成的文件材料10年次年3月

DQ149《凤岗通讯社》形成的文件材料30年

DQ1410宣传工作大事记、工作简报30年

DQ1411《新闻媒体中的我校》《学校网络新闻集锦》等宣传材料30年

DQ1412校史材料永久

CB1213《西北农林科技大学校报》合订本永久

反映本校重大活动、国家、省部级领导来校视察工作的照

SX14永久

片、录音带、录像带、光盘等声像材料

SX15学校电视新闻报道声像材料永久

SX16学校新闻网形成的本校重大活动的具有保存价值重要照片永久

SX17《西北农林科技大学校报》电子版永久

SW18本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

其他具有保存价值的文件材料永久

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党委统战部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于统战工作的文件

永

(1)针对本校的文件久

DQ151年

(2)普发性方针政策性文件

30年

(3)普发性一般文件10

DQ152统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久

DQ153统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久

DQ154本校各级人大代表、政协委员名单及推荐审批材料永久

次年3月

民主党派人士提交上级部门建言建策提窠及收到的上级部

DQ15530年

门感谢信等

DQ156民主党派成员和负责人名册30年

DQ157台、港、澳和侨务工作材料30年

DQ158统战工作重要会议记录及涉及本校的会议材料30年

SX9统战工作中形成的重要声像材料永久

SW10本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

11其他具有保存价值的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：工会

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于工会工作的文件

永

（1）针对本校的文件久

DQ161年

（2）普发性方针政策性文件

30年

（3）普发性一般文件10

工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知及调查统计材

DQ162永久

料

教代会、会员代表大会文件材料

（1）大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话永久

DQ163稿、大会选岩办法、选举结果和上级批复等。

（2）提案及办理情况、会议简报、记录等30年

（3）具它一般材料10年

表彰工会先进集体和个人的审批材料

DQ164（1）省、部级以上（含省、部级）永久次年3月

（2）省、部级以下30年

DQ165处分会员的有关材料30年

DQ166工会委员会及各部门委员会会议记录、纪要、工作简报30年

DQ167工会组织的各种活动形成的重要文件材料30年

DQ168教职工福利二作的文件材料30年

DQ169基层工会干部名册、会员名册30年

DQ1610妇女工作材料30年

DQ1611家属工作材料30年

SX12工会工作中形成的重要声像材料永久

SW13本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

14其他具有保存价值的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：团委

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于共青团工作的文件

久

（1）针对本校的文件永

DQ171年

（2）普发性方针政策性文件

310年

（3）普发性一般文件0

团代会文件材料

（1）大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲永久

DQ172话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等

（2）会议简报、记录等30年

（3）其它一般材料10年

DQ173团委工作计划、报告、总结及规章制度30年

DQ174团委工作典型调查、统计材料30年

表彰和奖原先进团支部、优秀团员的材料次年3月

DQ175（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

DQ176处分团员的材料及复查材料30年

DQ177批准入团、离团材料及名单30年

DQ178团干部名单30年

DQ179团员名册30年

DQ1710学生会有关文件材料30年或10年

DQ1711学生组织参与各种学会、社团的有关材料30年

DQ1712团委牵头组织的重大活动的有关材料10年

SX13团委工作中形成的重要声像材料永久

SW14本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

15其他具有保存价值的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：机关党委

分类号序号类目名称保管期限归档时间

DQ181机关党委、各支部工作计划、总结、简报、统计表等材料30年

DQ182机关党委支部换届改选形成的文件材料30年

DQ183机关科级干部选拔作用的材料30年

次年3月

DQ184机关作风建设管理材料30年

DQ185机关党委表彰奖励文件材料30年

SX6机关党委工作中形成的重要声像材料永久

SW7本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

其他具有保存价值的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：党校

分类号序号类目名称保管期限归档时间

DQ191上级有关党校工作的文件30年

DQ192党校工作规章制度30年

次年3月

DQ193党校工作计划、总结及统计等30年

DQ194各类培训班课程设置，培训计划、学员名单、考试成绩等30年

SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

6其它具有保存价值的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：人事处、党委教师工作部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于人事工作的文件：

久

（1）针对本校的文件永

XZ12-111年

（2）普发性方针政策性的文件

310年

（3）普发性一般文件0

XZ12-112人事工作计划、报告、总结、会议记录永久

XZ12-113关于机构编制的规划、计划、报告及上级批复永久

XZ12-114人事统计报表、统计资料汇编永久

XZ12-115教职工名册永久

XZ12-116教职工报到、离校登记册30年

XZ12-117关于校内机构设置、变化的文件材料永久

XZ12-118人事工作规章制度30年

表彰和奖励先进集体、个人的文件材料次年3月

XZ12-119（1）省、部级以上（含省、部级）永久

（2）省、部级以下30年

XZ12-1110处分教职工及复查、撤销处分的材料30年

XZ12-1111教职工聘用、解聘、辞聘的有关文件材料30年

XZ12-1112教职工评定、聘任专业技术职称审批材料30年

XZ12-1113新进教职工服务协议书30年

XZ12-1114教职工工资调整文件材料、工资名册30年

XZ12-1115享受特殊津贴、补贴人员名单及有关材料30年

XZ12-1116教职工转正定级材料30年

XZ12-1117教职工校内调动材料30年

教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资介

XZ12-111830年

绍信）

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：人事处、党委教师工作部

分类号序号类目名称保管期限归档时间

XZ12-1119教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资介绍信）30年

XZ12-1120暂未落实的教职工商调材料10年

XZ12-1121分配来校工作的复员、专业军人的有关材料30年

XZ12-1122留校及毕业分配来校工作者的报到证等材料30年

XZ12-1123教职工报到、离校通知单存根30年

XZ12-1124人才交流中心的人员调配材料30年

教职工提前离岗、退职、离职及重新安排工作的有关文

XZ12-112530年

件材料

次年3月

XZ12-1126教职工退休及有关荣誉证书授予工作的文衅30年

XZ12-1127教职工退休后返聘的有关文件材料30年

XZ12-1128教职工伤残、死亡、抚恤材料30年

XZ12-1129教职工援外和支援边远地区材料10年

XZ12-1130使用临时工的有关材料10年

XZ12-1131群众来信、来访材料30年

XZ12-1132教师工作部工作中形成的重要文件材料30年

SX33人事管理工作中形成的重要声像材料永久

SW34本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等永久随时

35其它需要归档保存的文件材料

西北农林科技大学各部门归档范围与保管期限

归档部门：高层次人才工作办公室

分类号序号类目名称保管期限归档时间

上级关于人才工作的文件：

久

（1）针对本校的文件永

XZ12-121