研究生财务报销凭证规定​

研究生财务报销凭证规定​

研究生财务报销凭证规定一、目的为加强学校研究生经费管理，规范财务报销行为，保障研究生各项业务活动的顺利开展，依据国家相关财务法规及学校财务管理制度，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于我校全体在籍研究生，包括硕士研究生和博士研究生，以及使用研究生专项经费进行业务活动报销的相关人员。三、报销凭证的基本要求1.真实性：报销凭证必须真实反映研究生所开展的业务活动内容。凭证上记录的经济业务事项应与实际发生的事项相符，不得弄虚作假、篡改或伪造凭证信息。任何虚假报销行为一经查实，将严肃追究相关人员责任。2.合法性：报销凭证应符合国家法律法规及税收政策规定，必须是由税务部门统一监制或财政部门批准印制的正规票据。自制收据、白条等非正规票据一律不得作为报销凭证。3.完整性：报销凭证应具备齐全的要素，包括凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额、票据专用章等。发票上的所有项目必须填写完整、清晰，不得遗漏或模糊不清。对于要素不全的凭证，财务部门有权拒收。四、各类报销凭证具体要求（一）发票类1.增值税发票-研究生取得的增值税发票必须通过税务部门官方网站或其他合法渠道进行真伪查验，确保发票真实有效。报销时，应将查验结果截图附在报销凭证后。-增值税发票上的购货单位名称必须填写“[学校全称]”，纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息应准确无误。若发票信息填写错误，将无法进行报销。-发票内容应详细、准确反映所购物品或服务的具体情况。如购买办公用品，应在发票上列出具体的办公用品名称、规格、数量等；若发票内容为“办公用品一批”等笼统表述，必须附销售方开具的加盖发票专用章的明细清单。-电子发票报销时，研究生应确保其唯一性，防止重复报销。可通过在发票上注明“已报销”字样，并签字确认，同时将电子发票的原件（PDF格式等）以合理方式归档留存。财务部门有权对电子发票的真实性和唯一性进行核查。2.其他发票-除增值税发票外，如行政事业性收费收据、火车票、飞机票等其他合法票据，也应按照相关规定进行报销。行政事业性收费收据必须加盖收款单位的财务专用章或收费专用章；火车票、飞机票等应保持票面整洁、信息完整，不得随意涂改。（二）报销单类1.校内报销单-研究生应根据报销业务的性质，正确选择使用相应的校内报销单，如科研经费报销单、研究生业务费报销单等。-报销单上的各项内容必须填写完整、准确，包括报销日期、报销人姓名、学号、所在学院、联系电话、经费项目名称及编号、报销金额大小写、报销事由等。其中，报销事由应清晰、简要地说明费用发生的原因和用途。-报销单上的签字必须齐全。报销人应在报销单上签字确认；如有导师或项目负责人审批要求的，导师或项目负责人应认真审核报销内容并签字。对于涉及多人共同参与的项目，需明确报销费用的分摊情况，并由所有相关人员签字确认。（三）其他凭证类1.合同协议-对于涉及金额较大或重要业务的报销，如科研项目合作、设备采购、服务外包等，必须提供相关的合同协议原件或复印件。合同协议应明确双方的权利义务、服务内容、金额、付款方式等关键信息。-报销时，合同协议应作为报销凭证的附件一并提交。财务部门将根据合同协议的约定对报销事项进行审核，确保报销金额、付款进度等符合合同要求。2.验收报告-购买设备、材料或接受服务后，需提供相应的验收报告。验收报告应详细记录验收的物品或服务的名称、规格、数量、质量等情况，由验收人签字确认。对于大型设备或重要项目，可能还需要组织专业人员进行验收，并出具详细的验收报告。3.出差审批单-研究生因科研、学术交流等原因出差，应提前填写出差审批单，经导师或项目负责人批准后方可出行。出差审批单应包括出差人员姓名、学号、所在学院、出差事由、出差地点、预计出发和返回时间、经费预算等信息。-出差结束后，出差审批单应作为差旅费报销的必备附件。财务部门将根据出差审批单上的信息对差旅费报销进行审核，确保出差行程和费用符合规定。五、报销凭证的粘贴与整理1.粘贴要求-研究生应将报销凭证按照类别、时间顺序进行整理，整齐地粘贴在专用的报销粘贴单上。粘贴时，应使用胶水或胶棒，确保凭证牢固粘贴，不得使用订书钉、回形针等。-凭证粘贴应遵循从下往上、从右往左的原则，每张凭证之间应保持适当的间距，以便于财务人员审核和装订。对于较大的凭证，如A4纸大小的发票、合同协议等，可将其折叠成与报销粘贴单大小相近的尺寸后再进行粘贴。2.整理要求-不同类型的报销凭证应分别粘贴整理，如发票、车票、住宿费发票等应分开粘贴，不得混在一起。同时，应将相关的附件，如合同协议、验收报告、出差审批单等与对应的报销凭证一并整理好，确保凭证的完整性和关联性。-在粘贴单上，应注明每类凭证的张数和金额合计数，以便于财务人员核对。报销凭证较多时，可分多张粘贴单进行粘贴，但应在每张粘贴单上进行编号，并在报销单上注明粘贴单的张数。六、报销凭证的审核与报销流程1.初审-研究生将整理好的报销凭证提交给所在学院的研究生秘书或相关负责人员进行初审。初审内容包括凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销事项是否符合学院和学校的相关规定等。-学院研究生秘书或相关负责人员应认真审核报销凭证，对于不符合要求的凭证，应及时告知研究生进行补充或更正。初审通过后，学院相关人员应在报销单上签字确认，并将报销凭证提交至学校财务部门。2.财务审核-学校财务部门收到学院提交的报销凭证后，将进行全面的财务审核。审核内容包括凭证的格式、内容、签字盖章等是否符合财务规定，报销金额是否符合预算和相关标准，费用分摊是否合理等。-财务审核过程中，如发现报销凭证存在问题或不符合规定，财务人员将及时与研究生或学院相关人员沟通，要求其进行解释、补充或更正。对于不符合报销要求的凭证，财务部门将予以退回。3.报销支付-经过初审和财务审核无误的报销凭证，将按照学校财务报销流程进行报销支付。报销款项将根据报销人的选择，通过银行转账等方式支付到报销人指定的银行账户。-对于紧急或特殊情况需要现金报销的，研究生应提前向财务部门说明情况，并按照财务部门的要求办理相关手续。七、违规处理1.若研究生违反本规定，使用虚假、无效或不符合要求的报销凭证进行报销，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于警告、严重警告、记过、留校察看等。同时，学校将追回违规报销的款项，并要求相关责任人承担相应的经济责任。2.对于协助研究生进行虚假报销或在报销凭证审核过程中玩忽职守、滥用职权的相关人员，学校将按照有关规定进行严