职业技术学院信息化建设档案管理工作细则​

职业技术学院信息化建设档案管理工作细则​

一、总则1.为加强学院信息化建设档案管理，确保信息化建设过程中形成的各类文件、资料、数据等档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关档案管理法律法规及学院相关规定，结合信息化建设实际情况，制定本工作细则。2.信息化建设档案是指学院在信息化规划、系统建设、设备购置、应用推广、运行维护等信息化建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。3.信息化建设档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理、确保安全、便于利用的原则，由学院档案管理部门统筹协调，各相关部门和单位共同参与，确保档案管理工作的顺利开展。二、管理体制与职责分工1.学院档案管理部门职责-负责制定和完善学院信息化建设档案管理制度，并监督执行。-对各部门信息化建设档案工作进行业务指导、检查和考核。-集中接收、整理、保管和提供利用学院信息化建设的各类档案。-组织开展信息化建设档案的编研工作，开发档案信息资源。2.信息化建设相关部门职责-明确本部门信息化建设档案管理责任人，负责本部门信息化建设档案的收集、整理、归档工作。-按照学院档案管理部门要求，定期将本部门形成的信息化建设档案移交至学院档案管理部门。-负责本部门所形成档案的真实性、完整性和准确性，配合学院档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作。3.信息化建设项目负责人职责-在项目规划和实施过程中，同步规划和部署档案管理工作，明确项目档案管理要求和人员职责。-负责组织项目团队按照档案管理规定及时收集、整理项目过程中形成的各类文件资料，确保项目档案的完整、准确。-在项目验收前，完成项目档案的整理和归档工作，并提交学院档案管理部门审核。三、档案收集范围1.信息化规划与政策文件-学院信息化建设发展规划、年度计划、专项规划等文件。-学院制定的信息化建设相关政策、制度、办法等文件。2.信息系统建设与开发-信息系统建设项目立项报告、可行性研究报告、项目实施方案、项目预算等文件。-信息系统需求分析报告、设计文档、测试报告、用户手册、操作指南等技术文档。-信息系统开发过程中的代码、数据库脚本、配置文件等电子数据。-信息系统验收报告、评估报告、审计报告等文件。3.信息化设备与物资管理-信息化设备采购合同、招投标文件、设备清单、验收报告等文件。-信息化设备维护记录、维修报告、设备报废处理等相关文件。-信息化建设过程中购置的软件、耗材等物资的采购、使用记录等文件。4.网络与信息安全-学院网络安全管理制度、应急预案、安全评估报告等文件。-网络安全事件处理记录、安全审计报告、数据备份与恢复记录等文件。-信息系统安全等级保护相关文件，包括定级报告、备案证明、测评报告等。5.信息化应用与推广-信息化应用项目实施方案、培训资料、用户反馈等文件。-信息化应用系统的运行日志、统计报表、业务数据等文件。-信息化推广活动的策划方案、宣传资料、活动总结等文件。6.信息化建设相关会议与活动-信息化建设专题会议纪要、决议、领导讲话等文件。-信息化建设相关的学术交流活动、研讨会、培训讲座等形成的会议资料、讲稿、照片、视频等文件。四、档案整理与归档要求1.整理原则-遵循信息化建设档案的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。-以项目为单位进行整理，同一项目的文件资料按照文件类型、时间顺序等进行分类整理。2.整理方法-纸质档案应进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案目录，确保目录与档案内容相符。-电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录，注明文件的存储位置、形成时间、保管期限等信息。-对于声像档案，应注明拍摄时间、地点、内容、人物等信息，并进行分类存储。3.归档要求-归档的文件资料应齐全完整，内容真实准确，签字盖章手续完备。-纸质档案应采用A4规格纸张打印或复印，字迹清晰，图像完整。电子档案应存储在耐久性好、质量可靠的存储介质上，并定期进行备份。-各部门应按照规定的时间和要求，将整理好的信息化建设档案移交至学院档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。五、档案保管与保护1.保管场所与设施-学院档案管理部门应设置专门的库房，用于存放信息化建设档案。库房应保持清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。-配备必要的档案保管设备，如档案架、存储服务器、磁带库、光盘库等，确保档案的安全存储。2.存储介质管理-对电子档案存储介质应进行定期检查和维护，确保数据的完整性和可读性。发现存储介质损坏或数据丢失时，应及时采取措施进行修复或恢复。-存储介质应按照规定的保管期限进行定期更新和备份，防止数据因存储介质老化而丢失。3.档案保密与安全-严格遵守国家有关档案保密法律法规，对涉及学院机密的信息化建设档案，应采取加密存储、限制访问等保密措施。-建立档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范，安装监控设备、消防设备等，确保档案的安全。六、档案鉴定与销毁1.鉴定工作组织与流程-学院档案管理部门应定期组织开展信息化建设档案的鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门、信息化建设相关部门等人员。-档案鉴定小组应根据档案的保存价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查和鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准-对具有重要历史价值、参考价值和凭证价值的档案，应永久保存；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其实际情况确定合理的保管期限。-对已超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，可进行销毁处理。3.销毁程序-对拟销毁的档案，应编制销毁清册，详细列出档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。-销毁清册经学院主管领导审批后，由档案管理部门和相关部门共同派人监督销毁过程，确保档案信息不被泄露。销毁完成后，监督人员应在销毁清册上签字确认。七、档案利用与服务1.利用原则-学院信息化建设档案的利用应遵循合法、合规、方便、快捷的原则，在确保档案安全的前提下，为学院教学、科研、管理等工作提供有效服务。-严格遵守档案保密规定，对涉及学院机密的档案，应按照规定的审批程序办理利用手续。2.利用方式-档案管理部门应建立信息化建设档案检索系统，为利用者提供便捷的检索服务。利用者可通过在线检索、现场查阅等方式获取所需档案信息。-提供档案借阅服务时，应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。对珍贵或易损档案，一般不提供原件借阅，可提供复制件。-根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复印、扫描、摘录等服务，并按照规定收取相关费用。3.利用反馈与统计-档案管理部门应及时收集利用者的反馈