职业技术学院财务档案管理工作制度​

职业技术学院财务档案管理工作制度​

一、总则1.为加强学院财务档案管理，保证财务档案的安全、完整，充分发挥财务档案在学院财务管理和经济活动中的作用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。2.本制度适用于学院及各部门涉及财务档案管理的各项工作。3.财务档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则。学院财务部门负责对全校财务档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导；各部门应指定专人负责本部门财务档案的收集、整理、移交等工作。二、财务档案的范围1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、财务票据、工资清册以及与财务管理相关的重要文件、会议记录等资料。三、财务档案的整理与归档1.整理要求-会计凭证应按照编号顺序，折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。-会计账簿应在年度终了后，整理装订成册，注明账簿名称、所属年度、册数等信息。活页式账簿应抽出空白页，编好页码，装订成册。-财务报告应按照年度、季度、月度顺序整理，装订成册，并加盖单位公章，由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。-其他财务资料应分类整理，按时间顺序排列，编制目录，装订成册或装入档案盒。2.归档流程-财务部门各岗位人员应在每月终了后15个工作日内，将本岗位产生的财务资料整理完毕，移交本部门档案管理人员。-档案管理人员对移交的财务资料进行审核，符合要求的予以接收，并按照档案分类标准进行分类、编号、编目，填写档案目录清单。-每年年度终了后3个月内，财务部门档案管理人员应将上一年度的财务档案整理归档，编制会计档案保管清册，一式两份，一份留存，一份报学院综合档案室备案。-对于涉及重大经济事项或重要历史资料的财务档案，应单独整理归档，并在档案目录中注明相关信息。四、财务档案的保管1.保管设施-学院应设立专门的财务档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光等设施设备，确保财务档案的安全保管。-档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.保管期限-财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照《会计档案管理办法》规定执行。-财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。3.保管登记-财务部门应建立财务档案保管登记簿，详细记录财务档案的入库、保管、借阅、归还等情况。-档案管理人员应定期对财务档案进行检查，发现问题及时报告并采取措施处理。对损坏或变质的档案，应及时进行修复或复制。五、财务档案的借阅与利用1.借阅申请-校内各部门因工作需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅部门、借阅人、借阅档案名称、借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，报财务部门负责人审批。-外单位因特殊原因需要借阅学院财务档案的，应持单位介绍信，经学院分管领导批准后，按照校内借阅程序办理借阅手续。2.借阅规定-借阅人应严格按照审批的借阅期限归还档案，如需延期，应办理续借手续。-借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损或抽取、撤换档案内容。-档案管理人员应对借阅情况进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.利用要求-借阅人在利用财务档案过程中，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。-因工作需要摘录、复制财务档案内容的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。摘录、复制的档案资料应妥善保管，不得随意扩散。六、财务档案的鉴定与销毁1.鉴定组织-学院应成立财务档案鉴定工作小组，由财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关人员组成，负责对已到保管期限的财务档案进行鉴定。2.鉴定程序-财务部门档案管理人员应在每年年初，对已到保管期限的财务档案进行清理，编制《会计档案鉴定意见书》，提交鉴定工作小组进行鉴定。-鉴定工作小组应根据档案的保存价值、历史意义等因素，对已到保管期限的财务档案进行逐一审查，提出存毁意见。-对仍有保存价值的财务档案，应重新确定保管期限，并在会计档案保管清册中注明；对确无保存价值的财务档案，应编制《会计档案销毁清册》。3.销毁审批-《会计档案销毁清册》应经财务部门负责人、学院分管领导审核签字后，报学院院长办公会批准。-对于涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。4.销毁实施-财务档案销毁工作由财务部门负责组织实施，审计部门、纪检监察部门负责现场监督。-销毁时，应将财务档案与《会计档案销毁清册》进行核对，确保档案数量准确无误。销毁后，销毁人员和监督人员应在销毁清册上签名或盖章，并注明销毁日期。七、监督与检查1.学院财务部门应定期对各部门财务档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的整理与归档情况、档案的保管与利用情况等。2.对于在财务档案管理工作中